Другое · 9 мин
Средний ФОТ в 1С: где посмотреть и как получить корректные данные
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии посмотреть средний фонд оплаты труда: отчёты по ФОТ, среднесписочной численности, расчёт среднего заработка и проверка данных.
Средний фонд оплаты труда (средний ФОТ) чаще всего требуется для отчётности в статистику, анализа расходов на персонал, планирования бюджета и ответов на запросы банков или инвесторов. В типовых конфигурациях 1С нет одного отчёта с названием «Средний ФОТ», поэтому показатель получают комбинацией стандартных отчётов: сумму начислений делят на среднесписочную численность за нужный период.
В 1С:ЗУП 3.1 исходные данные находятся в разделе «Отчетность, справки» и «Зарплата — Отчеты по зарплате», в 1С:Бухгалтерии 8.3 — в разделе «Зарплата и кадры — Отчеты по зарплате». Ниже разобраны конкретные отчёты, формула расчёта, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых средний ФОТ получается искажённым.
Где в 1С:ЗУП 3.1 посмотреть фонд оплаты труда
Основной источник данных о ФОТ — раздел «Зарплата» или «Отчетность, справки», пункт «Отчеты по зарплате». Ключевые отчёты: «Анализ ФОТ по сотрудникам (помесячно)» и «Полный свод начислений, удержаний и выплат». Оба показывают начисления в разрезе сотрудников, видов расчёта и подразделений за выбранный период.
Отчёт «Анализ ФОТ по сотрудникам» удобен тем, что выводит данные помесячно: видно динамику фонда и легко посчитать среднее значение за квартал или год. В настройках отчёта (кнопка «Настройки») можно сгруппировать данные по организации, подразделению или виду начисления и отфильтровать только те выплаты, которые входят в ФОТ по вашей методике.
Обратите внимание: в ФОТ для статистической отчётности (форма П-4) включаются не все начисления. Материальная помощь, компенсации и некоторые разовые выплаты могут исключаться. Перед выгрузкой данных проверьте состав показателя по методическим указаниям Росстата или по внутреннему регламенту компании.
- 1Откройте «Зарплата — Отчеты по зарплате — Анализ ФОТ по сотрудникам»
- 2Установите период и организацию, при необходимости настройте отбор по подразделению
- 3Нажмите «Сформировать» и запомните итоговую сумму начислений
- 4Откройте «Кадры — Кадровые отчеты — Численность и текучесть кадров» за тот же период
- 5Возьмите показатель среднесписочной численности и разделите ФОТ на него
Где найти среднесписочную численность
Второй обязательный компонент расчёта — среднесписочная численность (ССЧ). В 1С:ЗУП 3.1 она выводится в отчёте «Кадры — Кадровые отчеты — Численность и текучесть кадров». В шапке отчёта укажите период, совпадающий с периодом ФОТ, и организацию. В таблице будет строка со среднесписочной численностью помесячно и за весь период.
Отдельно ССЧ выводится в регламентированном отчёте «Сведения о среднесписочной численности» (раздел «Отчетность, справки — 1С-Отчетность»), который сдаётся в налоговую. Этот отчёт рассчитывает показатель по правилам Росстата: сотрудники на неполной ставке учитываются пропорционально, внешние совместители и работники по ГПХ в ССЧ не входят.
Важно, чтобы база для ФОТ и база для численности совпадали. Если вы берёте ФОТ по всем начислениям, включая внешних совместителей, а ССЧ считаете без них, средний показатель будет завышен. Либо включайте совместителей в обе части расчёта, либо исключайте из обеих.
Формула расчёта среднего ФОТ и пример
Базовая формула: средний ФОТ на одного работника = сумма начислений за период / среднесписочная численность за период. Если нужен среднемесячный фонд по компании, сумму начислений за год делят на 12. Оба варианта корректны — важно зафиксировать, какой именно показатель вы считаете и для какой цели.
Пример: за квартал начислено 9 300 000 рублей, среднесписочная численность — 62 человека. Средний ФОТ на сотрудника за квартал: 9 300 000 / 62 = 150 000 рублей за квартал, или 50 000 рублей в месяц. Если по отчёту «Анализ ФОТ» видно, что в одном из месяцев была крупная годовая премия, имеет смысл считать показатель и с премиями, и без них — для управленческого анализа разница может быть существенной.
Где посмотреть данные в 1С:Бухгалтерии 8.3
Если зарплата ведётся в 1С:Бухгалтерии, откройте «Зарплата и кадры — Отчеты по зарплате». Доступны «Расчетный листок», «Свод начислений и удержаний», «Анализ начислений и удержаний». Итог по начислениям из «Свода» — это и есть ФОТ за период.
