Администрирование · 11 мин
Как создать нового пользователя в 1С:Фреш
Как добавить нового пользователя в 1С:Фреш: создание учётной записи в сервисе, заведение пользователя в приложении, настройка прав и проверка доступа.
Работа в облачном сервисе 1С:Фреш устроена двухуровнево. Первый уровень — учётная запись сервиса, по которой человек входит на портал и видит доступные приложения. Второй уровень — пользователь внутри конкретной информационной базы, которому назначены роли и права. Частая ошибка новичков — создать только один из уровней и удивляться, почему сотрудник не может войти или видит пустое меню.
Ниже описан полный цикл: от добавления учётной записи в Менеджере сервиса до проверки, что новый сотрудник реально зашёл в программу и видит нужные разделы. Инструкция подходит для типовых приложений сервиса — 1С:Бухгалтерии, 1С:Зарплаты и управления персоналом, 1С:Управления нашей фирмой. Названия отдельных пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии приложения и интерфейса.
Все действия выполняются через браузер, установка дополнительных программ не требуется. Понадобятся: доступ владельца или администратора абонента в Менеджер сервиса и права администратора внутри самой информационной базы. Если вы работаете под обычной учётной записью бухгалтера, часть шагов будет недоступна.
Что понадобится перед началом работы
Убедитесь, что у вас есть логин и пароль владельца абонента или пользователя с ролью «Администратор абонента» в Менеджере сервиса. Именно эта учётная запись управляет доступом сотрудников к облачным приложениям. Обычно это тот, кто регистрировал организацию в 1С:Фреш.
Также потребуется административный доступ внутри самого приложения. В типовых конфигурациях это пользователь с профилем «Администратор» или с правами настройки пользователей и прав. Если базу внедрял партнёр, уточните у него, какая учётная запись является административной.
Заранее подготовьте данные нового сотрудника: фамилию и имя, рабочий адрес электронной почты и желаемый логин. На почту ему придёт приглашение и ссылка для активации, поэтому адрес должен быть реальным и доступным сотруднику.
Шаг 1. Создание учётной записи в Менеджере сервиса
Войдите в личный кабинет 1С:Фреш под учётной записью владельца абонента. Откройте Менеджер сервиса — раздел, где отображаются ваши абоненты, приложения и пользователи. Перейдите в раздел управления пользователями (обычно это пункт «Пользователи» в карточке абонента).
Нажмите кнопку добавления пользователя и заполните форму: имя, фамилию, адрес электронной почты, логин. Пароль можно задать вручную или разрешить системе отправить сотруднику приглашение, по которому он сам установит пароль при первом входе. Второй вариант предпочтительнее: администратор не узнаёт чужой пароль и не передаёт его по незащищённым каналам.
После сохранения назначьте пользователю доступные приложения — отметьте те информационные базы, в которых он должен работать. Это ключевой момент: если приложение не назначено, сотрудник войдёт в сервис, но не увидит нужной базы в списке.
- 1Войдите в личный кабинет под учётной записью владельца или администратора абонента
- 2Откройте карточку абонента и перейдите в раздел «Пользователи»
- 3Нажмите «Добавить» и заполните имя, почту и логин
- 4Выберите способ задания пароля: вручную или через приглашение на почту
- 5Отметьте приложения, к которым пользователь получает доступ
- 6Сохраните и проверьте, что пользователь появился в списке
Шаг 2. Заведение пользователя внутри приложения
Учётная запись сервиса сама по себе не даёт прав внутри программы. Откройте приложение (например, 1С:Бухгалтерию) под административной учётной записью и перейдите в раздел администрирования. В типовых конфигурациях путь выглядит так: «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи».
Создайте нового пользователя. В облачном приложении обычно доступен подбор из списка пользователей сервиса — выберите учётную запись, созданную на первом шаге, чтобы связать её с пользователем информационной базы. Если такой подбор недоступен, укажите имя пользователя в точности как в сервисе.
Заполните карточку: полное имя (оно будет отображаться в документах и отчётах), при необходимости — подразделение и физическое лицо из справочника сотрудников. Связь с физическим лицом важна для программ, где пользователь сам фигурирует в документах, например в зарплатной конфигурации.
Шаг 3. Назначение прав и профилей доступа
Новый пользователь без прав увидит пустое или сильно урезанное меню. В карточке пользователя перейдите на вкладку прав доступа и назначьте профиль группы доступа. В типовых конфигурациях есть готовые профили: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Менеджер по продажам», «Кадровик», «Только просмотр» и другие — состав зависит от приложения.
Выбирайте минимально достаточный профиль под реальные задачи сотрудника. Профиль «Администратор» давайте только тем, кто действительно будет настраивать программу: он открывает доступ ко всем данным, включая зарплату, и позволяет менять настройки и удалять информацию.
Если готовые профили не подходят, можно создать собственный профиль группы доступа с набором ролей, но это задача для специалиста, знакомого с ролевой моделью конфигурации. Ошибочная самодельная настройка чаще всего проявляется двумя симптомами: сотрудник не видит нужные документы или, наоборот, видит лишние разделы.
