Как выбрать работающих сотрудников в запросе 1С ЗУП 3.1

Задача «выбрать работающих сотрудников» в 1С ЗУП 3.1 встречается постоянно: при доработке отчётов, создании обработок, выгрузках и проверках данных. Казалось бы, всё просто — но в ЗУП нет одного флага «работает», и прямой отбор по справочнику «Сотрудники» почти всегда даёт неверный результат. Сотрудник может быть не уволен, но ещё не принят; может работать по совместительству; может быть уволен по одному месту работы и продолжать трудиться по другому.

Корректный источник данных о трудовых отношениях в ЗУП 3.1 — регистр сведений «КадроваяИсторияСотрудников» и его интервальный вариант «КадроваяИсторияСотрудниковИнтервальный». Именно там хранятся приёмы, переводы и увольнения с датами. В этой статье разберём рабочие варианты запросов, их ограничения, способы проверки результата и типичные ошибки, которые приводят к «лишним» или «потерянным» сотрудникам в выборке.

Почему справочник «Сотрудники» не подходит для отбора работающих

Первая и самая распространённая ошибка — запрос к справочнику «Сотрудники» с отбором вроде НЕ Сотрудники.ВАрхиве или по реквизиту «ГоловнойСотрудник». Такой запрос не отвечает на вопрос «работает ли сотрудник на дату», потому что справочник хранит карточки, а не трудовые отношения. Уволенный сотрудник может не быть помечен как архивный, а принятый с будущей датой — уже существовать в справочнике.

Кроме того, в ЗУП 3.1 один физический человек (справочник «ФизическиеЛица») может иметь несколько элементов справочника «Сотрудники»: основное место работы, внутреннее совместительство, подработка. Если выбирать «работающих» на уровне физлиц, легко потерять совместителей или, наоборот, задвоить людей в отчёте. Поэтому сначала определитесь, что именно нужно: список сотрудников (трудовых договоров) или список физических лиц без дублей.

Основной способ: регистр «КадроваяИсторияСотрудников»

Регистр сведений «КадроваяИсторияСотрудников» — периодический, с режимом «в пределах секунды» (в типовой конфигурации используется интервальный механизм). Каждое кадровое событие — приём, перевод, увольнение — создаёт запись с полями: Период, Сотрудник, ФизическоеЛицо, Организация, Подразделение, Должность, ВидСобытия (перечисление «ВидыКадровыхСобытий»: Прием, Перевод, Увольнение и др.).

Логика отбора работающих на дату: сотрудник работает, если его последнее кадровое событие на эту дату — не увольнение. Практически это реализуют двумя путями: через интервальный регистр или через срез последних с анализом вида события.

Вариант 1: интервальный регистр (рекомендуемый)

Типовой и самый удобный способ — виртуальная таблица РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудниковИнтервальный. Она уже содержит колонки ДатаНачала и ДатаОкончания, и работающие сотрудники — это записи, где дата отбора попадает в интервал и вид события не «Увольнение»:

ВЫБРАТЬ РАЗЛИЧНЫЕ
История.Сотрудник КАК Сотрудник,
История.ФизическоеЛицо КАК ФизическоеЛицо,
История.Организация КАК Организация,
История.Подразделение КАК Подразделение,
История.Должность КАК Должность
ИЗ
РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудниковИнтервальный КАК История
ГДЕ
&Дата МЕЖДУ История.ДатаНачала И История.ДатаОкончания
И История.ВидСобытия <> ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение)
И История.Организация = &Организация

Обратите внимание: запись увольнения в интервальном регистре тоже существует (с даты увольнения), поэтому условие на ВидСобытия обязательно — иначе уволенные попадут в выборку.

Вариант 2: срез последних и проверка последнего события

Если интервальный регистр по какой-то причине недоступен (например, запрос строится в СКД с ограничениями), используют срез последних и определяют, было ли после него увольнение:

ВЫБРАТЬ
Срез.Сотрудник КАК Сотрудник
ПОМЕСТИТЬ ВТ_Работающие
ИЗ
РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&Дата, Организация = &Организация) КАК Срез
ГДЕ
НЕ Срез.ВидСобытия = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение)
И НЕ ИСТИНА В (
ВЫБРАТЬ ПЕРВЫЕ 1 ИСТИНА
ИЗ РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников КАК Увольнения
ГДЕ Увольнения.Сотрудник = Срез.Сотрудник
И Увольнения.ВидСобытия = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение)
И Увольнения.Период <= &Дата)

Этот вариант тяжелее по производительности, поэтому в новых доработках предпочитайте интервальный регистр.

