Как в 1С:ЗУП выплатить зарплату всем сотрудникам сразу

Выплата зарплаты всем сотрудникам в 1С:ЗУП выполняется через документы группы «Ведомости»: в банк (зарплатный проект), на счета, через кассу или через раздатчика. Программа сама подбирает всех сотрудников, которым начислена и не выплачена зарплата за выбранный месяц, рассчитывает удержанный НДФЛ и формирует суммы к выплате. Главная задача бухгалтера — правильно выбрать тип ведомости, дату выплаты и проверить заполнение перед проведением.

Массовая выплата возможна только после того, как зарплата начислена документом «Начисление зарплаты и взносов» и рассчитаны все удержания. Если начисления не проведены, ведомость заполнится пустой или с неполными суммами. Поэтому последовательность всегда одна: начисление → проверка расчётных листков → ведомость → отражение выплаты и перечисление НДФЛ.

Подготовка: что должно быть сделано до выплаты

Массовая выплата строится на данных о задолженности перед сотрудниками. Если на момент заполнения ведомости в программе нет проведённого начисления за месяц, подбирать будет нечего. Убедитесь, что документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц проведён, а все отпускные, больничные и премии, которые должны войти в эту выплату, уже рассчитаны.

Второй обязательный шаг — проверка остатков взаиморасчётов. Откройте отчёт «Зарплата → Отчёты по зарплате → Задолженность по зарплате» (в разных версиях название может отличаться) и убедитесь, что сумма долга на конец месяца совпадает с вашими ожиданиями. Если по кому-то сотрудников есть переплата или долг прошлых периодов, решите заранее, включаете ли вы эти суммы в текущую выплату.

Также проверьте, что у всех сотрудников, получающих деньги через банк, заполнены лицевые счета или они зачислены в зарплатный проект. Сотрудник без указанного способа выплаты не попадёт в банковскую ведомость — программа предложит включить его в кассовую. Это частая причина «потери» людей при массовом заполнении.

Выбор типа ведомости: банк, касса, счета, раздатчик

В 1С:ЗУП доступно несколько видов ведомостей, и выбор зависит от того, как организация выдаёт деньги. «Ведомость в банк» используется при зарплатном проекте: программа формирует реестр для выгрузки в банк. «Ведомость на счета» — когда сотрудники получают деньги на произвольные лицевые счета в разных банках. «Ведомость в кассу» — при наличной выдаче, «Ведомость через раздатчика» — когда деньги раздаёт уполномоченное лицо.

Если в компании смешанная схема — часть людей на картах зарплатного проекта, часть получает наличными — создаются две отдельные ведомости за один месяц. Программа корректно распределит сотрудников: в банковскую попадут те, у кого указан зарплатный проект, в кассовую — остальные. Распределять людей вручную не нужно.

Сравнение видов ведомостей

Ведомость в банк

Зарплатный проект, выгрузка реестра в банк. Требует настроенного обмена или выгрузки файла.

Ведомость на счета

Переводы на личные карты сотрудников в разных банках. Подходит без зарплатного проекта.

Ведомость в кассу

Наличная выдача. При неполучении в срок оформляется депонирование.

Ведомость через раздатчика

Выдача через ответственное лицо, редкий сценарий для небольших коллективов.

Пошаговая выплата через банк всем сотрудникам

Наиболее распространённый сценарий — выплата через зарплатный проект. Откройте раздел «Выплаты» (в некоторых версиях — «Зарплата») → «Ведомости в банк» и создайте новый документ. Укажите организацию, месяц выплаты, дату платежа и зарплатный проект. Дата выплаты важна: именно она определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ и срок перечисления налога.

Нажмите кнопку «Заполнить». Программа подберёт всех сотрудников с невыплаченной задолженностью за указанный месяц, рассчитает суммы к выплате и НДФЛ к удержанию. Если нужно выплатить не всю сумму, а, например, только аванс или фиксированный процент, используйте команду «Подобрать» или измените способ заполнения в настройках документа — там можно задать выплату аванса, процент от начисленного или конкретную сумму.

После заполнения пройдитесь по табличной части: проверьте, что все сотрудники на месте, суммы совпадают с расчётными листками, нет строк с нулевыми или отрицательными значениями. Затем проведите документ. Если настроен обмен с банком, из ведомости формируется файл реестра для отправки; при прямом обмене документ можно отправить в банк прямо из программы.

1. 1
   Проверьте, что начисление за месяц проведено и расчётные листки корректны
2. 2
   Создайте «Ведомость в банк»: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» → «Создать»
3. 3
   Укажите организацию, месяц, дату выплаты и зарплатный проект
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и дождитесь подбора сотрудников и расчёта НДФЛ
5. 5
   Сверьте итоговую сумму с отчётом по задолженности и расчётными листками
6. 6
   Проведите документ и сформируйте реестр для банка (или отправьте по обмену)
7. 7
   После подтверждения банка зарегистрируйте факт выплаты и перечислите НДФЛ

Выплата через кассу всем сразу

Для наличной выдачи создаётся документ «Ведомость в кассу» из того же раздела «Выплаты». Механика идентична: месяц, дата, кнопка «Заполнить». В кассовую ведомость попадут сотрудники, у которых не указан зарплатный проект и лицевой счёт, либо те, для кого способ выплаты явно задан как «через кассу».

