Другое · 11 мин
1С Кадры: подробная инструкция по работе с программой
Пошаговая инструкция по работе в 1С:ЗУП и 1С:Кадры: приём сотрудников, кадровые документы, отпуска, больничные, увольнение, отчёты и типичные ошибки.
Модуль кадрового учёта в 1С чаще всего используется в составе конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), а в базовых сценариях кадровые документы доступны и в «1С:Бухгалтерии». Программа закрывает полный цикл работы с персоналом: приём на работу, переводы, отпуска, больничные, командировки, увольнение, а также формирование отчётности в контролирующие органы.
Главная сложность для новичка — понять логику программы: в 1С любое кадровое событие оформляется документом, а не записью «от руки» в справочнике. Документ создаёт движения по регистрам, и именно из них потом строятся отчёты, стажевые сведения и расчёты зарплаты. Если внести данные напрямую в карточку сотрудника, минуя документы, учёт разъедется.
Ниже — практическая инструкция по основным операциям: от начальной настройки до увольнения и отчётности. Скриншоты и названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации, но логика действий одинакова.
Подготовка программы к работе
Прежде чем принимать первого сотрудника, заполните базовые данные. Откройте раздел «Настройка» или «Главное» и введите реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес, данные руководителя. Эти сведения автоматически подставляются в приказы, трудовые договоры и отчётность, поэтому ошибка здесь размножится по всем документам.
Далее настройте учётную политику: систему оплаты труда, порядок расчёта аванса, признаки применения районных коэффициентов. В справочнике «Графики работы сотрудников» создайте рабочие графики — пятидневка, сменный график, неполное рабочее время. Без корректного графика программа не сможет правильно считать норму времени, отпуска и больничные.
Проверьте производственный календарь: он обновляется через сервис обновлений 1С и определяет рабочие, выходные и праздничные дни. Если календарь устарел, норма рабочего времени будет неверной, а вместе с ней — расчёты оклада и среднего заработка.
- 1Заполните карточку организации: реквизиты, ответственные лица, подписанты
- 2Настройте учётную политику и параметры расчёта зарплаты
- 3Создайте графики работы для всех режимов занятости
- 4Обновите производственный календарь
- 5Заполните штатное расписание, если ведёте его в программе
- 6Проверьте настройки страховых взносов и НДФЛ
Приём сотрудника на работу
Приём оформляется документом «Приём на работу» из раздела «Кадры». Нажмите «Создать», выберите организацию и укажите дату приёма. Если сотрудник новый, создайте его карточку прямо из документа: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес. Эти сведения понадобятся для персонифицированной отчётности.
На вкладке условий труда укажите подразделение, должность (или позицию штатного расписания), график работы, вид занятости и размер оплаты: оклад, тарифную ставку или процент. Если сотрудник принимается на 0,5 ставки, это задаётся количеством ставок, а не уменьшенным окладом — иначе средний заработок посчитается неверно.
После проведения документа распечатайте приказ по форме Т-1 и трудовой договор через кнопку «Печать». Проверьте результат: сотрудник должен появиться в списке работающих, а его позиция — отразиться как занятая в штатном расписании.
Кадровые переводы и изменения условий труда
Любое изменение условий работы — переход в другое подразделение, смена должности, изменение оклада или графика — оформляется документом «Кадровый перевод». Не редактируйте старый документ приёма «задним числом»: это исказит историю и уже сданную отчётность.
В документе перевода укажите дату, с которой действуют новые условия, и отметьте, что именно меняется: подразделение, должность, оплата, график. Программа автоматически сформирует дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ по форме Т-5.
Для массовых изменений — например, индексации окладов всего подразделения — используйте документ «Изменение оплаты труда» или «Изменение плановых начислений». Он позволяет изменить начисления сразу списку сотрудников с коэффициентом или фиксированной суммой.
Отпуска, больничные и другие отсутствия
Оформление отпуска
Ежегодный отпуск оформляется документом «Отпуск» из раздела «Кадры» или «Зарплата». Укажите сотрудника, период отпуска и вид — основной, дополнительный, без сохранения оплаты. Программа автоматически рассчитает отпускные по среднему заработку за расчётный период и покажет остаток неиспользованных дней отпуска.
Проверьте расчёт среднего заработка через кнопку с суммой в документе: там видно, какие начисления и периоды вошли в расчёт. Если сотрудник недавно принят или были длительные отсутствия, расчётный период может быть неполным — это нормально, программа учтёт фактически отработанное время.
Больничные листы
Больничный оформляется документом «Больничный лист». При работе с электронными больничными (ЭЛН) загрузите данные из СФР через встроенный обмен — программа подтянет номер листка, период и данные для расчёта. Останется проверить стаж, средний заработок и провести документ.
Стаж для оплаты больничного вводится в карточке физического лица и влияет на процент оплаты. Если стаж не заполнен, пособие рассчитается по минимальному проценту, и сотрудник недополучит деньги.
