1С Кадры: что делает программа и как вести кадровый учёт

Кадровый учёт в 1С — это не просто электронная картотека. Подсистема «Кадры» хранит полную историю трудовых отношений с каждым сотрудником: с какой даты и на какую должность принят, какие переводы проходил, когда был в отпуске, какие у него льготы и вычеты. На основе этих данных программа формирует приказы по унифицированным и собственным формам, ведёт штатное расписание, считает остатки отпусков и готовит регламентированную отчётность.

В современной линейке продуктов кадровый блок входит в состав «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), а в урезанном виде присутствует в «1С:Бухгалтерии» — там можно оформить приём и увольнение, но полноценного штатного расписания, учёта отпусков и кадровой отчётности нет. Поэтому, когда говорят «1С Кадры», обычно имеют в виду именно ЗУП.

Ключевой принцип работы: любое кадровое событие оформляется документом, а не ручной правкой карточки сотрудника. Документ создаёт запись в регистрах, и дальше программа сама «знает», кто где работает, сколько дней отпуска накопил и какие данные передавать в расчёт зарплаты. Если править данные в обход документов, учёт быстро расходится с реальностью.

Что входит в кадровый блок 1С: основные функции

Кадровая подсистема ЗУП закрывает полный цикл работы с персоналом. Основные группы функций:

• приём на работу, включая совместителей и работников по ГПХ (в отдельных документах);
• кадровые переводы — изменение должности, подразделения, графика, условий оплаты;
• увольнение с автоматическим расчётом компенсации отпуска;
• отпуска, больничные, командировки, отсутствия с сохранением и без сохранения оплаты;
• штатное расписание и его изменения с историей;
• учёт рабочего времени — графики, табели;
• воинский учёт, учёт инвалидности, льгот, семейного положения;
• печать приказов, личных карточек, трудовых договоров и отчётов.

Каждая группа связана с расчётным блоком: например, документ «Отпуск» не только фиксирует кадровое событие, но и начисляет отпускные, а «Больничный лист» — пособие. Это избавляет от двойного ввода, но требует внимательности: ошибка в кадровых данных автоматически «проваливается» в расчёт.

Как оформить приём сотрудника на работу

Приём начинается с карточки сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать». Заполняются ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес. Эти сведения потом попадут в отчётность, поэтому сверяйте их с оригиналами документов — расхождение в одной букве фамилии приведёт к ошибкам при сдаче персонифицированных сведений.

Затем создаётся документ «Приём на работу»: указываются организация, подразделение, должность, дата приёма, график работы и условия оплаты (оклад, надбавки). Если ведётся штатное расписание, должность выбирается из него, и программа контролирует наличие свободной ставки. После проведения документа доступна печать приказа о приёме и трудового договора, если шаблон настроен.

1. 1
   Создайте карточку сотрудника и заполните личные данные по документам
2. 2
   Введите документ «Приём на работу»: подразделение, должность, дата, график
3. 3
   Укажите условия оплаты — оклад и постоянные надбавки
4. 4
   Проверьте налоговые данные: статус резидента, право на вычеты
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ и трудовой договор
6. 6
   Проверьте, что сотрудник появился в штатном расписании и списке сотрудников подразделения

Переводы, изменения условий и увольнение

Любое изменение условий труда — другая должность, другое подразделение, новый оклад — оформляется документом «Кадровый перевод». Нельзя просто отредактировать старый приём: программа хранит историю, и расчёт среднего заработка, стажа и отчётность строятся по цепочке документов. Перевод может менять только часть условий — например, только размер оклада без смены должности.

Увольнение оформляется одноимённым документом. В нём указывается дата, основание и статья ТК. При проведении программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск (или удержание за использованный авансом), формирует окончательный расчёт и помечает сотрудника как уволенного. Если в месяце увольнения уже начислена зарплата, сначала проверьте, чтобы все начисления и удержания были учтены до проведения увольнения.

Отпуска, больничные и учёт рабочего времени

Документ «Отпуск» совмещает кадровую и расчётную функции: программа показывает накопленный остаток дней отпуска, рассчитывает средний заработок и начисляет отпускные. Остатки отпусков считаются автоматически с даты приёма, но при переходе на программу «с середины» истории начальные остатки нужно ввести вручную специальным документом — иначе остатки будут неверными.

Больничные вводятся документом «Больничный лист» по данным листка нетрудоспособности; при настроенном обмене с ФСС электронные больничные загружаются автоматически. Командировки, отгулы, прогулы и другие отсутствия также оформляются документами — они влияют на табель и на расчёт зарплаты за неполный месяц.

