Среднесписочная численность работников в 1С ЗУП: расчёт и настройка

Среднесписочная численность (ССЧ) — показатель, который организация ежегодно передаёт в налоговую инспекцию, использует в отчётах в Росстат и применяет для определения права на льготы и специальные режимы. В 1С:ЗУП расчёт автоматизирован: программа собирает данные из кадровых документов и табелей и формирует готовый отчёт. Однако корректность результата напрямую зависит от того, насколько аккуратно ведётся кадровый учёт.

Ошибки в ССЧ чаще всего возникают не из-за самого отчёта, а из-за исходных данных: незакрытых отпусков без сохранения заработка, сотрудников, принятых «задним числом», неправильно оформленных совместителей и не указанных ставок. Поэтому работа с показателем состоит из двух частей: подготовки данных и собственно расчёта с проверкой.

Ниже разобрано, где находится отчёт, как программа считает показатель, какие категории работников включаются и исключаются, как проверить результат и что делать, если цифры вызывают сомнения.

Где находится отчёт по среднесписочной численности

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 отчёт расположен в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Среднесписочная численность сотрудников». В зависимости от версии конфигурации и настроенных прав доступа он также может находиться в разделе «Отчёты, справки» → «Среднесписочная численность сотрудников».

Если отчёта нет в списке, проверьте два момента. Первый — права пользователя: у роли должны быть права на кадровые отчёты. Второй — настройку состава отчётов: администратор мог скрыть часть вариантов. Отчёт также можно найти через поиск в меню «Все функции» или через строку поиска в разделе отчётов.

Для расчёта достаточно указать период (обычно календарный год для отчёта в ИФНС или месяц/квартал для внутренних целей) и при необходимости отбор по организации. Если в базе ведётся учёт по нескольким организациям, ССЧ считается по каждой отдельно — сводный показатель по группе компаний в налоговую не сдаётся.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Среднесписочная численность сотрудников»
2. 2
   Укажите период расчёта и при необходимости организацию
3. 3
   Нажмите «Сформировать»
4. 4
   Проверьте итоговое значение и расшифровку по месяцам
5. 5
   Сверьте результат с данными за предыдущие периоды на предмет резких отклонений

Как программа считает показатель

Расчёт в 1С:ЗУП следует общим правилам статистики. Сначала определяется списочная численность за каждый календарный день периода: учитываются сотрудники, с которыми заключён трудовой договор, включая находящихся на больничном, в командировке, в отпуске. Затем дневные значения суммируются и делятся на количество календарных дней месяца — получается среднесписочная численность за месяц.

Годовой показатель равен сумме месячных значений, делённой на 12. Это важно: даже если организация работала неполный год, деление всё равно идёт на 12, а не на количество месяцев деятельности. Аналогично для неполного месяца деление выполняется на полное количество календарных дней месяца.

Сотрудники с неполным рабочим временем, для которых сокращённый график установлен по соглашению сторон, учитываются пропорционально отработанному времени. Программа рассчитывает их долю на основании графика работы и занимаемой ставки. Если же неполное время установлено в силу закона (например, отдельным категориям работников), такие сотрудники учитываются как целые единицы.

Кого включать, а кого исключать из расчёта

Корректность отчёта зависит от того, как оформлены сотрудники в базе. Программа автоматически исключает категории, которые по правилам не входят в ССЧ, но только если кадровые документы отражают реальную ситуацию.

Не включаются в среднесписочную численность: внешние совместители, лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, сотрудницы в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком (при условии, что они не работают на условиях неполного времени с сохранением пособия), сотрудники в отпуске без сохранения заработной платы, взятые для обучения, и некоторые другие категории.

Типичная проблема: сотрудница ушла в отпуск по уходу за ребёнком, но документ в программе не проведён или проведён с ошибочной датой. В результате она продолжает попадать в списочную численность и завышает ССЧ. Перед формированием отчёта имеет смысл проверить список длительных отпусков и убедиться, что все они оформлены документами.

Настройки, влияющие на расчёт

На результат влияют несколько настроек и реквизитов. Во-первых, вид занятости в документе приёма на работу: именно он определяет, попадёт ли сотрудник в расчёт как основной, как внутренний совместитель (одна единица) или будет исключён как внешний.

Во-вторых, график работы сотрудника. Если сотруднику с неполным временем ошибочно назначен полный пятидневный график, программа посчитает его как полную единицу и завысит показатель. График должен отражать реальную продолжительность рабочего времени, а в кадровом документе — корректное количество ставок.

В-третьих, даты приёмов и увольнений. Увольнение, проведённое не тем числом, сдвигает дневную численность. Особенно чувствительны к этому короткие периоды: в месячном расчёте сдвиг на несколько дней заметно меняет результат, тогда как в годовом эффект сглаживается.

