Как в 1С ввести нового пользователя

Завести нового пользователя в 1С — задача, с которой регулярно сталкивается любой администратор или руководитель, когда в компанию приходит сотрудник. От корректности настройки зависит не только удобство работы нового человека, но и безопасность данных: лишние права открывают доступ к зарплате, расчётам с контрагентами и финансовой отчётности, а недостаток прав парализует работу.

Способ добавления пользователя зависит от версии платформы и конфигурации. В типовых решениях на основе Библиотеки стандартных подсистем (Управление торговлей, ERP, Бухгалтерия 3.0, ЗУП) пользователей создают прямо в режиме «Предприятие» через раздел администрирования. В старых или самописных конфигурациях единственный вариант — список пользователей в конфигураторе. Ниже разобраны оба пути.

Что подготовить перед созданием пользователя

Прежде чем открывать список пользователей, определите три вещи. Первое — под какой учётной записью вы будете работать: создавать пользователей может только сотрудник с правами администратора (роль «Полные права» или «Администратор системы»). Второе — какие права нужны новичку: кассиру, менеджеру по продажам и главбуху требуются разные роли и группы доступа. Третье — способ аутентификации: пароль 1С, аутентификация операционной системы (доменная) или оба варианта сразу.

Если база файловая, убедитесь, что в момент добавления пользователя в ней не выполняются регламентные операции — обмены, закрытие месяца, резервное копирование. В клиент-серверном варианте это менее критично, но лучше выбирать время с низкой нагрузкой. Также заранее проверьте наличие свободных лицензий: если лицензии программные и их число ограничено, новый пользователь просто не сможет войти.

Создание пользователя в режиме «Предприятие»

Это основной способ для типовых конфигураций. Откройте базу под учётной записью администратора и перейдите в раздел «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи». В некоторых конфигурациях путь может отличаться: например, «НСИ и администрирование» → «Настройка пользователей и прав». Нажмите кнопку «Создать».

В карточке пользователя заполните поле «Имя» — это логин для входа, он должен быть уникальным. Удобная практика — использовать формат «ФамилияИО» или доменный логин сотрудника, чтобы имена были однозначными. Поле «Полное имя» отображается в документах и отчётах, укажите там реальные фамилию и инициалы. Если в базе ведутся физические лица или сотрудники, свяжите пользователя с соответствующим элементом справочника — это нужно для подстановки ответственного в документы.

На вкладке аутентификации установите флажок «Аутентификация 1С:Предприятия» и задайте пароль. Для доменной сети дополнительно включите «Аутентификация операционной системы» и укажите пользователя в формате \\ДОМЕН\Логин — тогда вход в 1С будет происходить автоматически под учётной записью Windows. Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть».

1. 1
   Войдите в базу под учётной записью администратора
2. 2
   Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи
3. 3
   Нажмите «Создать» и заполните имя (логин) и полное имя
4. 4
   Задайте пароль или включите аутентификацию ОС
5. 5
   Назначьте группу доступа или роли
6. 6
   Запишите карточку и проверьте вход под новым пользователем

Настройка прав и групп доступа

Сам по себе созданный пользователь без прав не сможет работать: при входе он увидит пустой интерфейс или сообщение о недостатке прав. В типовых конфигурациях права назначаются через группы доступа. Откройте раздел «Администрирование» → «Группы доступа», выберите подходящую группу (например, «Менеджеры по продажам», «Кассиры», «Бухгалтеры») и добавьте в неё нового пользователя на вкладке «Участники».

Если готовой группы нет, создайте новую: укажите профиль группы доступа, который определяет набор разрешённых ролей. Профили настраиваются в одноимённом справочнике и позволяют точно ограничить, какие разделы программы видит сотрудник. Избегайте включения профиля «Администратор» всем подряд — это эквивалент полных прав.

В конфигурациях без механизма групп доступа права задаются ролями напрямую в конфигураторе: в карточке пользователя на вкладке «Прочие» отмечаются нужные роли. Здесь действует то же правило минимума: отметьте только те роли, которые соответствуют обязанностям сотрудника, и проверьте результат тестовым входом.

Создание пользователя через конфигуратор

Способ нужен для конфигураций без подсистемы управления пользователями, а также когда требуется завести технологическую учётную запись для обменов и регламентных заданий. Запустите конфигуратор, откройте меню «Администрирование» → «Пользователи» и нажмите «Добавить» (или клавишу Insert).

На вкладке «Основные» укажите имя (логин) и полное имя. Выберите способ аутентификации: «Аутентификация 1С:Предприятия» с паролем, «Аутентификация операционной системы» с указанием доменного пользователя или оба варианта. Пароль задавайте с учётом внутренних требований безопасности: избегайте очевидных комбинаций вроде «123» или имени пользователя.

На вкладке «Прочие» отметьте роли, доступные в конфигурации, и при необходимости укажите основной интерфейс и язык. Обратите внимание: изменения в списке пользователей конфигуратора сохраняются сразу после нажатия «ОК», отдельной команды записи нет. Если база клиент-серверная, новый пользователь появится в кластере автоматически; в файловой базе при открытых сеансах других пользователей изменения также применяются, но действующим сеансам потребуется перезапуск.

