Другое · 10 мин
Как провести выплату зарплаты в 1С 8: пошаговое руководство
Пошаговая инструкция по выплате зарплаты в 1С 8: ведомости, касса и банк, проверка расчётов, типичные ошибки и контроль результата в ЗУП и БП.
Выплата зарплаты в 1С 8 — завершающий этап расчёта, который оформляется документом ведомости. Пока ведомость не проведена, программа считает долг перед сотрудником непогашенным, а НДФЛ — неудержанным. Поэтому порядок действий важен: сначала полностью начисляется зарплата за период, затем формируется ведомость, и только после этого регистрируется фактическая выплата денег.
Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» (ЗУП) как наиболее распространённое решение, но логика в «1С:Бухгалтерии 8» аналогична: различаются в основном названия разделов меню. Перед выплатой убедитесь, что расчётный период закрыт документом «Начисление зарплаты и взносов», все отсутствия и премии введены, а права доступа позволяют проводить кассовые и банковские документы.
Проверка перед выплатой: что должно быть готово
Главное условие корректной ведомости — полностью рассчитанный период. Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц и убедитесь, что он проведён, в нём присутствуют все сотрудники, а суммы начислений, удержаний и НДФЛ соответствуют ожиданиям. Если начисление не проведено, ведомость заполнится пустой или неполной.
Второй момент — отсутствие неучтённых документов. Проверьте, что введены больничные, отпуска, командировки, премии и удержания (например, по исполнительным листам), которые должны попасть в текущую выплату. Документы, проведённые после формирования ведомости, в неё автоматически не попадут — её придётся обновлять кнопкой «Обновить» или перезаполнять.
Третья проверка — остаток задолженности. Отчёт «Расчётный листок» или «Анализ зарплаты по сотрудникам» покажет, сколько организация должна каждому работнику. Если по сотруднику числится долг прошлых периодов, решите заранее, выплачивается ли он вместе с текущей зарплатой или остаётся на следующий срок.
Что проверить до формирования ведомости
Проведён, содержит всех сотрудников
Не проведён или часть людей отсутствует
Все больничные, отпуска, премии введены
Документы введены после заполнения ведомости
Налог рассчитан по каждому сотруднику
Нулевой или явно искажённый НДФЛ
Выбор вида ведомости: касса, банк или зарплатный проект
В 1С 8 способ выплаты определяет тип документа. В разделе «Зарплата» доступны три основных варианта: «Ведомость в кассу» — для выдачи наличных через кассу организации, «Ведомость в банк» — для перечисления на карты в рамках зарплатного проекта, и «Ведомость через раздатчика» — для устаревшей схемы выдачи через подотчётное лицо, которая сейчас используется редко.
Выбор зависит от того, как сотрудники реально получают деньги. Если у организации зарплатный проект с банком, используйте ведомость в банк и укажите сам проект — тогда программа подставит лицевые счета сотрудников. Если карты у работников разные (без зарплатного проекта), выбирайте ведомость на счета в банке или оформляйте выплату через бухгалтерию платёжными поручениями, в зависимости от настроек вашей конфигурации.
Способы выплаты в 1С 8
Наличная выдача. После срока выдачи нужно депонировать невыплаченные суммы.
Перечисление на карты сотрудников в рамках проекта. Требует заполненных лицевых счетов и обмена с банком.
Перечисление на произвольные счета сотрудников в разных банках. Подходит, когда зарплатного проекта нет.
Создание и заполнение ведомости
Откройте раздел «Зарплата» и выберите нужный журнал ведомостей. Нажмите «Создать», укажите месяц начисления, дату выплаты и организацию. Поле «Выплачивать» определяет, что именно вы перечисляете: «Зарплата за месяц» — стандартный вариант, но там же доступны аванс, отпускные, премии и другие виды выплат.
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, которым положена выплата, и рассчитает суммы к выплате за вычетом НДФЛ. Если нужно выплатить только части работников (например, одному подразделению), используйте кнопку «Подбор» или отбор по подразделению вместо полного заполнения.
После заполнения обязательно сверьте итоговую сумму ведомости с расчётом. В табличной части видны колонки «К выплате» и «НДФЛ к перечислению» — сумма НДФЛ по ведомости должна совпадать с удержанным налогом за период. Расхождение — признак того, что часть документов не попала в расчёт или в учёте есть ошибки.
- 1Откройте «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или «в кассу») и нажмите «Создать»
- 2Укажите месяц начисления, дату выплаты и вид выплаты «Зарплата за месяц»
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников
- 4Сверьте итоговые суммы «К выплате» и «НДФЛ» с расчётом
- 5Проведите документ и сохраните номер ведомости для сверки
Выплата через банк: реестр и подтверждение
Для зарплатного проекта после проведения ведомости формируется реестр в банк. В ЗУП это делается через обмен с банком: раздел «Зарплата» → «Обмен с банками (зарплата)» или выгрузка файла из самой ведомости по кнопке «Выгрузить». Полученный файл загружается в клиент-банк, где на его основании создаётся платёжное поручение на общую сумму.