Проверка результата и расшифровка

Отчёт в 1С:ЗУП позволяет увидеть не только итоговое число, но и расшифровку по месяцам и по сотрудникам. Двойной щелчок или расшифровка ячейки показывает, какие сотрудники и с каким весом вошли в расчёт. Это главный инструмент проверки: любое сомнительное значение можно разложить до конкретных людей и дней.

Практический приём — сравнить ССЧ со списочной численностью на конец периода (отчёт «Штатная расстановка» или «Списочный состав»). ССЧ обычно близка к списочной численности, но немного ниже за счёт исключённых категорий и текучки. Если ССЧ больше списочной численности — это почти наверняка ошибка в данных.

Дополнительная проверка — сопоставление с прошлым периодом. Резкий скачок без объективных причин (массового приёма или сокращения) указывает на проблему: например, на дубли сотрудников, не уволенных в прошлом году, или на изменение настроек графиков.

Контрольные точки

Как проверить результат

ССЧ против списочной численности

Норма

ССЧ равна или немного ниже списочной

Тревожный признак

ССЧ заметно выше списочной численности

Расшифровка по сотрудникам

Норма

Каждый сотрудник входит с ожидаемым весом (1 или доля ставки)

Тревожный признак

Есть дубли, уволенные или сотрудники ГПХ

Динамика по месяцам

Норма

Плавные изменения, объяснимые приёмами и увольнениями

Тревожный признак

Скачки без кадровых событий

Исключённые категории

Норма

Декретницы и внешние совместители отсутствуют в расшифровке

Тревожный признак

Они присутствуют в расчёте

Типичные ошибки и их устранение

Самая распространённая ошибка — дубли физических лиц в справочнике. Если один человек заведён дважды и на каждую карточку оформлен приём, программа посчитает его два раза. Лечится объединением дублей и перепроведением документов.

Вторая частая проблема — не уволенные сотрудники. Человек ушёл, приказ на бумаге есть, а документ в 1С не провели. Он продолжает числиться и попадает в ССЧ. Перед расчётом полезно сформировать список сотрудников без начислений за последние месяцы и проверить их статус.

Третья группа ошибок связана с неполным рабочим временем: неверный график, не указана доля ставки, сотрудник переведён на неполное время, но кадровый перевод не оформлен. Во всех случаях исправляется первичный документ, после чего отчёт нужно сформировать заново.

Отличия от смежных показателей

Среднесписочную численность часто путают со средней численностью и списочной численностью. Списочная — это «моментальный» показатель на конкретную дату. Среднесписочная — усреднение списочной по дням периода с исключением отдельных категорий. Средняя численность — более широкий показатель: она включает ССЧ плюс среднюю численность внешних совместителей и работников по договорам ГПХ.

Для сведений в налоговую инспекцию требуется именно среднесписочная численность. Для статистических форм внимательно смотрите инструкцию к конкретной форме: где-то требуется ССЧ, где-то — средняя численность. В 1С:ЗУП для этих целей используются разные отчёты и показатели, поэтому важно не перепутать форму.

Сравнение показателей

Списочная численность

Число сотрудников на конкретную дату. Подходит для оперативного контроля, но не для отчётности

Среднесписочная численность

Среднее за период без внешних совместителей и ГПХ. Сдаётся в ИФНС

Средняя численность

ССЧ плюс внешние совместители и ГПХ. Требуется в ряде статистических форм

FAQ

Как округляется среднесписочная численность?

Показатель в целом по организации округляется до целых единиц по общим арифметическим правилам. Промежуточные расчёты по месяцам и по отдельным сотрудникам округлять не нужно — округление применяется только к итоговому значению, которое указывается в отчёте.

Почему отчёт показывает дробное число?

Дробное значение — норма для промежуточного результата: оно возникает из-за усреднения по дням и пропорционального учёта сотрудников на неполной ставке. В отчётность передаётся округлённое целое значение.

Учитывается ли в ССЧ единственный учредитель — директор?

Если с директором заключён трудовой договор и он получает зарплату, он включается в расчёт как обычный сотрудник. Если трудового договора нет и выплат нет, в ССЧ он не попадает — тогда показатель может оказаться нулевым, что требует отдельного пояснения при сдаче.

Что делать, если в базе несколько организаций?

Формируйте отчёт с отбором по каждой организации отдельно: сведения в налоговую подаются по каждому юридическому лицу. Сводный показатель по всей базе для отчётности не используется.

Можно ли получить ССЧ за произвольный период, например за квартал?

Да, в отчёте можно указать любой период. Программа рассчитает показатель по общим правилам: сумма списочной численности за дни периода делится на число календарных дней в нём. Для квартала допустимо также суммировать месячные значения и разделить на три.

Отчёт пустой или показывает ноль — в чём причина?

Чаще всего причина в том, что в базе нет проведённых кадровых документов за выбранный период, неверно задан отбор по организации или учёт ведётся в другой информационной базе. Проверьте период, отборы и наличие проведённых приёмов на работу.