Штатного отчёта по среднесписочной численности в бухгалтерской конфигурации нет — её придётся посчитать вручную по списку сотрудников или взять из последнего сданного отчёта по ССЧ. Для регулярного анализа удобнее вести расчёт в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию переносить только проводки.
Где считать средний ФОТ
Есть и ФОТ, и среднесписочная численность — полный расчёт в одной программе. Оптимальный вариант.
ФОТ доступен из свода начислений, но ССЧ придётся считать отдельно.
Гибко для нестандартной методики, но требует ручной сверки и повышает риск ошибки.
Проверка корректности данных перед расчётом
Прежде чем делить ФОТ на численность, убедитесь, что данные полные. Проверьте, что за период проведены все документы «Начисление зарплаты и взносов», нет нерассчитанных сотрудников и незакрытых отсутствий. В 1С:ЗУП помогает отчёт «Зарплата — Отчеты по зарплате — Остатки и обороты фонда оплаты труда» и контроль в разделе «Выплаты».
Сверьте итог отчёта по ФОТ с оборотами счёта 70 в бухгалтерском учёте. Расхождения обычно означают, что часть начислений прошла ручными операциями, есть разница в периодах отражения или в ЗУП не перенесены какие-то документы. Считать средний ФОТ по несверенным данным нельзя — показатель уйдёт в отчётность с ошибкой.
Как проверить результат
Совпадает с кредитовым оборотом счёта 70 за период
Есть расхождения без объяснимых причин
Совпадает со сданным отчётом по ССЧ
Численность в отчёте отличается от сданной
Периоды полностью совпадают
ФОТ за квартал, а ССЧ за месяц
Типичные ошибки при расчёте среднего ФОТ
Самая частая ошибка — смешение баз: ФОТ берут со всеми выплатами, включая дивиденды, пособия за счёт ФСС и выплаты по ГПХ, а численность считают только по штатным сотрудникам. Второй типичный просчёт — использование списочной численности на конец месяца вместо среднесписочной: при текучке кадров показатель заметно искажается.
Также ошибкой считается включение в расчёт незакрытых периодов: если зарплата за последний месяц ещё не начислена, средний ФОТ окажется заниженным, и по нему можно сделать неверные управленческие выводы. Всегда проверяйте, что все месяцы периода закрыты.
Когда нужен программист или доработка отчёта
Если средний ФОТ нужен регулярно и в нестандартном разрезе — например, по проектам, категориям персонала или с исключением отдельных видов начислений — имеет смысл заказать доработку: внешний отчёт на СКД, который сразу выводит и фонд, и численность, и готовый средний показатель. Это снимает риск ручных ошибок при делении.
Самостоятельно, без навыков конфигурирования, безопасно работать только в режиме настроек типовых отчётов. Не изменяйте типовые модули и не редактируйте данные напрямую в регистрах — это нарушит обновление конфигурации и может испортить учётные данные.
Что важно запомнить
Средний ФОТ = начисления из отчёта «Анализ ФОТ» / среднесписочная численность из отчёта «Численность и текучесть кадров» за тот же период. Перед расчётом закройте все месяцы и сверьте ФОТ с бухгалтерским учётом.
Частые вопросы
Есть ли в 1С готовый отчёт «Средний ФОТ»?
В типовых конфигурациях такого отчёта нет. Показатель рассчитывается по данным отчётов «Анализ ФОТ по сотрудникам» и «Численность и текучесть кадров». При регулярной потребности можно заказать внешний отчёт с автоматическим расчётом.
Чем средний ФОТ отличается от средней зарплаты по организации?
По сути это один показатель, если под средним ФОТ понимать фонд на одного работника. Разница возникает в методике: средняя зарплата для статистики считается по строгим правилам Росстата, а средний ФОТ для управленческих целей — по внутреннему регламенту компании.
Входят ли внешние совместители в расчёт?
Зависит от цели. Для формы П-4 их начисления включаются в ФОТ отдельной строкой, но в среднесписочную численность они не входят. Для управленческого анализа можно считать оба варианта, главное — чтобы базы начислений и численности были сопоставимы.
Как посмотреть ФОТ за прошлый год, если период закрыт?
Отчёты «Анализ ФОТ» и «Полный свод» строятся за любой прошлый период независимо от закрытия месяца. Достаточно установить нужные даты в шапке отчёта. Ограничение возможно только по правам доступа.
Почему ФОТ в ЗУП не совпадает с данными бухгалтерии?
Типичные причины: ручные операции по счёту 70, разница в датах отражения, синхронизация прошла с ошибками или часть документов не перенесена. Выполните сверку по сотрудникам и видам начислений, затем устраните расхождения до расчёта среднего ФОТ.
Можно ли выгрузить расчёт в Excel?
Да, любой табличный отчёт в 1С сохраняется в Excel через «Файл — Сохранить как» или кнопку сохранения на панели отчёта. Дальше деление ФОТ на численность выполняется формулой в таблице.