После того как банк зачислил деньги, результат нужно зафиксировать в 1С. Если настроен прямой обмен, подтверждение зачисления загружается автоматически. При ручной схеме введите документ «Подтверждение зачисления зарплаты» — без него в программе выплата считается незавершённой, и отчёты по зарплатному проекту покажут незакрытые суммы.
Отдельно контролируйте платёжное поручение на перечисление НДФЛ. В типовой схеме налог перечисляется в бюджет по итогам выплаты, и в бухгалтерской части программы это отражается отдельным платёжным документом. Сроки уплаты НДФЛ установлены законодательством и зависят от вида дохода — сверяйте их с актуальными требованиями на дату выплаты.
Выплата через кассу и депонирование
При наличной выдаче после проведения ведомости формируется расходный кассовый ордер — в ЗУП он создаётся автоматически на основании ведомости или отражается в бухгалтерской программе при синхронизации. Кассир выдаёт деньги по ведомости, сотрудники расписываются в её печатной форме.
Если кто-то из сотрудников не получил деньги в установленный срок, невыплаченные суммы нужно депонировать. В программе это оформляется документом «Депонирование зарплаты» на основании кассовой ведомости. Пропуск этого шага — частая ошибка: долг продолжает числиться как «в кассе», что искажает отчётность и расчёт НДФЛ при последующей выдаче.
Когда сотрудник обращается за депонированной суммой, её выплата оформляется новой ведомостью с видом выплаты «Депонированную зарплату». Не выдавайте такие суммы «вручную» мимо учёта — это приведёт к расхождению между кассовой книгой и данными программы.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения выплаты убедитесь в её корректности по отчётам. Сформируйте «Расчётный листок» по нескольким сотрудникам: в строке «Выплачено» должна появиться сумма ведомости, а долг на конец месяца — обнулиться (если выплачивалась вся сумма). Отчёт «Анализ НДФЛ» покажет, что удержанный налог перешёл в статус перечисляемого.
Для банковской выплаты дополнительно сверьте три цифры: итог ведомости, сумму реестра в клиент-банке и фактическое списание со счёта организации. Все три должны совпадать. Если банк вернул платёж по отдельному сотруднику (например, счёт закрыт), сумму нужно вернуть в учёт и оформить повторную выплату после уточнения реквизитов.
Частые вопросы по выплате зарплаты в 1С 8
Почему ведомость заполняется пустой?
Чаще всего не проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» за выбранный месяц или в ведомости указан неверный месяц начисления. Также проверьте вид выплаты: если выбран «Аванс», а аванс не начислялся, список будет пустым. Ещё одна причина — все суммы уже выплачены ранее созданными ведомостями.
Как выплатить зарплату только одному сотруднику?
Создайте ведомость нужного вида, но вместо кнопки «Заполнить» используйте «Подбор» — добавьте конкретного сотрудника вручную. Программа подставит его задолженность. Такой способ подходит для увольняемых работников и внеочередных выплат.
Чем отличается выплата аванса от выплаты зарплаты в программе?
Аванс выплачивается ведомостью с видом выплаты «Аванс» — сумма обычно фиксированная или рассчитывается за первую половину месяца, НДФЛ при этом не удерживается. Окончательный расчёт идёт ведомостью «Зарплата за месяц», где программа учитывает уже выплаченный аванс и удерживает налог со всей суммы.
Нужно ли что-то делать в 1С после того, как банк перечислил деньги?
Да. При автоматическом обмене подтверждение зачисления загружается само, при ручной схеме введите документ подтверждения. Также проверьте, что в бухгалтерской программе отражены списание со счёта и перечисление НДФЛ — при синхронизации ЗУП с БП эти документы переносятся автоматически, но их стоит сверить.
Как исправить ошибочно проведённую ведомость?
Если деньги ещё не отправлены в банк, распроведите ведомость и создайте новую с правильными данными. Если реестр уже ушёл в банк, но платёж не исполнен, отзовите его в клиент-банке. При исполненном платеже суммы корректируются следующей выплатой или возвратом — просто удалить документ нельзя, это нарушит учёт.
Можно ли выплатить зарплату сотруднику на карту другого банка без зарплатного проекта?
Да. Используйте ведомость на счета в банке: в карточке сотрудника укажите его лицевой счёт и БИК банка, затем сформируйте платёжные поручения. Учтите, что без зарплатного проекта перечисление идёт отдельными платёжками по каждому сотруднику, что увеличивает трудозатраты и банковские комиссии.
Что важно запомнить
Выплата зарплаты в 1С 8 строится по цепочке: проведённое начисление → ведомость нужного вида → проверка сумм и НДФЛ → реестр в банк или выдача через кассу → подтверждение выплаты. Ключевой контроль — совпадение итогов ведомости, реестра и фактического списания, а также своевременное депонирование невыданных сумм.