Сравнение вариантов назначения прав
Быстро и безопасно; подходит большинству сотрудников. Ограничение: набор прав фиксирован типовой поставкой.
Подходит, когда сотрудник совмещает роли, например кадровик и расчётчик. Права суммируются.
Гибкая настройка под нестандартные задачи. Требует понимания ролевой модели и тестирования.
Шаг 4. Первая проверка входа сотрудника
Попросите сотрудника открыть письмо-приглашение, перейти по ссылке и задать пароль, если он не задавался вручную. Затем пусть войдёт на портал сервиса под своим логином и запустит назначенное приложение. Первый запуск может занять больше времени, чем последующие.
Проверьте вместе с сотрудником три вещи: приложение отображается в его списке, программа открывается без сообщений об ошибке прав, нужные разделы и документы видны и доступны для редактирования. Если сотрудник должен создавать документы, попросите его создать тестовый черновик и не проводить его.
Как проверить результат
Сотрудник входит по своему логину и видит список приложений
Ошибка «пользователь не найден» или пустой список приложений
Программа открывается, в заголовке видно имя пользователя
Сообщение о недостатке прав или отказ в доступе
Меню соответствует назначенному профилю
Пустое меню или отсутствуют рабочие разделы
Документы создаются и сохраняются
Кнопки записи недоступны, ошибки прав при сохранении
Типичные ошибки и как их исправить
Самая распространённая ситуация — пользователь создан в Менеджере сервиса, но не заведён внутри приложения. Внешне это выглядит так: человек входит на портал, запускает программу и получает отказ в доступе. Решение — выполнить шаг 2 и связать учётную запись сервиса с пользователем базы.
Вторая частая ошибка — доступ к приложению не назначен в карточке пользователя сервиса. Сотрудник входит, но не видит базу в списке. Откройте карточку пользователя в Менеджере сервиса и отметьте нужное приложение.
Третья группа проблем — права назначены, но сотрудник не видит данные конкретной организации. В многофирменных базах проверьте настройку доступа по организациям: пользователь может быть ограничен одной компанией, а документы заведены по другой.
Как отключить или изменить пользователя
При увольнении сотрудника действуйте в обратном порядке. В Менеджере сервиса отключите пользователю доступ к приложениям или деактивируйте учётную запись, а внутри приложения снимите флажок активности у пользователя базы. Удалять пользователя из базы обычно не нужно: его имя остаётся в истории документов, и удаление может затруднить разбор старых записей.
Если сотруднику поменялись обязанности, достаточно скорректировать профиль группы доступа внутри приложения — учётную запись сервиса трогать не нужно. Изменения прав обычно вступают в силу после повторного входа пользователя в программу.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Можно ли создать пользователя только внутри приложения, без Менеджера сервиса?
Нет. В облачном 1С:Фреш аутентификация выполняется через учётную запись сервиса. Пользователь, заведённый только в базе, не сможет пройти вход на портал. Сначала создаётся учётная запись в Менеджере сервиса, затем она связывается с пользователем приложения.
Сколько пользователей можно добавить?
Количество ограничено условиями вашего тарифа или договора на использование сервиса. Точный лимит смотрите в карточке абонента в личном кабинете или уточните у обслуживающего партнёра. Превышение лимита обычно требует расширения тарифа.
Что делать, если письмо-приглашение не пришло сотруднику?
Проверьте правильность адреса в карточке пользователя и папку «Спам» у получателя. Если письма нет, отправьте приглашение повторно из Менеджера сервиса или задайте пароль вручную и передайте его сотруднику лично, с рекомендацией сменить при первом входе.
Может ли один пользователь работать в нескольких базах?
Да. В карточке пользователя в Менеджере сервиса отметьте все нужные приложения, а внутри каждой базы заведите пользователя и назначьте профиль прав. Права в разных базах настраиваются независимо: в одной человек может быть бухгалтером, в другой — только просматривать данные.
Как узнать, кто из пользователей изменил конкретный документ?
Откройте историю изменений документа (в типовых конфигурациях — через меню «Ещё» в форме документа) или журнал регистрации в разделе администрирования. Там фиксируются пользователь, дата и характер изменения. Это работает корректно только если у каждого сотрудника собственная учётная запись.
Нужно ли удалять пользователя из базы после увольнения?
Нет, достаточно деактивировать учётную запись в сервисе и снять активность пользователя в приложении. Удаление нежелательно: имя сотрудника остаётся в созданных им документах и истории изменений, а удаление карточки усложнит анализ прошлых операций.
Что важно запомнить
Создание пользователя в 1С:Фреш — двухэтапная процедура: учётная запись в Менеджере сервиса с назначенными приложениями плюс пользователь внутри базы с подходящим профилем прав. Каждому сотруднику — отдельный логин, минимально необходимые права, а при увольнении — отключение доступа без удаления карточки.