Администрирование · 10 мин
Как настроить сохранение файлов в 1С
Как настроить сохранение файлов в 1С: хранение в базе и томах на диске, присоединенные файлы, автосохранение и резервные копии. Пошаговая инструкция и FAQ.
В 1С файлы встречаются в нескольких разных сценариях: это и документы Word или PDF, прикреплённые к договорам и счетам, и выгрузки отчётов, и резервные копии самой базы. Под «настройкой сохранения файлов» обычно понимают три задачи: выбрать, где хранятся присоединенные файлы (в самой базе или в томах на диске), задать папки по умолчанию для сохранения выгрузок и организовать автоматическое резервное копирование. Каждая задача решается своими штатными средствами платформы и типовых конфигураций.
Перед любыми изменениями определите режим работы вашей базы: файловый (база лежит в папке на компьютере или сетевом диске) или клиент-серверный (работает под управлением MS SQL, PostgreSQL или другой СУБД). От этого зависит, какие механизмы доступны и где физически будут лежать файлы. Посмотреть режим можно в окне «О программе» или в строке подключения информационной базы.
Все действия по настройке хранения выполняются с правами администратора. Перед изменением способа хранения файлов обязательно сделайте резервную копию базы — особенно если планируете переносить уже накопленные вложения из базы в тома на диске.
Где 1С хранит файлы: база или тома на диске
В типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом и другие на Библиотеке стандартных подсистем) присоединенные файлы могут храниться двумя способами. Первый — непосредственно в информационной базе: файл сохраняется в виде двоичных данных внутри базы. Второй — в томах на диске: в базе остаётся только ссылка и служебная информация, а сам файл лежит в указанной папке на локальном или сетевом диске.
Хранение в базе проще в администрировании: файлы автоматически попадают в резервную копию вместе с данными и доступны всем пользователям без дополнительных настроек доступа. Минус — база быстро растёт в размере, что замедляет резервное копирование, обновления и может упереться в ограничения файлового режима работы.
Хранение в томах подходит, когда вложений много и они крупные: сканы договоров, фотографии товаров, архивы. База остаётся компактной, но появляется обязанность отдельно резервировать папки томов и следить за правами доступа к ним. Если папка тома станет недоступна, пользователи увидят ошибку при попытке открыть файл, хотя сама база будет работать нормально.
Сравнение вариантов хранения
Подходит при небольшом объёме вложений. Файлы входят в штатную резервную копию, но раздувают базу и замедляют обслуживание.
Подходит при больших объёмах сканов и документов. База остаётся лёгкой, но тома нужно резервировать отдельно и обеспечивать сетевой доступ.
Настройка хранения присоединенных файлов
Откройте раздел «Администрирование» и найдите пункт «Настройки работы с файлами» (в некоторых конфигурациях — «Работа с файлами» или «Настройка работы с файлами»). Установите флажок «Хранить файлы в томах на диске», если решили вынести вложения из базы. Если флажок снят, все новые файлы будут сохраняться внутри базы.
После включения томов перейдите по ссылке «Тома хранения файлов» и создайте том: укажите наименование и полный путь к папке. Для клиент-серверного режима путь задаётся относительно сервера, а не вашего компьютера — это частая причина ошибок. Папка должна существовать, и у учётной записи, под которой работает сервер 1С или веб-сервер, должны быть права на запись в неё.
Проверьте настройку на практике: прикрепите тестовый файл к любому элементу справочника или документу, затем откройте папку тома и убедитесь, что в ней появился новый файл. Затем откройте вложение из 1С с другого рабочего места — так вы подтвердите, что доступ настроен корректно для всех пользователей.
- 1Сделайте резервную копию базы
- 2Откройте «Администрирование» → «Настройки работы с файлами»
- 3Установите флажок «Хранить файлы в томах на диске»
- 4Создайте том и укажите полный путь к папке с учётом режима работы
- 5Проверьте права записи для учётной записи сервера
- 6Прикрепите тестовый файл и убедитесь, что он появился в папке тома
Перенос уже накопленных файлов из базы в тома
Простое включение томов переносит только новые файлы — старые вложения останутся в базе. Для переноса накопленных данных в типовых конфигурациях предусмотрена обработка «Перенос файлов в тома» (обычно доступна из формы настройки томов или из раздела обслуживания). Она последовательно выгружает файлы из базы в тома и заменяет данные в базе на ссылки.
Перенос большого объёма вложений — длительная операция, которая нагружает базу. Запускайте её в нерабочее время и не прерывайте принудительно: обрыв посередине оставит часть файлов в старом состоянии, и придётся разбираться, какие перенесены, а какие нет. Перед запуском убедитесь, что на диске тома достаточно свободного места с запасом.