Табель рабочего времени программа формирует автоматически по графикам сотрудников с учётом документов отклонений. Ручная правка табеля — крайняя мера: если табель не сходится, ищите непроведённый документ отсутствия или неверно назначенный график, а не правьте ячейки вручную.

Контрольные точки

Как проверить корректность кадровых данных

Остаток отпуска сотрудника

Норма

Совпадает с расчётом по дате приёма и фактическим отпускам

Тревожный признак

Отрицательный остаток без оснований или явно завышенный — проверьте ввод начальных остатков

Табель за месяц

Норма

Совпадает с графиком и документами отсутствий

Тревожный признак

Дни отсутствия при проведённом отпуске или больничном — документ не проведён или даты не совпадают

Штатное расписание

Норма

Занятые ставки равны числу работающих сотрудников на позициях

Тревожный признак

Свободные ставки при работающих сотрудниках — приём оформлен вне штатного расписания

Штатное расписание и кадровая отчётность

Штатное расписание в ЗУП — это самостоятельный учётный объект: список позиций с указанием подразделения, должности, количества ставок и условий оплаты. Изменения оформляются документами «Изменение штатного расписания», благодаря чему хранится история на любую дату. Ведение штатного расписания можно отключить в настройках — для микрофирм это упрощает работу, но лишает контроля ставок и аналитики по фонду оплаты труда.

Из кадровых данных программа формирует регламентированную отчётность: персонифицированные сведения о физлицах, СЗВ-СТАЖ, ЕФС-1 (разделы, связанные с кадровыми событиями), сведения о трудовой деятельности. Кадровые события — приём, перевод, увольнение — передаются в отчётность автоматически из документов, поэтому важно, чтобы даты и формулировки в документах были корректными до отправки отчёта.

Когда достаточно 1С:Бухгалтерии, а когда нужен ЗУП

В «1С:Бухгалтерии» есть базовые кадровые документы: приём, увольнение, отпуск, больничный. Этого хватает, если сотрудников немного, нет сложных графиков, а кадровая отчётность ограничивается стандартным набором. Но штатное расписание, учёт остатков отпусков, воинский учёт, сложные графики сменности и кадровый ЭДО доступны только в ЗУП.

Выбор конфигурации для кадрового учёта

1С:Бухгалтерия

Подходит при небольшом штате и простых условиях: приём, увольнение, базовые отсутствия. Ограничение — нет штатного расписания, остатков отпусков и развитой кадровой аналитики

1С:ЗУП

Полный кадровый учёт: штатное расписание, графики, отпуска, воинский учёт, отчётность. Ограничение — требует отдельного ведения и синхронизации с бухгалтерией

Внешний учёт вне 1С

Допустим при микроштате, но кадровые данные придётся дублировать вручную при расчёте зарплаты и сдаче отчётности — высок риск расхождений

FAQ: частые вопросы о кадровом учёте в 1С

Можно ли в 1С оформить сотрудника задним числом?

Документ можно провести прошлой датой, но если период уже закрыт и зарплата рассчитана, это вызовет перерасчёт. Сначала убедитесь, что период не закрыт, сделайте копию базы, а после проведения пересчитайте зависимые начисления и проверьте отчётность за затронутый период.

Почему программа показывает неверный остаток отпуска?

Чаще всего не введены начальные остатки при старте учёта или часть отпусков оформлена документами, не влияющими на остатки. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и документ ввода начальных остатков в разделе настроек кадрового учёта.

Нужно ли вести штатное расписание в маленькой компании?

Не обязательно — в настройках кадрового учёта его можно отключить, тогда приёмы оформляются без привязки к позициям. Но при росте штата и нескольких одноимённых должностях штатное расписание даёт контроль ставок и историю изменений окладов.

Как исправить ошибку в дате приёма сотрудника?

Если по сотруднику ещё нет расчётов, можно исправить дату в самом документе и перепровести его. Если зарплата уже начислялась или отчётность сдана, исправление делается аккуратно: с копией базы, перерасчётом зависимых данных и, при необходимости, корректирующей отчётностью.

Что делать, если сотрудник работает по совместительству?

Внутреннее совместительство оформляется отдельным приёмом на работу для того же физического лица — в программе появится второй сотрудник со своей должностью, графиком и начислениями. Внешний совместитель заводится как обычный приём с соответствующим видом занятости.

Формирует ли 1С электронные трудовые книжки?

Программа не хранит сами электронные трудовые книжки — их ведёт ПФР (СФР). ЗУП формирует сведения о трудовой деятельности (в составе ЕФС-1), которые работодатель обязан передавать при приёме, переводе, увольнении и переименовании. Эти сведения создаются автоматически из кадровых документов.