Как оформить сотрудника в 1С:ЗУП

Оформление нового сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) состоит из двух обязательных этапов: создания карточки физического лица и проведения кадрового документа — «Приём на работу» или «Приём на работу списком». Пока документ не проведён, программа не будет начислять зарплату, считать налоги и включать человека в отчётность, даже если карточка физлица заполнена полностью.

Порядок действий зависит от того, как устроен учёт в вашей организации: ведётся ли кадровый учёт в ЗУП или только расчётный, используется ли штатное расписание, работают ли кадровик и расчётчик под разными ролями. Ниже разобран полный цикл оформления — от ввода паспортных данных до проверки того, что сотрудник корректно попал в расчёт зарплаты.

Подготовка: что должно быть заполнено до приёма сотрудника

Прежде чем создавать документ приёма, убедитесь, что в базе есть базовые справочники, иначе часть полей придётся создавать «на лету» прямо из документа. Проверьте карточку организации: ИНН, КПП, регистрация в ФНС и СФР, настройки учётной политики по зарплате. Эти данные подставляются в кадровые документы и отчётность.

Далее проверьте структуру подразделений (раздел «Настройка» → «Подразделения») и список должностей («Настройка» → «Должности»). Если в программе включено штатное расписание, позиция, на которую принимается сотрудник, должна существовать и иметь свободное количество ставок — иначе документ приёма либо не проведётся, либо создаст внеплановое превышение штата.

Также заранее подготовьте рабочий график сотрудника: пятидневка, сменный график, неполное рабочее время. Графики создаются в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и заполняются на год. Без заполненного графика программа не сможет корректно рассчитать норму времени и оплату за месяц.

Создание карточки физического лица

Физическое лицо и сотрудник в ЗУП — разные понятия. Физлицо — это человек с паспортными данными, ИНН и СНИЛС; сотрудник — это трудовая связь физлица с конкретной организацией. Один человек может иметь несколько сотрудников: основное место работы и внутреннее совместительство.

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если физлицо уже есть в базе (например, человек работал раньше), программа предложит выбрать его из списка по ФИО — не создавайте дубликат, это ломает отчётность по НДФЛ и страховым взносам. Для нового человека заполните ФИО, дату рождения, пол, затем по ссылкам в карточке внесите данные документа, удостоверяющего личность, ИНН и СНИЛС.

Обратите внимание на поле «Гражданство» и статус налогового резидента — от него зависит ставка НДФЛ. Для иностранных работников дополнительно заполняются сведения о документе, дающем право на работу (патент, разрешение на работу, РВП, ВНЖ), в карточке физлица по ссылке «Страхование и льготы» или «Все документы».

Оформление документа «Приём на работу»

Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». Для массового оформления нескольких человек используйте «Приём на работу списком» — он создаёт отдельные приёмы по каждой строке табличной части.

В шапке документа укажите организацию, дату приёма и сотрудника. Далее заполните ключевые поля: подразделение, должность (или позицию штатного расписания), количество ставок, дату приёма и условия испытательного срока, если он предусмотрен. При ведении штатного расписания выбирается именно позиция — программа сама подставит подразделение, должность и оклад.

На вкладке «Оплата труда» проверьте плановые начисления: оклад, районный коэффициент, надбавки. Именно эти начисления будут ежемесячно рассчитываться в документе «Начисление зарплаты и взносов». Если нужного вида расчёта нет в списке, его нужно сначала создать в «Настройка» → «Начисления».

1. 1
   Создайте или найдите физическое лицо в разделе «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Заполните паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адрес регистрации
3. 3
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приём на работу»
4. 4
   Укажите подразделение, должность или позицию штатного расписания, дату приёма, количество ставок
5. 5
   Выберите график работы и проверьте плановые начисления на вкладке «Оплата труда»
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа по кнопке «Печать»

Приём по совместительству и на неполную ставку

Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом «Приём на работу» для того же физлица — создаётся второй сотрудник с видом занятости «Внутреннее совместительство». Для внешнего совместителя выбирается вид занятости «Внешнее совместительство», и количество ставок обычно не превышает 0,5.

При работе на неполную ставку укажите дробное количество ставок и проверьте график: он должен быть неполным (например, «Неполный рабочий день» с соответствующей нормой часов). Если оставить полный график при 0,5 ставки, программа будет считать норму времени по полному календарю, и расчёт оклада исказится.

Приём по срочному договору и по ГПХ

Для срочного трудового договора в документе приёма заполните дату окончания договора и основание срочности. Программа напомнит о приближении окончания срока в списке напоминаний кадровика.

Работники по договорам ГПХ оформляются не приёмом, а документом «Договор ГПХ» (раздел «Кадры» или «Зарплата» → «Договоры ГПХ»). Такие исполнители не попадают в штатное расписание и табель, но учитываются в расчёте взносов и персонифицированной отчётности.

Назначение графика работы и проверка нормы времени

График работы указывается прямо в документе приёма или назначается отдельным документом «Изменение графика работы списком». Если нужного графика нет, создайте его заранее в «Настройка» → «Графики работы сотрудников»: укажите способ заполнения (по дням недели, циклами), расписание и заполните календарь на нужный год кнопкой «Заполнить».