ВЫБРАТЬ РАЗЛИЧНЫЕ История.Сотрудник ИЗ РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудниковИнтервальный КАК История ГДЕ &Дата МЕЖДУ История.ДатаНачала И История.ДатаОкончания И История.ВидСобытия <> ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение)

Учёт организации, головных сотрудников и совместителей

Организация. В ЗУП одна информационная база обычно ведёт несколько организаций. Если не добавить отбор по организации, вы получите работающих по всем юрлицам сразу. Отбор по организации ставьте в параметры виртуальной таблицы или в условие ГДЕ — это и быстрее, и корректнее.

Совместители. Внутренние совместители — это отдельные элементы справочника «Сотрудники», связанные с головным через реквизит «ГоловнойСотрудник». Если нужен список только основных мест работы, добавьте условие История.Сотрудник = История.Сотрудник.ГоловнойСотрудник. Если нужны все договоры — это условие не добавляйте.

Внешние совместители учитываются как обычные сотрудники со своим видом занятости. Отличить их можно по реквизиту «ВидЗанятости» в той же кадровой истории (в интервальном регистре это поле присутствует): ВидЗанятости = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыЗанятости.ОсновноеМестоРаботы) и другие значения перечисления.

Работающие на дату и работавшие в течение периода

Различайте две постановки задачи. «Работающие на дату» — срез на конкретное число (для штатной расстановки, списков на конец месяца). «Работавшие в периоде» — все, у кого был действующий договор хотя бы часть периода (для среднесписочной, отчётов по начислениям). Во втором случае условие меняется: интервал записи должен пересекаться с нужным периодом, а не покрывать одну дату:

ГДЕ
История.ДатаНачала <= &КонецПериода
И История.ДатаОкончания >= &НачалоПериода
И История.ВидСобытия <> ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение)

Учтите, что запись увольнения начинается с даты увольнения, поэтому сотрудник, уволенный 15-го числа, при отборе «работающие на 14-е» попадёт в выборку, а при отборе «на 15-е» — уже нет (дата увольнения — последний рабочий день, и поведение на границе стоит проверить на тестовых данных вашей базы).

Альтернатива: типовые функции и отчёты вместо запроса

Не всегда нужен собственный запрос. В ЗУП 3.1 есть программный интерфейс: функция КадровыйУчет.РаботающиеСотрудникиОрганизации(...) и смежные методы общего модуля «КадровыйУчет» (состав зависит от версии релиза — проверяйте наличие в вашей конфигурации через конфигуратор). Они возвращают готовую таблицу работающих сотрудников и учитывают нюансы, которые легко упустить в ручном запросе.

Для разовой проверки без программирования подойдут типовые отчёты: «Штатная расстановка», «Списки сотрудников» (универсальный отчёт «Сотрудники» с отбором «работающие»), «Остатки отпусков». Если задача — сверить данные, а не построить механизм, начните с них.

1. 1
   Определите постановку: на дату или за период, сотрудники или физлица, одна организация или все
2. 2
   Напишите запрос к интервальному регистру с условием на ВидСобытия
3. 3
   Добавьте отборы по организации, подразделению, виду занятости при необходимости
4. 4
   Выполните запрос в консоли запросов на тестовой дате
5. 5
   Сверьте количество с типовым отчётом «Списки сотрудников» на ту же дату

Проверка результата и типичные ошибки

Главный способ проверки — сверка с типовым отчётом. Возьмите отчёт «Штатная расстановка» или «Списки сотрудников» на ту же дату с теми же отборами по организации и сравните количество строк и список фамилий. Расхождение почти всегда означает одну из ошибок ниже.

Также проверьте граничные случаи: сотрудник, принятый завтрашней датой (не должен попасть в выборку на сегодня), уволенный вчера (не должен попасть), уволенный и принятый снова в одном месяце (должен быть в выборке один раз по актуальному договору), внутренний совместитель (должен или не должен попадать — в зависимости от постановки).

Ограничения и риски

Интервальный регистр «КадроваяИсторияСотрудниковИнтервальный» заполняется автоматически при проведении кадровых документов и при обновлении конфигурации. Если в базе были переносы данных, ручные корректировки регистров или прерванные обновления, интервалы могут расходиться с основным регистром. Признак проблемы: типовой отчёт и ваш запрос дают разные списки. В этом случае не правьте запрос под симптом — сначала восстановите корректность данных (например, через типовые механизмы обновления кадровой истории или тестирование и исправление).

Все эксперименты с запросами выполняйте в консоли запросов на копии базы или в режиме только чтения. Сам запрос данных не портит, но доработанные отчёты и обработки на неверном запросе могут исказить зарплатные показатели, среднесписочную численность и регламентированную отчётность — а это уже финансовые риски.

Часто задаваемые вопросы