Другое · 9 мин
3-НДФЛ в 1С 8.3: где найти данные по сотруднику
Где в 1С 8.3 ЗУП найти справку о доходах сотрудника (бывшая 2-НДФЛ) и как сформировать 3-НДФЛ: пошаговые пути, проверка данных, ошибки и FAQ.
Запрос «3-НДФЛ для сотрудника» в практике работы с 1С 8.3 почти всегда означает одну из двух задач. Первая — сотрудник просит справку о доходах и суммах налога (бывшая форма 2-НДФЛ), которую бухгалтерия формирует в «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3». Вторая — нужно подготовить декларацию 3-НДФЛ, например для налогового вычета, и для этого понадобятся те же данные о доходах и удержанном НДФЛ.
Важно понимать: сама декларация 3-НДФЛ в типовой ЗУП не формируется — её сотрудник подаёт самостоятельно через личный кабинет ФНС или программу «Декларация». А вот справку о доходах, на основании которой заполняется декларация, программа выдаёт за пару минут, если знать, где искать нужный документ.
Ниже разобраны оба сценария: точные пути в меню ЗУП 8.3, отличия от «1С:Бухгалтерии», проверка корректности данных и типичные ошибки, из-за которых справка формируется пустой или с неверными суммами.
Что именно ищет сотрудник: справка о доходах или декларация
С 2021 года форма 2-НДФЛ как самостоятельный отчёт отменена: для налоговой она стала приложением к расчёту 6-НДФЛ, а для сотрудников оформляется как «Справка о доходах и суммах налога физического лица». В интерфейсе ЗУП 8.3 документ может называться по-старому — «2-НДФЛ для сотрудника» — в зависимости от релиза конфигурации.
Декларация 3-НДФЛ — это отчёт самого физического лица, а не работодателя. Организация лишь выдаёт справку, содержащую все данные для её заполнения: доходы по месяцам, коды доходов, предоставленные вычеты и суммы исчисленного и удержанного налога.
Где найти справку о доходах в ЗУП 8.3: основной путь
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» справка для сотрудника создаётся отдельным документом. Путь в типовом интерфейсе «Такси»:
- Откройте раздел «Отчетность, справки» в панели разделов.
- Перейдите в подраздел «Справки сотрудникам».
- Выберите документ «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника» и нажмите «Создать».
- Укажите организацию, налоговый период (год), сотрудника и ИФНС, в которую передаются данные.
- Нажмите «Заполнить» — программа подтянет доходы, вычеты и налог автоматически из учётных регистров.
- Проверьте данные и распечатайте по кнопке «Печать» либо сохраните в PDF.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Справки сотрудникам»
- 2Создайте документ «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника»
- 3Укажите год, сотрудника, организацию и ИФНС
- 4Нажмите «Заполнить» и сверьте итоговые суммы с расчётным листком
- 5Распечатайте справку, поставьте подпись и печать организации
Если сотрудник работал в течение года в нескольких обособленных подразделениях с разными ОКТМО, справка формируется по каждой ИФНС отдельно — обратите внимание на поле «В ИФНС» и переключатель «ОКТМО/КПП».
Альтернативные пути: из карточки сотрудника и из отчётов
Быстрый способ — открыть справку прямо из карточки работника. Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники», откройте нужного сотрудника и в командной панели формы найдите ссылку «Оформить справку» или пункт меню «Печать» → «Справка о доходах (2-НДФЛ)». Программа сразу подставит физическое лицо и текущий налоговый период.
Второй вариант — отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» (раздел «Отчеты, справки» → «Отчеты»). Он не заменяет официальную справку, но удобен для сверки: показывает доходы, вычеты и налог в разрезе месяцев и кодов, что помогает найти расхождение до того, как справка будет выдана сотруднику.
В «1С:Бухгалтерии 8.3» (если зарплата ведётся там) путь похожий: раздел «Зарплата и кадры» → «2-НДФЛ для сотрудников». Документ создаётся кнопкой «Создать», заполняется автоматически по данным учёта.
Где формировать справку
Основной вариант при ведении зарплаты в ЗУП: полный контроль, выбор ИФНС и ОКТМО, печать официальной формы.
Быстрый путь для разовой выдачи: меньше ручного выбора, сотрудник уже подставлен.
Подходит, если расчёт зарплаты ведётся в БП; состав данных тот же, интерфейс проще.
Как проверить, что данные в справке корректны
Перед выдачей справки сверьте ключевые цифры с первичными данными. Самый надёжный источник для проверки — расчётные листки сотрудника за весь год и отчёт «Анализ НДФЛ по документам-основаниям» или «Расчетная ведомость».