Увольнение сотрудника
Увольнение оформляется документом «Увольнение» из раздела «Кадры». Укажите дату увольнения и основание — по инициативе работника, по соглашению сторон и т.д. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск или удержание за использованный авансом.
Проверьте окончательный расчёт: в документе видны все начисления, удержания и НДФЛ за последний месяц. Если зарплата за месяц увольнения ещё не начислялась, программа рассчитает её пропорционально отработанным дням по графику сотрудника.
После проведения распечатайте приказ по форме Т-8, записку-расчёт Т-61 и сформируйте выписки из отчётов для выдачи сотруднику: разделы персонифицированных сведений, справку о заработке для расчёта пособий. Не забудьте подать сведения о кадровом событии в СФР в установленный срок — за опоздание предусмотрены штрафы.
Отчёты и контроль данных
Раздел «Отчётность, справки» содержит регламентированные формы: сведения в СФР, расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ, статистику. Перед отправкой используйте встроенную проверку — она выявит несоответствия контрольных соотношений ещё до сдачи.
Для оперативного контроля полезны кадровые отчёты: «Штатная расстановка», «Списки сотрудников», «Остатки отпусков», «Стажи сотрудников». Сверяйте штатную расстановку с фактическим списком работающих хотя бы раз в месяц — расхождения покажут неоформленные приёмы или увольнения.
Электронный обмен с СФР и ФНС настраивается через «1С-Отчётность». Заявления на приём и увольнение, поданные вовремя через обмен, избавят от штрафов за нарушение сроков сдачи кадровых сведений.
Как проверить результат
Все работающие сотрудники занимают позиции, вакансии соответствуют реальности
Сотрудник работает, но позиция пуста, или уволенный числится занятым
Остаток уменьшается после каждого отпуска, нет отрицательных значений без причины
Отпуск проведён, а остаток не изменился
Заполнены СНИЛС, ИНН, стаж, актуальные документы
Пустые поля, предупреждения о незаполненных данных
В расчёт вошли все начисления за расчётный период
Период пуст или сумма явно не соответствует начислениям
Типичные ограничения и когда нужна помощь специалиста
Стандартные операции — приём, перевод, отпуск, увольнение — доступны любому пользователю после короткого обучения. Но есть зоны, где ошибка дорого обходится: исправление прошлых периодов, перерасчёт НДФЛ и взносов, настройка нестандартных начислений и удержаний. Здесь безопаснее привлечь специалиста по 1С.
Отдельная тема — обновления конфигурации. Законодательство по кадрам, взносам и отчётности меняется регулярно, и работать на старом релизе рискованно: формы отчётности устареют, а контрольные соотношения перестанут совпадать. Обновляйте программу регулярно, перед обновлением делайте резервную копию базы.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести кадры в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
Да, в «1С:Бухгалтерии» доступны базовые кадровые документы: приём, увольнение, отпуск, больничный. Этого достаточно для небольшой компании с простыми условиями оплаты. Если нужны штатное расписание, сложные графики, кадровое планирование и расширенная отчётность по персоналу — потребуется 1С:ЗУП.
Что делать, если сотрудник принят не той датой?
Если зарплата ещё не начислялась и отчётность не сдана, документ приёма можно отредактировать и перепровести. Если период закрыт, действуйте осторожно: исправление даты приёма влияет на стаж, отпуска и отчётность. В сложных случаях оформляют исправление через кадровые документы текущей датой.
Почему программа не считает отпускные или считает неверно?
Чаще всего причины такие: не заполнен график работы сотрудника, устарел производственный календарь, в расчётном периоде нет начислений (например, сотрудник принят недавно) или начисления прошлых периодов были введены вручную без документов. Проверьте детализацию расчёта среднего заработка прямо в документе отпуска.
Нужно ли вести штатное расписание в программе?
Это настраивается в учётной политике. Ведение штатного расписания даёт контроль вакансий, историю изменения позиций и автоматическую подстановку условий при приёме. Если штатка не ведётся, приёмы оформляются «в свободной форме» — это проще, но теряется аналитика по позициям.
Как исправить ошибку в ФИО сотрудника?
Изменение фамилии оформляется в карточке физического лица с указанием даты, с которой действует новое значение, — программа сохранит историю. Не создавайте нового сотрудника с исправленной фамилией: это приведёт к дублям в отчётности и разрыву стажа и начислений.
Как часто нужно обновлять 1С:ЗУП?
Обновления, связанные с отчётностью и изменениями законодательства, стоит устанавливать по мере выхода, особенно перед сдачей квартальной отчётности. Перед обновлением обязательно создайте резервную копию базы и проверьте, что обновление не конфликтует с доработками конфигурации, если они есть.
Что важно запомнить
В 1С кадровый учёт ведётся только через документы: приём, перевод, отпуск, больничный, увольнение. Начните с настройки организации, графиков и календаря, проверяйте каждую операцию отчётами, не редактируйте закрытые периоды напрямую и регулярно обновляйте конфигурацию. Ошибки в СНИЛС, стаже и графиках — самые частые причины неверных расчётов и проблем с отчётностью.