Другое · 10 мин
Начальная штатная расстановка в 1С: где найти и как работать с документом
Где найти начальную штатную расстановку в 1С:ЗУП 8.3, как перейти с ввода штатного расписания, заполнить документ и проверить результат без ошибок.
Документ «Начальная штатная расстановка» в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 используется, когда программа внедряется в действующей организации: сотрудники уже работают, штатное расписание существует, а данные в базу нужно внести «на сегодня», не создавая историю приёмов и переводов за прошлые годы. Документ фиксирует, кто из работников какую позицию штатного расписания занимает на дату начала учёта, и служит отправной точкой для расчёта зарплаты и кадровых отчётов.
Главная сложность у пользователей — найти сам документ: он не виден в стандартных списках кадровых документов и появляется только при определённых настройках функциональности. Ниже разобрано, где именно расположен документ в разных версиях конфигурации, какие настройки должны быть включены, как заполнить документ и как проверить, что расстановка вступила в силу.
Где находится документ в интерфейсе 1С:ЗУП
В актуальных редакциях 1С:ЗУП 8.3 путь к документу такой: раздел «Настройка» → ссылка «Начальная штатная расстановка» в группе «Начало работы». В некоторых релизах та же команда дублируется в разделе «Главное». Если конфигурация обновлялась давно, пункт может называться «Ввод начальной штатной расстановки» — это тот же механизм.
Документ не находится через журналы «Приёмы на работу» или «Кадровые переводы» — это осознанное решение разработчиков. Начальная расстановка не является обычным кадровым приказом: она не создаёт историю изменений и не попадает в личные карточки как событие. Поэтому искать её нужно именно в блоке начальных настроек, а не среди кадровых документов.
Если раздел «Настройка» открыт, а ссылки нет — причина почти всегда в отключённой функциональности. Проверка описана в следующем разделе.
Какие настройки должны быть включены
Документ появляется в интерфейсе только при выполнении двух условий. Первое — включено ведение штатного расписания: «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания», флаг «Ведется штатное расписание». Без этого программа работает в упрощённом режиме без позиций, и расставлять сотрудников по штату не требуется.
Второе условие — задан месяц начала эксплуатации: «Настройка» → «Организации», поле «Дата начала учёта» (или аналогичное в начальных настройках программы). Именно на эту дату документ предложит сформировать расстановку по умолчанию.
Дополнительно рекомендуется сразу определиться с режимом «История изменений штатного расписания». Если история ведётся, начальная расстановка опирается на утверждённое штатное расписание, действующее на дату начала учёта. Если история отключена, позиции берутся из текущего справочника штатного расписания.
Как выбрать действие
Как заполнить документ пошагово
Перед заполнением убедитесь, что в справочнике «Сотрудники» заведены все работающие на дату начала учёта, а штатное расписание содержит актуальные позиции с подразделениями, должностями и количеством ставок. Начальная расстановка связывает именно эти два массива данных.
Порядок работы с документом:
- 1Откройте «Настройка» → «Начальная штатная расстановка» и создайте документ
- 2Укажите организацию и дату — по умолчанию подставляется месяц начала эксплуатации
- 3Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников и позиции автоматически
- 4Проверьте каждую строку: подразделение, должность, количество занимаемых ставок, вид занятости
- 5Вручную скорректируйте строки, где автозаполнение ошиблось (совместители, неполные ставки)
- 6Проведите документ и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках
Автозаполнение ориентируется на данные, введённые в карточках сотрудников: если при заведении сотрудника указали подразделение и должность, программа сопоставит их с позицией штатного расписания. Там, где однозначного соответствия нет (несколько одинаковых должностей в разных подразделениях, совместительство), строки придётся править вручную.
Особое внимание — колонке «Количество ставок». Значение по умолчанию равно 1, но для сотрудников на полставки или совместителей его нужно изменить, иначе расчёт зарплаты и отчётность по штатной расстановке будут неверными.
Сценарий: переход с упрощённого учёта на штатное расписание
Частая ситуация: организация начала работать в 1С:ЗУП без штатного расписания, а позже решила его включить. В этом случае начальная штатная расстановка — обязательный промежуточный шаг. Сначала включается функциональность штатного расписания, затем создаётся документ «Утверждение штатного расписания» (если ведётся история) или заполняется справочник позиций, и только после этого вводится начальная расстановка.
Когда история штатного расписания ведётся
При включённой истории программа требует утверждённый документ штатного расписания с датой не позже даты начальной расстановки. Позиции из неутверждённых (проектных) документов в расстановку не попадут. Проверьте также, что у позиций указано количество ставок и они не закрыты на дату расстановки.