Обратите внимание на три контрольные точки: общая сумма дохода должна совпадать с начислениями за год; сумма вычетов — с заявлениями сотрудника (стандартные, на детей); удержанный НДФЛ — с фактически удержанным по ведомостям. Если сотруднику предоставлялся имущественный вычет через работодателя, он тоже должен отразиться в справке.
Как проверить справку перед выдачей
Совпадает с суммой начислений за год по расчётным листкам
Расхождение — проверяйте незакрытые месяцы или ручные операции
Равна удержанному налогу по ведомостям на выплату
Налог «висит» исчисленным, но не удержанным — есть невыплаченные доходы
Отражены по действующим заявлениям сотрудника
Вычет есть, а заявления нет — риск доначисления при проверке
Почему справка формируется пустой или с ошибками
Чаще всего справка оказывается пустой по трём причинам: неверно выбран налоговый период, зарплата за год начислена, но не проведены документы выплаты (удержание НДФЛ происходит при выплате), либо выбрана не та организация или ИФНС.
Ещё одна типичная ситуация — сотрудник числится в базе дважды как два разных физических лица (дубликат карточки). Тогда доход распределяется между двумя записями, и справка по каждой получается неполной. Дубли физлиц ищут через «Кадры» → «Физические лица» с отбором по ФИО и ИНН.
Как сотруднику получить 3-НДФЛ на основании справки
После получения справки сотрудник заполняет декларацию 3-НДФЛ самостоятельно. Самый простой способ — личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС: часть данных о доходах туда подгружается автоматически из отчётности работодателя, остаётся добавить заявляемый вычет (лечение, обучение, жильё) и подтверждающие документы.
Альтернатива — бесплатная программа «Декларация» с сайта ФНС: в неё вручную переносят данные из справки (коды доходов по месяцам, суммы, вычеты), затем формируют файл для отправки или печати. Бухгалтерия организации в этом процессе участвовать не обязана, но на практике часто помогает сотруднику разобраться с кодами доходов.
Безопасность и разграничение доступа
Справка о доходах содержит персональные данные и сведения о заработке, поэтому выдаётся только самому сотруднику (лично или по доверенности) либо на его адрес по письменному запросу. В ЗУП доступ к документам «Справки сотрудникам» должен быть ограничен ролями расчётчика или кадровика — проверьте настройки прав в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
При отправке справки в электронном виде используйте защищённые каналы: личный кабинет сотрудника в корпоративном портале или подписанный PDF по запросу. Пересылка по открытой почте третьим лицам — нарушение режима персональных данных.
Что важно запомнить
Справка о доходах для сотрудника создаётся в ЗУП 8.3 через «Отчетность, справки» → «Справки сотрудникам» или из карточки сотрудника; сама декларация 3-НДФЛ заполняется сотрудником в личном кабинете ФНС на основании этой справки. Перед выдачей сверьте доходы, вычеты и удержанный налог с расчётными документами и убедитесь, что все выплаты за год проведены.
Частые вопросы
Почему в справке сумма налога меньше, чем 13% от дохода?
Чаще всего потому, что сотруднику предоставлялись налоговые вычеты — стандартные (на детей), социальные или имущественные через работодателя. Налог считается с базы за минусом вычетов, поэтому эффективная ставка ниже. Сверьте раздел вычетов в справке с заявлениями сотрудника.
Как выдать справку уволенному сотруднику?
Точно так же: документ «Справка о доходах для сотрудника» создаётся по физическому лицу независимо от статуса трудового договора. Уволенный обращается письменно или лично, работодатель обязан выдать справку в установленный законом срок после запроса.
Можно ли сформировать справку за несколько лет сразу?
Нет, каждая справка формируется за один налоговый период (календарный год). Если сотруднику нужны данные за несколько лет для вычета, создайте отдельный документ за каждый год — это займёт несколько минут, так как заполнение автоматическое.
Что делать, если сотрудник работал в двух организациях группы?
Справка формируется по каждой организации отдельно — доходы между юридическими лицами не суммируются в одном документе. Сотрудник при подаче 3-НДФЛ прикладывает обе справки, а в личном кабинете ФНС данные от разных работодателей отобразятся автоматически.
Почему в личном кабинете ФНС нет данных о доходах, хотя справка выдана?
Данные появляются в кабинете только после сдачи организацией годового расчёта 6-НДФЛ с приложением по физлицам и его обработки налоговой. Если отчёт ещё не сдан или находится на обработке, сведения отсутствуют — в этом случае декларацию заполняют вручную по бумажной справке.