Как завести пользователя в 1С:Документооборот

Новый сотрудник не сможет работать в 1С:Документооборот, пока администратор не создаст для него учётную запись, не назначит роли доступа и не привяжет его к организационной структуре. В отличие от простых конфигураций, в Документообороте «пользователь» — это не только логин и пароль: это участник бизнес-процессов, адресат задач и элемент маршрутизации документов. Если завести его неправильно, документы не будут доходить до исполнителя, а права на просмотр файлов окажутся шире или уже, чем нужно.

Процедура зависит от редакции программы (КОРП, ПРОФ или государственная версия) и от того, развёрнута система в файловом варианте или на сервере. Ниже описан универсальный порядок, подходящий для типовой поставки: создание пользователя информационной базы, заполнение карточки сотрудника, настройка прав и проверка результата. Отдельно разобраны типичные ошибки и сценарий с доменной аутентификацией.

Подготовка: какие права и данные понадобятся

Заводить пользователей может только сотрудник с правами администратора — в типовой поставке это профиль «Администратор» или роль «Полные права». Если вы вошли под обычной учётной записью и не видите разделы настройки, запросите доступ у администратора системы. Создание пользователей через конфигуратор в обход справочника «Пользователи» приведёт к рассинхронизации: учётная запись появится, но в бизнес-процессах человек участвовать не сможет.

Перед началом работы соберите данные нового сотрудника: ФИО полностью, должность, подразделение, руководителя, желаемый логин и требуемый уровень доступа (какие документы он должен видеть и обрабатывать). Если в компании используется Active Directory, уточните доменное имя пользователя — оно понадобится для настройки аутентификации через ОС.

Создание учётной записи пользователя

Откройте раздел «Настройка и администрирование» (в некоторых версиях — «Сервис и настройки») и перейдите к списку «Пользователи». Нажмите «Создать». В карточке нового пользователя заполните поле «Полное имя» — именно оно будет отображаться в задачах, маршрутах согласования и истории документов. Поле «Пользователь информационной базы» заполнится автоматически после указания данных для входа.

На вкладке аутентификации задайте имя входа (логин) и пароль. Пароль должен соответствовать политике безопасности, если она настроена в программе: минимальная длина, сложность, срок действия. Отметьте флажок «Потребовать смену пароля при первом входе», чтобы сотрудник сам установил свой пароль, — это исключает ситуацию, когда постоянный пароль знает администратор.

Если пользователь будет работать через веб-клиент или тонкий клиент по веб-серверу, дополнительных настроек в карточке обычно не требуется — достаточно опубликованной базы. Для работы через мобильный клиент проверьте, что соответствующий функционал включён в настройках программы.

1. 1
   Откройте «Настройка и администрирование» → «Пользователи» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните ФИО, логин и временный пароль, включите требование смены пароля
3. 3
   Укажите подразделение, должность и физлицо, если справочник сотрудников ведётся
4. 4
   Назначьте группы доступа и профиль прав
5. 5
   Запишите карточку и проверьте вход под новой учётной записью

Привязка к подразделению, должности и физлицу

В карточке пользователя укажите подразделение и должность из соответствующих справочников. Это не формальность: подразделение влияет на маршрутизацию задач, делегирование при отсутствии сотрудника и отчёты по загрузке персонала. Если нужного подразделения нет в справочнике, сначала создайте его в разделе «Настройка и администрирование» → «Организационная структура» (или «Подразделения»).

Привязка к физическому лицу нужна для корректного отображения исполнителя в документах, подстановки подписанта и связи с кадровыми данными. Если физлицо уже существует в справочнике, выберите его из списка; если нет — создайте прямо из карточки пользователя. Не создавайте дубли физлиц: это ломает отчёты и историю исполнения, а найти потом, какой из двух «Ивановых» реальный, бывает сложно.

В карточке также доступны настройки рабочего календаря, часового пояса и адреса электронной почты. Почтовый адрес обязателен, если пользователь будет получать уведомления о задачах по email или участвовать во встроенной почте Документооборота.

Назначение прав и групп доступа

Права в типовом Документообороте раздаются через профили групп доступа и сами группы доступа. Откройте справочник «Группы доступа» и включите пользователя в нужные группы: например, «Пользователи» (базовый минимум), «Делопроизводители» (для работы с регистрацией документов), «Руководители» (для согласования и контроля). Какие именно группы существуют, зависит от редакции и настроек конкретного внедрения.

Проверьте профиль группы доступа: в нём перечислены роли, которые получит участник. Если сотруднику нужен доступ к отдельным видам документов или разделам, которых нет в типовом профиле, создайте копию профиля и скорректируйте состав ролей — не изменяйте типовые профили, чтобы обновления конфигурации не перезаписали ваши настройки.

