Другое · 11 мин
Как настроить сменный график в 1С
Подробная инструкция по настройке сменного графика работы сотрудников в 1С:ЗУП: создание графика, циклы смен, учет ночных часов, отражение в табеле и типичные ошибки.
Сменный график в 1С:ЗУП — это основа правильного расчёта зарплаты сотрудников, работающих посменно: охранников, операторов производства, медперсонала, диспетчеров. Если график настроен неверно, программа исказит норму рабочего времени, ночные часы и, как следствие, суммы начислений. Ошибки обнаруживаются обычно в конце месяца, когда исправлять уже дорого по времени.
Настройка выполняется в справочнике «Графики работы сотрудников» и занимает 10–20 минут, если заранее известен цикл сменности (например, «сутки через трое» или «два через два»). Сложность не в самом вводе, а в правильном описании цикла и в понимании, как график повлияет на табель и расчёт.
Ниже — полный порядок действий: от создания шаблона графика до проверки табеля, включая ночные часы, перерывы и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, но логика в других конфигурациях на платформе 8.3 схожа.
Где находится настройка и что нужно подготовить заранее
Справочник графиков расположен в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». В некоторых конфигурациях путь может выглядеть как «Главное меню» → «Настройка» → «Графики работы». Если пункта нет, проверьте права пользователя и включённую функциональность учёта рабочего времени.
Перед созданием графика выпишите на бумаге фактический цикл работы: сколько смен в цикле, их длительность, время начала и окончания, дни отдыха, есть ли ночные часы и перерывы. Например, для графика «сутки через трое» цикл — 4 дня: один рабочий день длиной 24 часа (или 22 с учётом перерывов) и три выходных.
Также уточните, как в организации учитываются перерывы: включены ли они в рабочее время (для суточных смен это часто так) или вычитаются. От этого зависит, какое количество часов ставить в расписании, и совпадёт ли норма времени с производственным календарём.
Создание нового графика: пошаговая настройка
Нажмите «Создать» в списке графиков. Задайте понятное наименование, например «Сутки через трое (охрана)» — по названию график должны легко находить кадровик и расчётчик. Дату отсчёта цикла укажите так, чтобы она совпадала с началом реальной смены, иначе все дни «съедут».
Ключевой параметр — «Способ заполнения». Для сменных режимов выбирайте «По циклам произвольной длины». Вариант «По дням недели» подходит только для стандартных пятидневок и шестидневок, а «По дням недели (скользящий)» — для режимов типа «2/2» с фиксированными днями, что редко совпадает с реальностью.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать»
- 2Укажите наименование и год, на который заполняется график
- 3Выберите способ заполнения «По циклам произвольной длины»
- 4Задайте дату отсчёта — первый день первого цикла
- 5В таблице цикла опишите каждый день: вид дня (рабочий/выходной) и расписание
- 6Заполните расписание работы: время начала, окончания, перерывы
- 7Нажмите «Заполнить» и проверьте календарь графика визуально
- 8Запишите график и назначьте его сотрудникам
После описания цикла нажмите кнопку заполнения — программа развернёт цикл на весь год. Обязательно откройте закладку с календарём и проверьте глазами несколько месяцев: смены должны идти именно в те дни, когда работает сотрудник. Ошибка в дате отсчёта на один день — самая частая причина «перекоса» графика.
Настройка цикла смен: типовые сценарии
График «сутки через трое»
Цикл — 4 дня. День 1 — рабочий, дни 2–4 — выходные. В расписании рабочего дня укажите время, например с 08:00 до 08:00 следующего дня. Чтобы программа корректно считала часы, приходящиеся на разные календарные даты, используйте настройку переходящих смен: часть смены до полуночи относится к одному дню, после полуночи — к следующему.
Если по внутренним правилам из суточной смены вычитаются перерывы (например, 4 часа на сон и приём пищи), добавьте их в расписание как перерывы. Тогда в табель попадут фактически оплачиваемые часы, а не полные 24.
График «два через два» по 12 часов
Цикл — 4 дня: два рабочих по 12 часов, два выходных. Если бригад несколько и они чередуют дневные и ночные смены, для каждой бригады создаётся отдельный график со своей датой отсчёта или своим чередованием дневных/ночных смен внутри цикла.
Смены с переходом через полночь
Для смены с 20:00 до 08:00 расписание задаётся двумя интервалами: 20:00–24:00 и 00:00–08:00. В настройках вида времени убедитесь, что ночные часы (с 22:00 до 06:00) выделяются отдельно — от этого зависит доплата за ночную работу.
Удобно сначала построить цикл в простой таблице на бумаге или в Excel: дни цикла по строкам, часы по столбцам. Перенос готовой схемы в 1С занимает пару минут и исключает арифметические ошибки при вводе наизусть.
Ночные часы, перерывы и виды времени
Доплата за ночную работу рассчитывается только если программа видит ночные часы в табеле. Проверьте, что в расписании смены ночной интервал определяется автоматически (время с 22:00 до 06:00 по ТК РФ), а в настройках расчёта зарплаты включено начисление доплаты за ночные часы с заданным процентом.