Пользователи для обменов и регламентных заданий

Отдельный случай — технологические (сервисные) учётные записи. Обмены с сайтом, синхронизация между базами, фоновые задания и внешние подключения через COM или веб-сервисы выполняются не от имени живого сотрудника, а под специальным пользователем. Создавайте его с понятным именем, например «ОбменСайт» или «РоботСинхронизация», чтобы в журнале регистрации было видно, кто выполнил действие.

Такому пользователю назначайте строго те роли, которые нужны для его задачи: для обмена данными — роли на чтение и запись соответствующих объектов, без интерактивных прав вроде «Полные права». Пароль храните в защищённом месте, так как он прописывается в настройках обмена или планировщика. Не используйте для фоновых задач учётную запись реального администратора: при увольнении сотрудника и отключении его учётной записи обмены остановятся.

Проверка результата и первый вход

После создания пользователя обязательно выполните контрольный вход. Закройте свой сеанс или запустите базу вторым окном, укажите новый логин и пароль. Проверьте, что открываются нужные разделы, создаются и проводятся документы, которые сотрудник будет использовать ежедневно, а лишние разделы недоступны.

Обратите внимание на типовые признаки проблем. Сообщение «Имя пользователя или пароль не указаны верно» означает ошибку в логине или пароле. Пустой рабочий стол после входа — пользователь создан, но не включён ни в одну группу доступа. Ошибка «Нарушение прав доступа» при открытии конкретного документа — не хватает точечной роли, её нужно добавить в профиль группы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в базу под новым логином

Норма

Сеанс запускается, открывается рабочий стол с нужными разделами

Тревожный признак

Ошибка аутентификации или пустой интерфейс без разделов

Создание и проведение типового документа

Норма

Документ записывается и проводится без сообщений о правах

Тревожный признак

Ошибка «Нарушение прав доступа» при записи или проведении

Доступ к закрытым разделам (зарплата, администрирование)

Норма

Разделы скрыты или недоступны для рядового сотрудника

Тревожный признак

Новый пользователь видит зарплату и настройки системы

Подстановка ответственного в документах

Норма

В поле «Ответственный» автоматически встаёт новый пользователь

Тревожный признак

Поле пустое — пользователь не связан с физическим лицом

Особые сценарии и ограничения

Работа в облачной 1С (1С:Фреш)

В сервисе 1С:Фреш пользователей сначала создают в личном кабинете абонента на портале, а уже затем связывают с пользователем информационной базы внутри приложения. Прямое создание через конфигуратор там недоступно, а права настраиваются теми же группами доступа внутри программы.

Копирование настроек от существующего сотрудника

Если новый сотрудник замещает уволенного или работает на аналогичной должности, быстрее всего скопировать настройки. В списке пользователей откройте карточку «образцового» сотрудника и используйте команду копирования настроек (в типовых конфигурациях — «Настройки пользователей и прав» → «Копировать настройки»). Не копируйте при этом права доступа бездумно: проверьте, что у образца не было расширенных полномочий.

Отключение вместо удаления

Когда сотрудник увольняется, не удаляйте его учётную запись — история документов и журнал регистрации привязаны к ней. Снимите флажки аутентификации и исключите пользователя из групп доступа: вход станет невозможен, а данные о прошлых действиях сохранятся.

Удобно завести короткий внутренний регламент: шаблон имени пользователя, список групп доступа по должностям и правило, что полные права выдаются только по письменному согласованию. Это избавляет от ситуаций, когда через год никто не помнит, зачем кладовщику дали доступ к кассе.

Частые вопросы

Можно ли создать пользователя без пароля?

Технически поле пароля можно оставить пустым, но это серьёзный риск: любой, кто знает логин, войдёт в базу. Допустимый вариант без пароля — только аутентификация операционной системы в доменной сети, где вход контролируется Windows. Во всех остальных случаях задавайте пароль и требуйте его смены при первом входе, если такая настройка включена.

Почему новый пользователь не видит ни одного раздела после входа?

Учётная запись создана, но ей не назначены права. Добавьте пользователя в группу доступа (в типовых конфигурациях) или отметьте роли в конфигураторе, затем попросите сотрудника выйти из базы и войти заново — изменения прав действуют только на новые сеансы.

Чем отличается пользователь в конфигураторе от пользователя в справочнике «Пользователи»?

Пользователь в конфигураторе — это учётная запись для входа в базу. Элемент справочника «Пользователи» в типовых конфигурациях — объект прикладного уровня, к которому привязываются права, настройки и связь с физическим лицом. В типовых решениях при создании пользователя в режиме «Предприятие» учётная запись для входа создаётся автоматически, поэтому дублировать её в конфигураторе не нужно.

Как сбросить пароль, если сотрудник его забыл?

Администратор открывает карточку пользователя (в режиме «Предприятие» или в конфигураторе) и задаёт новый пароль — старый узнать нельзя, он хранится в зашифрованном виде. После сброса сообщите пароль сотруднику лично и при возможности включите требование смены пароля при следующем входе.

Сколько пользователей можно создать в одной базе?

Ограничение определяется не платформой, а лицензиями: количеством клиентских лицензий для одновременной работы. Создать учётных записей можно сколько угодно, но одновременно войти смогут только те, для кого хватает лицензий. При нехватке пользователь получит сообщение об отсутствии свободной лицензии при входе.

Нужно ли перезапускать сервер 1С после добавления пользователя?

Нет, перезапуск сервера или службы не требуется. Новый пользователь может входить сразу после сохранения карточки. Перезаходить в базу нужно только тем сеансам, для которых изменились права доступа.