Особенность кассовой выплаты — срок выдачи. По ведомости деньги могут находиться в кассе ограниченное время; если сотрудник не получил зарплату в установленный период, сумма депонируется. В ЗУП для этого после закрытия ведомости оформляется операция депонирования, и невыплаченные суммы учитываются отдельно до момента фактической выдачи.

При большом количестве получателей распечатайте платёжную ведомость по форме Т-53 для подписей сотрудников — печатная форма доступна прямо из документа. Это первичный документ, подтверждающий факт выдачи денег.

НДФЛ при массовой выплате

При заполнении ведомости программа автоматически рассчитывает НДФЛ к удержанию по каждому сотруднику. Сумма налога видна в отдельной колонке табличной части, а итог — в подвале документа. Дата ведомости становится датой фактического получения дохода, и от неё отсчитывается срок перечисления налога в бюджет.

Если в организации используется обмен с бухгалтерской программой, проведённая ведомость передаётся в 1С:Бухгалтерию, где на её основании формируются платёжные документы на перечисление зарплаты и НДФЛ. Если обмена нет, платёжные поручения оформляются вручную по итоговым суммам ведомости.

Контролируйте, чтобы сумма НДФЛ в ведомости совпадала с исчисленным налогом по расчётным листкам за месяц. Расхождения обычно возникают, когда между начислением и выплатой кто-то вручную скорректировал документы начисления или ввёл документ задним числом. В этом случае перезаполните ведомость после исправления начислений.

Проверка результата после выплаты

После проведения ведомости и фактической выплаты убедитесь, что задолженность перед сотрудниками закрыта. Сформируйте отчёт «Задолженность по зарплате» на конец месяца: остаток по выплаченным суммам должен обнулиться. Если по кому-то остался долг, значит, этот сотрудник не попал в ведомость — проверьте его способ выплаты в карточке.

Второй контрольный отчёт — «Анализ НДФЛ» или свод по удержанному налогу: удержанный НДФЛ по ведомости должен соответствовать исчисленному за месяц. Наконец, сверьте сумму реестра, принятого банком, с суммой ведомости — при частичном зачислении (отклонённые карты, закрытые счета) в программе регистрируется факт незачисления, и деньги возвращаются к выплате другим способом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Задолженность по зарплате на конец месяца

Норма

По выплаченным сотрудникам остаток равен нулю

Тревожный признак

Остался долг — сотрудник не попал в ведомость

Список сотрудников в ведомости

Норма

Все, кому начислена зарплата, присутствуют

Тревожный признак

Кого-то нет — проверьте способ выплаты в карточке

Сумма НДФЛ в ведомости

Норма

Совпадает с исчисленным налогом за месяц

Тревожный признак

Расхождение — перезаполните после проверки начислений

Подтверждение банка

Норма

Реестр зачислен полностью

Тревожный признак

Есть отклонённые строки — оформите повторную выплату

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — пустая ведомость при нажатии «Заполнить». Причины: не проведено начисление за месяц, выбран неверный месяц выплаты, либо вся задолженность уже закрыта другой ведомостью. Проверьте эти три пункта до того, как искать ошибку в настройках.

Вторая группа ошибок связана со способами выплаты: сотрудник переведён на карту другого банка, но в карточке остался старый зарплатный проект, и деньги уходят не туда. Перед массовой выплатой полезно сверить список получателей ведомости с актуальными данными отдела кадров, особенно по недавно принятым и уволенным сотрудникам.

Частые вопросы по выплате зарплаты в 1С:ЗУП

Почему ведомость заполняется пустой, хотя зарплата начислена?

Чаще всего документ начисления не проведён, выбран другой месяц выплаты или задолженность уже закрыта ранее созданной ведомостью. Проверьте статус начисления, месяц в шапке ведомости и отчёт «Задолженность по зарплате» — он покажет, есть ли вообще невыплаченные суммы.

Как выплатить зарплату не всем, а только части сотрудников?

Используйте кнопку «Подобрать» вместо «Заполнить» и добавьте нужных людей вручную, либо после общего заполнения удалите лишние строки. Также можно выплатить по подразделению — в настройках заполнения есть отбор по подразделению.

Что делать, если сотрудник не попал в банковскую ведомость?

Откройте карточку сотрудника и проверьте раздел «Выплаты, учёт зарплаты»: не указан зарплатный проект или лицевой счёт. Заполните способ выплаты и перезаполните ведомость — сотрудник появится в списке.

Можно ли выплатить аванс всем сразу через ведомость?

Да. Создайте ведомость нужного типа, в поле «Выплачивать» выберите «Аванс» и задайте способ расчёта — фиксированной суммой или процентом от начисленного. Программа заполнит суммы аванса по всем сотрудникам автоматически.

Что делать, если банк отклонил часть строк реестра?

Зарегистрируйте в программе подтверждение зачисления с указанием отклонённых сумм. По незачисленным сотрудникам оформите повторную выплату — обычно после уточнения реквизитов карты или через кассу. Иначе в учёте выплата будет числиться, а человек денег не получит.

Нужно ли создавать отдельную ведомость для уволенных сотрудников?

Не обязательно: при окончательном расчёте уволенные подбираются в общую ведомость, если задолженность по ним есть. Но на практике удобнее выплачивать уволенным отдельными ведомостями в день увольнения, чтобы соблюсти сроки расчёта и не смешивать их с плановой выплатой.