Перерывы вводятся в расписание дня отдельными строками с видом времени «Перерыв». Они уменьшают оплачиваемое время, но сотрудник при этом считается находящимся на смене. Не путайте перерывы с разбивкой смены на две части — при раздельном рабочем дне логика учёта другая.
Если в организации используются дополнительные виды времени (вечерние часы, работа в праздничные дни по графику), проверьте их в справочнике «Виды использования рабочего времени» и убедитесь, что они задействованы в графике. Праздничные дни, попавшие на рабочую смену, программа выделит автоматически по производственному календарю.
Назначение графика сотрудникам
График привязывается к сотруднику кадровым документом. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» на закладке с условиями труда. Для уже работающих сотрудников используйте «Кадровый перевод» (или «Изменение графика работы» в актуальных релизах ЗУП 3.1), где укажите новый график и дату, с которой он действует.
Для группы сотрудников удобен документ «Кадровый перевод списком» — он позволяет перевести всю бригаду на новый график одним документом. Дата перевода должна совпадать с началом цикла графика, иначе первые дни табель покажет некорректно.
Если сотрудник работает по индивидуальному расписанию в отдельные периоды (например, подработка в другую смену), используйте документ «Индивидуальный график» — он переопределяет основной график на конкретный месяц, не меняя кадровых данных.
Как выбрать способ назначения
Проверка результата: табель и норма времени
Главная проверка — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за любой полный месяц. Сформируйте его по сотруднику с новым графиком и сверьте с фактическим расписанием: рабочие дни, выходные, общее число часов и ночных часов должны совпасть.
Второй контрольный показатель — норма времени. Откройте данные графика за год и сравните суммарную норму с расчётной (например, при суммированном учёте за учётный период). Существенное отклонение означает ошибку в цикле или в перерывах.
Как проверить результат
Смены попадают на реальные рабочие дни сотрудника
Все смены смещены на один-два дня — неверная дата отсчёта
Явки, ночные и выходные совпадают с фактическим графиком
Пустые дни, лишние явки или отсутствие ночных часов
Совпадает с договорённостью (например, 22 часа при сутках с перерывами)
24 часа вместо 22 — не заданы перерывы
Начисляется автоматически за часы с 22:00 до 06:00
Доплаты нет — проверить виды времени и настройки начислений
Типичные ошибки и их последствия
Большинство проблем со сменными графиками возникает из-за нескольких повторяющихся ошибок. Их проще предупредить на этапе настройки, чем исправлять после расчёта зарплаты и сдачи отчётности.
Отдельная ситуация — переход бригады с одного графика на другой в середине месяца. В этом случае табель формируется из двух графиков по датам действия, и норма времени может выглядеть нестандартно. Это не ошибка, но расчётчику стоит проверить такие месяцы вручную.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли настроить график «сутки через двое» или другой нестандартный цикл?
Да, способ «По циклам произвольной длины» позволяет задать цикл любой продолжительности: 3, 5, 6 дней и более. Просто опишите каждый день цикла как рабочий (с расписанием) или выходной, и программа развернёт его на весь год.
Как учесть, что суточная смена начинается в один день, а заканчивается на следующий?
В расписании дня укажите интервалы с переходом через полночь: например, с 08:00 до 24:00 и с 00:00 до 08:00. Программа корректно распределит часы между двумя календарными датами, а ночные часы выделит автоматически.
Почему в табеле не отражаются ночные часы, хотя смена ночная?
Проверьте три вещи: что в расписании смены заданы вечерние/ночные интервалы, что вид времени «Ночные часы» используется в графике, и что в настройках расчёта зарплаты включена доплата за работу в ночное время. Чаще всего причина — в отсутствии самого начисления.
Что делать, если график уже использовался, а в нём обнаружилась ошибка?
Не исправляйте старый график задним числом. Создайте новый график с правильными параметрами и переведите сотрудников на него кадровым переводом с даты начала нового периода. Прошлые периоды при необходимости корректируются документом «Данные для расчёта зарплаты» или сторнированием.
Нужен ли отдельный график для каждой бригады?
Да, если бригады работают в разные дни или в разных сменах (дневная/ночная). Для каждой бригады создаётся свой график со своей датой отсчёта или своим порядком чередования смен внутри цикла. Один график на всех корректен только при полностью совпадающем расписании.
Как влияет сменный график на расчёт отпускных и больничных?
Отпускные и пособия рассчитываются из среднего заработка, а не из графика напрямую. Но график определяет, какие дни считаются рабочими для сотрудника: отпуск в календарных днях просто накладывается на график, а невыходы по болезни засчитываются в дни, которые были рабочими по графику.
Что важно запомнить
Сменный график создаётся способом «По циклам произвольной длины» с точной датой отсчёта, корректными перерывами и выделением ночных часов. Назначается он кадровым документом, а правильность настройки всегда проверяется по табелю Т-13 за полный месяц. Историю графика не редактируют — вместо этого создают новый и переводят сотрудников.