Как создать табель учета рабочего времени в 1С

Табель учета рабочего времени — основной документ, на основании которого рассчитывается зарплата сотрудников с повременной оплатой труда. В конфигурациях 1С табель формируется автоматически на основе графиков работы, приемов на работу, отпусков, больничных и других кадровых документов, но расчетчику важно понимать логику программы, чтобы контролировать результат и исправлять расхождения.

В 1С:ЗУП табель существует сразу в двух видах: как отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» и как документ «Табель», который вручную корректирует фактически отработанное время. В 1С:Бухгалтерии отдельного документа табеля нет — данные берутся из начисления зарплаты и кадровых документов, а печатная форма строится отчетом. Ниже разобраны оба подхода, типовые ошибки и способы проверки.

Что нужно настроить перед формированием табеля

Корректный табель невозможен без правильно заполненной исходной информации. Программа строит табель не «с нуля», а собирает данные из нескольких источников, и ошибка в любом из них исказит итог.

Проверьте три вещи. Во-первых, графики работы сотрудников: в 1С:ЗУП они настраиваются в разделе «Настройка → Графики работы сотрудников», там задается режим (пятидневка, сменный график, вахта), длительность смен и выходные. Во-вторых, производственный календарь — он должен быть заполнен и актуализирован, иначе праздничные и предпраздничные дни попадут в табель неверно. В-третьих, кадровые документы: приемы, переводы, увольнения, отпуска, больничные и командировки должны быть введены до формирования табеля.

Как сформировать табель (Т-13) в 1С:ЗУП

Унифицированная форма Т-13 в 1С:Зарплата и управление персоналом формируется отчетом. Откройте раздел «Зарплата», затем «Отчеты по зарплате» и найдите «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Укажите период (обычно месяц), организацию и при необходимости подразделение, затем нажмите «Сформировать».

Отчет покажет по каждому сотруднику буквенные и цифровые коды видов времени: «Я» — явки, «В» — выходные, «ОТ» — отпуск, «Б» — больничный, «К» — командировка и так далее. В нижней части строки отображается количество часов. Отчет можно вывести на печать или сохранить в файл через стандартную кнопку печати.

1. 1
   Откройте «Зарплата → Отчеты по зарплате → Табель учета рабочего времени (Т-13)»
2. 2
   Укажите период, организацию и при необходимости подразделение
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте коды и часы по сотрудникам
4. 4
   Сверьте итоговые дни и часы с данными по отклонениям (отпуска, больничные)
5. 5
   Распечатайте форму или сохраните в PDF через кнопку печати

Документ «Табель»: когда автоматики недостаточно

Автоматический табель строится по принципу «плановое время минус зарегистрированные отклонения». Если сотрудник фактически работал иначе, чем предполагает график, и это не оформлено отдельным документом (например, не было приказа на отгул или работу в выходной), расчетчик вводит документ «Табель» вручную: раздел «Зарплата → Табели».

В документе укажите месяц и подразделение, добавьте сотрудников — вручную или кнопкой «Заполнить». Программа подставит данные по графику, а вы скорректируете нужные дни: выберите вид времени из классификатора и укажите часы. Документ имеет приоритет над автоматическими данными: после его проведения расчет зарплаты будет опираться именно на введенные значения.

Используйте документ «Табель» точечно. Если расхождения носят массовый характер, правильнее оформлять отклонения профильными документами — «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Работа сверхурочно», «Прогул, отсутствие». Тогда данные согласованно попадут и в табель, и в расчет зарплаты, и в кадровый учет.

Табель в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 нет документа «Табель» — учет времени ведется упрощенно. Печатная форма строится отчетом: «Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Табель учета рабочего времени». Данные отчет берет из графика работы организации, кадровых приказов и документов начисления (отпуска, больничные).

Из-за упрощенной модели есть ограничения: если сотрудник отработал неполный месяц по нестандартной схеме или были неявки без оформленных документов, отчет может не отразить реальную картину. В таких случаях время корректируют вручную в документе «Начисление зарплаты» на вкладке с показателями, а табель при необходимости дорабатывают внешней печатной формой или ведут в 1С:ЗУП.

Где вести табель

1С:ЗУП

Полноценный учет времени: графики любой сложности, документ «Табель», все виды отклонений. Подходит при штате от нескольких десятков человек и сменных графиках.