Когда история не ведётся
Без истории позиции хранятся в справочнике «Штатное расписание» напрямую. Достаточно заполнить его актуальными позициями — документ расстановки подтянет их при заполнении. Минус подхода: изменения штатки задним числом перезапишут прошлое состояние без следа, что критично для отчётности.
Как проверить, что расстановка сработала
После проведения документа результат виден в нескольких местах. Во-первых, отчёт «Штатная расстановка» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») на дату начала учёта должен показать всех сотрудников на своих позициях с корректным количеством ставок. Во-вторых, в карточке сотрудника появится текущее место работы — подразделение и должность из расстановки.
В-третьих, контрольная проверка — отчёт «Остатки отпусков» и расчёт зарплаты за первый месяц: если расстановка введена корректно, начисления рассчитаются по указанным в позициях плановым начислениям, а не останутся пустыми.
Как проверить результат
Все сотрудники показаны на позициях с верными ставками
Пустой отчёт или пропущенные сотрудники — документ не проведён или заполнен не полностью
Подразделение и должность совпадают с расстановкой
Поля пустые — сотрудник не попал в документ
Занятое количество не превышает число ставок в штатке
Превышение — ошибка в колонке ставок или дублирование сотрудника
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — попытка использовать начальную расстановку как замену кадровым документам. Документ не создаёт историю: если сотрудник принят год назад, а переведён полгода спустя, расстановка зафиксирует только итоговое состояние. Для корректной истории нужны обычные приёмы и переводы.
Вторая ошибка — расстановка до заполнения штатного расписания. Документ заполняется из позиций штатки; если позиций нет, заполнять будет нечем, и пользователи начинают добавлять строки вручную, что приводит к рассинхронизации данных.
Ещё одно ограничение: начальная расстановка не переносит остатки отпусков, задолженность по зарплате и данные для среднего заработка. Для этого в 1С:ЗУП предусмотрены отдельные документы ввода начальных данных — «Начальная задолженность по зарплате», «Остатки отпусков», «Данные для расчёта среднего заработка» и другие. Полный переход на программу всегда состоит из комплекса документов, а не одной расстановки.
Перед массовым заполнением расстановки удобно выгрузить список сотрудников из старой системы или Excel и сверить его с отчётом «Штатная расстановка» после проведения документа: расхождения по количеству человек сразу покажут, кого забыли завести.
FAQ по начальной штатной расстановке
Почему в разделе «Настройка» нет пункта «Начальная штатная расстановка»?
Почти всегда причина в отключённом штатном расписании: проверьте «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания» и включите флаг «Ведется штатное расписание». Также убедитесь, что у пользователя достаточно прав — документ доступен профилям с правами кадровика или администратора.
Можно ли ввести начальную расстановку, если зарплата за первый месяц уже рассчитана?
Технически документ проведётся, но это рискованно: расстановка может изменить данные, на которые опирался расчёт (подразделение, позицию, плановые начисления). Безопаснее отменить расчёт, ввести расстановку и пересчитать месяц заново, предварительно сделав резервную копию базы.
Чем начальная расстановка отличается от документа «Приём на работу»?
Приём на работу создаёт кадровое событие с датой и историей, попадает в приказы и личную карточку. Начальная расстановка лишь фиксирует текущее состояние на дату начала учёта без истории — она нужна, чтобы не вводить десятки старых приёмов задним числом.
Как отразить в расстановке внутреннего совместителя?
Совместитель должен быть заведён как отдельный сотрудник (отдельная строка в справочнике «Сотрудники») со своей позицией в штатном расписании. В документе расстановки он появится отдельной строкой со своим количеством ставок — объединять его с основным местом работы не нужно.
Что делать, если после заполнения документа не хватает части сотрудников?
Проверьте три вещи: заведены ли эти сотрудники в справочнике, указаны ли у них подразделение и должность, существует ли соответствующая позиция в штатном расписании на дату расстановки. Чаще всего причина — отсутствующая или закрытая позиция штатки.
Нужно ли вводить расстановку, если организация новая и сотрудники принимаются с нуля?
Нет. Для новой организации используйте обычные документы «Приём на работу» — они сами сформируют занятость позиций. Начальная расстановка нужна только при переносе действующего кадрового состава из другой системы или из бумажного учёта.
Что важно запомнить
Начальная штатная расстановка находится в разделе «Настройка» и доступна только при включённом штатном расписании. Перед заполнением подготовьте позиции штатки и справочник сотрудников, после проведения сверьте результат с отчётом «Штатная расстановка», а для действующего учёта используйте обычные кадровые документы.