После проведения приёма проверьте, что у сотрудника корректно считается норма дней и часов: откройте карточку сотрудника и сформируйте по нему отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за месяц приёма. Пустой табель или нулевая норма — признак того, что график не заполнен на текущий год или не назначен сотруднику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке «Кадры» → «Сотрудники»

Норма

Есть строка с должностью и подразделением, дата приёма заполнена

Тревожный признак

Сотрудник без должности или с пометкой «не оформлен»

Документ приёма

Норма

Проведён, доступна печатная форма приказа

Тревожный признак

Документ сохранён, но не проведён

Табель Т-13 за месяц приёма

Норма

Заполнены рабочие дни с даты приёма, норма часов соответствует графику

Тревожный признак

Табель пустой или заполнен с начала месяца до даты приёма

Начисление зарплаты за месяц

Норма

Сотрудник подтягивается в документ автоматически, оклад рассчитан пропорционально отработанным дням

Тревожный признак

Сотрудника нет в документе или сумма равна полному окладу при приёме в середине месяца

Печать приказа и кадровые документы

Из проведённого документа приёма по кнопке «Печать» доступна форма приказа о приёме (типовая Т-1 или произвольная, настроенная в организации). Проверьте, что в приказ попали правильные дата, должность, оклад и условия испытания — печатная форма берёт данные напрямую из документа.

Трудовой договор в типовой ЗУП формируется из карточки сотрудника, если в настройках подключён соответствующий шаблон, либо ведётся во внешнем редакторе. Для электронного кадрового документооборота (КЭДО) используется интеграция с сервисом 1С:Кабинет сотрудника или сторонними решениями — тогда приказ подписывается электронно, и бумажная печать не требуется.

Сведения о приёме в фонд (форма ЕФС-1, подраздел о кадровых событиях) формируются в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» автоматически на основании проведённого приёма. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, поэтому не откладывайте проведение документа задним числом без необходимости.

Удобно оформлять приём заранее, датой будущего выхода: документ можно провести накануне, а зарплата и табель начнут считаться только с даты приёма. Но отчёт ЕФС-1 при этом следует отправить в день, следующий за датой документа, а не за фактическим выходом — сверьтесь с порядком, принятым в вашей организации.

Типичные ошибки при оформлении сотрудника

Большинство проблем с новым сотрудником возникает не на этапе ввода данных, а из-за пропущенных настроек. Ниже — ошибки, которые чаще всего приводят к неверному расчёту или сбоям в отчётности.

Если ошибка обнаружена после расчёта зарплаты, не редактируйте проведённый приём напрямую в закрытом периоде. Исправляйте данные карточки (ИНН, СНИЛС, документ) в самом физлице — они не привязаны к дате документа. Изменение условий труда (оклада, должности, графика) оформляется новым кадровым документом «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», а не перепроведением приёма.

Проверка: сотрудник попал в расчёт зарплаты

Финальный контроль — создание документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма (раздел «Зарплата»). Нажмите «Заполнить»: сотрудник должен появиться в табличной части автоматически с расчётом оклада пропорционально отработанным дням с даты приёма. Если приём был первого числа, начислится полный оклад; если в середине месяца — часть пропорционально норме.

Дополнительно сверьте налоги: в документе начисления на вкладке «НДФЛ» и «Взносы» по сотруднику должны быть рассчитанные суммы. Отсутствие строк по взносам при наличии начислений — признак того, что не заполнен статус застрахованного лица или дата приёма в документе позже расчётного месяца.

Частые вопросы

Можно ли оформить сотрудника без штатного расписания?

Да. Если в настройках кадрового учёта штатное расписание отключено, в документе приёма выбираются просто подразделение и должность, а оклад вводится вручную. Это упрощает работу небольшим организациям, но отключает контроль свободных ставок и историю изменения условий по позициям.

Как оформить сотрудника, который работал в организации раньше?

Создайте новый документ «Приём на работу» и выберите существующее физическое лицо из списка — программа создаст нового сотрудника, привязанного к той же карточке. Все льготы, вычеты и данные по НДФЛ сохранятся, новый ввод паспортных данных не требуется.

Почему сотрудник не попадает в документ начисления зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли документ приёма, попадает ли дата приёма в расчётный месяц, назначены ли сотруднику плановые начисления на вкладке «Оплата труда». Также убедитесь, что в документе начисления выбрана та же организация и подразделение не отфильтровано.

Как исправить ошибочную дату приёма?

Если зарплата за период ещё не рассчитана и не выплачена, откройте документ приёма, исправьте дату и перепроведите его. Если период закрыт (зарплата выплачена, отчётность сдана), корректнее оформить увольнение ошибочной записью и новый приём с правильной датой, предварительно оценив влияние на уже сданные отчёты.

Нужно ли оформлять в ЗУП работника по договору ГПХ?

Да, но не кадровым приёмом. Создайте физическое лицо и документ «Договор ГПХ» с указанием сроков и суммы. Такой исполнитель не попадает в табель и штат, но его доходы учитываются при расчёте взносов и включаются в персонифицированную отчётность.

Где в ЗУП посмотреть все документы по сотруднику?

Откройте карточку сотрудника в разделе «Кадры» → «Сотрудники» и перейдите по ссылке «Все кадровые документы» или сформируйте отчёт «Личная карточка (Т-2)». Там собраны приёмы, переводы, отпуска, отсутствия и увольнения по выбранному человеку.