1С:Бухгалтерия

Только отчет Т-13 по данным кадровых документов. Подходит для небольшой организации с пятидневкой и редкими отклонениями.

Внешние отчеты и обработки

Помогают при нестандартных требованиях к форме, но требуют проверки после обновлений конфигурации.

Проверка табеля перед расчетом зарплаты

Перед тем как подписывать табель и запускать расчет, сверьте итоги. Удобный инструмент — отчет «Анализ отработанного времени» или «Полный свод начислений» в ЗУП: он показывает плановые и фактические часы по каждому сотруднику, и расхождения видны сразу.

Обратите внимание на типовые сигналы проблем: у сотрудника весь месяц стоит «НН» (неявка по невыясненной причине) — значит, отсутствие не оформлено документом; нулевые часы при наличии явок — ошибка в графике; сотрудник отсутствует в табеле — не проведен прием или не задан график. Каждая из этих ситуаций приведет к неверному расчету, если оставить ее без внимания.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговые дни и часы по сотруднику

Норма

Совпадают с нормой по графику с учетом отпусков и больничных

Тревожный признак

Часы занижены или завышены без видимой причины

Коды видов времени

Норма

Только ожидаемые коды: Я, В, ОТ, Б, К и т.п.

Тревожный признак

Присутствует «НН» или пустые дни

Новые и уволенные сотрудники

Норма

Табель заполнен с даты приема или по дату увольнения

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует или заполнен за весь месяц

Совпадение с расчетом зарплаты

Норма

Отработанные дни в «Начислении зарплаты» равны данным табеля

Тревожный признак

В расчете другое количество дней — есть некорректный документ «Табель»

Частые ошибки и как их исправить

Самая распространенная ошибка — ручная правка табеля вместо оформления документа-отклонения. Например, сотрудник был на больничном, но расчетчик просто проставил «Б» в документе «Табель». В результате табель выглядит правильно, а начисление пособия не рассчитано. Правильный путь — ввести «Больничный лист», тогда код появится в табеле автоматически.

Вторая типичная ситуация — незаполненный производственный календарь на новый период. Признаки: праздничные дни отображаются как рабочие, норма часов не совпадает с официальной. Решение — обновить календарь через сервис 1С или заполнить вручную, после чего перезаполнить графики и переформировать табель.

Третья группа ошибок связана с несколькими документами «Табель» за один месяц по одному сотруднику: они перекрывают друг друга, и итог зависит от даты документа. Держите не более одного корректирующего табеля на сотрудника в месяц, а при повторной корректировке редактируйте существующий документ.

Частые вопросы

Почему сотрудника нет в табеле Т-13?

Чаще всего не проведен документ приема на работу, не назначен график работы или в отборе отчета указано подразделение, в котором сотрудник не числится. Проверьте кадровые документы и снимите лишние отборы в настройках отчета.

Как отразить в табеле работу в выходной день?

В 1С:ЗУП введите документ «Работа в выходные и праздничные дни» (раздел «Зарплата»). После его проведения в табеле появится код «РВ» с указанием часов, а оплата будет рассчитана по повышенной ставке или с предоставлением отгула — в зависимости от настроек документа.

Можно ли сформировать табель за половину месяца?

Да, в отчете Т-13 период задается произвольно — укажите первую или вторую половину месяца, как требует унифицированная форма. Документ «Табель» в ЗУП также поддерживает заполнение за первую половину месяца для расчета аванса.

Что делать, если табель уже подписан, а ошибка нашлась позже?

Исправьте документы в программе (отклонение или табель), пересчитайте зарплату сотрудника и сформируйте корректирующий табель. Если период закрыт и зарплата выплачена, корректировку оформляют в текущем периоде документом перерасчета, чтобы не нарушить уже сданную отчетность.

Нужен ли документ «Табель», если все сотрудники на пятидневке?

Нет. Если фактическое время совпадает с графиком, а все отклонения оформлены профильными документами, достаточно отчета Т-13. Документ «Табель» нужен только для ручной корректировки фактического времени.

Как распечатать табель с подписями ответственных лиц?

В настройках отчета Т-13 укажите ответственных лиц организации — они подставляются из сведений об организации. Заполните раздел «Настройка → Организации → Ответственные лица», и форма выйдет на печать с расшифровками подписей.