Как раздавать права

Типовые группы доступа

Подходит для стандартных ролей: пользователь, делопроизводитель, руководитель. Быстро и безопасно при обновлениях.

Копия профиля с доработкой

Подходит, когда нужен нестандартный набор прав. Требует аккуратного контроля состава ролей.

Прямое назначение ролей в конфигураторе

Не рекомендуется: обходит механизм групп доступа и усложняет аудит прав.

Доменная аутентификация и тонкие сценарии

Если в компании развёрнут Active Directory, удобнее включить аутентификацию операционной системы: пользователь входит в 1С под своей доменной учётной записью без отдельного пароля. В карточке пользователя установите флажок «Аутентификация операционной системы» и укажите имя в формате «ДОМЕН\логин». При массовом заведении сотрудников используйте обработку загрузки пользователей из AD, если она входит в вашу редакцию.

Для сотрудников, которым нужен доступ только к чтению документов (например, аудиторы или руководство), создайте отдельную группу доступа с ограниченным профилем. Не выдавайте им права делопроизводителя «на всякий случай» — избыточные права позволяют случайно изменить или удалить документ.

Проверка результата

После сохранения карточки выполните вход в программу под новой учётной записью — самостоятельно или попросите сотрудника. Убедитесь, что открываются нужные разделы, отображаются задачи и доступны виды документов, с которыми человек будет работать. Проверьте обратную сторону: разделы, к которым доступа быть не должно, действительно скрыты или заблокированы.

Дополнительно создайте тестовый документ и направьте его новому пользователю на ознакомление или согласование. Если задача пришла и открылась — маршрутизация настроена правильно. Если задача не дошла, проверьте заполнение подразделения, корректность адреса пользователя в бизнес-процессе и отсутствие блокировки учётной записи.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в программу

Норма

Пользователь входит под своим логином, при первом входе меняет пароль

Тревожный признак

Ошибка аутентификации или вход возможен без смены пароля

Доступность разделов

Норма

Видны только нужные разделы и документы

Тревожный признак

Открыты все разделы или, наоборот, нет доступа к рабочим документам

Маршрутизация задач

Норма

Тестовая задача приходит и открывается

Тревожный признак

Задача не доходит или ошибка адресации в процессе

Отображение в справочниках

Норма

Сотрудник виден с подразделением и должностью

Тревожный признак

Пустые поля подразделения или дубли физлица

Отключение и блокировка пользователя

При увольнении сотрудника не удаляйте учётную запись — вместе с ней может потеряться история исполнения документов и задач. Правильный способ: откройте карточку пользователя, снимите флажок «Вход в программу разрешён» (или установите недействительность) и уберите его из групп доступа. Документы и задачи, где он был исполнителем, останутся в системе с корректными ссылками.

Перед блокировкой проверьте незавершённые задачи сотрудника и переназначьте их через механизм делегирования или вручную. Иначе процессы «зависнут» на недействительном исполнителе, и документы не дойдут до следующего этапа согласования.

Частые вопросы

Можно ли завести пользователя без прав администратора?

Нет. Создание пользователей и управление группами доступа требуют административных прав. Обычный сотрудник может только изменить собственные персональные настройки: пароль, подпись, параметры отображения.

Пользователь создан, но не видит ни одного документа. В чём причина?

Чаще всего он не включён ни в одну группу доступа или включён в группу с пустым профилем. Проверьте состав групп доступа в карточке пользователя и роли в профиле группы. Также убедитесь, что учётная запись не заблокирована.

Как завести сразу много пользователей?

Для массового заведения используйте загрузку из Active Directory, если она настроена, либо типовые механизмы копирования: создайте карточку-шаблон с нужными группами доступа и копируйте её, меняя ФИО и логин. Состав прав при копировании сохраняется.

Нужно ли создавать пользователя в конфигураторе?

Нет, в штатном режиме учётные записи создаются из интерфейса программы через справочник «Пользователи» — тогда запись автоматически связывается с пользователем информационной базы. Создание только в конфигураторе приводит к тому, что человек может войти в систему, но недоступен для задач и процессов.

Что делать, если сотрудник забыл пароль?

Администратор открывает карточку пользователя, задаёт новый временный пароль и включает требование смены при следующем входе. Узнать текущий пароль невозможно — он хранится в зашифрованном виде, доступна только замена.

Можно ли временно отключить доступ без удаления учётной записи?

Да. Снимите флажок разрешения входа в карточке пользователя или установите признак недействительности. Вся история действий, задачи и документы сохранятся, а доступ будет закрыт до повторного включения.