Настройка папок для сохранения выгрузок и отчётов
Когда вы сохраняете отчёт, печатную форму или выгрузку через «Файл» → «Сохранить как», 1С предлагает последнюю использованную папку или стандартную папку документов пользователя. Чтобы файлы сохранялись туда, куда нужно, задайте рабочий каталог в настройках пользователя: откройте меню «Сервис» (или главное меню) → «Параметры» и проверьте настройки рабочего каталога и папок по умолчанию.
В клиент-серверном режиме помните: сохранение файла из формы происходит на компьютер пользователя, а не на сервере. Если выгрузка формируется регламентным заданием на сервере, путь в коде или в настройках задания должен указывать на папку, доступную серверу. Путаница между «папкой на моём компьютере» и «папкой на сервере» — самая частая причина того, что «файл сохранился, но его нигде нет».
Для обменов с контрагентами и банками (выгрузки платёжных поручений, файлы ЭДО) папки обычно задаются в настройках конкретного обмена. Укажите отдельные понятные каталоги для входящих и исходящих файлов, чтобы не смешивать их и не потерять нужный документ.
Автоматическое резервное копирование базы
Сохранение файлов внутри базы не защищает их от потери самой базы, поэтому резервное копирование — обязательная часть настройки. В файловом режиме типовые конфигурации предлагают встроенный механизм: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Резервное копирование и восстановление». Там задают расписание и папку для копий.
Копию храните не на том же диске, где лежит база: при отказе диска вы потеряете и базу, и копию. Подойдёт сетевое хранилище, внешний диск или облачная папка. Периодически проверяйте, что копии реально создаются и имеют осмысленный размер, — настройка расписания сама по себе не гарантирует успешное выполнение.
В клиент-серверном режиме резервное копирование обычно выполняется средствами СУБД (например, штатными планами обслуживания MS SQL Server). Это надёжнее и быстрее выгрузки через конфигуратор. Если файлы хранятся в томах на диске, включите папки томов в отдельное задание файлового бэкапа — копия базы их не содержит.
Как проверить результат настройки
Появляется в папке тома и открывается с другого рабочего места
Файл виден только у одного пользователя или выдаёт ошибку открытия
Файл копии создаётся по расписанию и имеет стабильный ненулевой размер
Папка копий пуста или дата последнего файла давно устарела
Есть запас под рост вложений
Диск заполнен почти полностью — новые файлы перестанут сохраняться
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — указать при создании тома локальный путь (например, на диск C:) в клиент-серверной базе. Пока администратор тестирует с сервера, всё работает, а у пользователей файлы не открываются, потому что папка недоступна по сети. Используйте сетевой путь или папку на сервере с разрешениями для всех рабочих процессов.
Вторая типичная проблема — неограниченный рост базы при хранении файлов внутри неё. В файловом режиме у базы есть практические ограничения по размеру, и при приближении к ним начинаются ошибки записи и замедление работы. Если объём вложений исчисляется десятками гигабайт, переводите хранение в тома заранее, а не после появления сбоев.
Также учитывайте ограничение прав: если у пользователя нет прав на добавление присоединенных файлов в конкретном объекте, кнопка прикрепления будет недоступна, и это не неисправность, а настройка ролей. Проверяйте права через профили групп доступа, прежде чем искать техническую причину.
Что важно запомнить
Выберите место хранения присоединенных файлов в разделе «Администрирование» → «Настройки работы с файлами», для больших объёмов используйте тома на диске с сетевым доступом. Настройте резервное копирование базы и отдельно — папок томов, и регулярно проверяйте, что копии действительно создаются.
Частые вопросы
Можно ли хранить часть файлов в базе, а часть — в томах?
Да, такое состояние возникает естественно после включения томов: старые файлы остаются в базе, новые пишутся в тома. Полностью разделить по типам объектов штатными настройками обычно нельзя — для точного разделения используют обработку переноса или доработки.
Почему пользователь не может прикрепить файл к документу?
Чаще всего дело в правах: проверьте профиль группы доступа пользователя и права на соответствующий справочник присоединенных файлов. Реже причина в недоступности тома хранения — тогда ошибка появляется у всех пользователей сразу.
Что будет, если удалить папку тома с диска?
База продолжит работать, но при открытии вложений пользователи получат ошибку — в базе хранятся только ссылки на файлы. Восстановить вложения можно будет только из резервной копии папки тома, поэтому её нужно бэкапить отдельно от базы.
Как узнать, сколько места занимают присоединенные файлы в базе?
Точный штатный отчёт зависит от конфигурации. Ориентировочно можно оценить размер файла базы (файл 1Cv8.1CD в файловом режиме) до и после очистки или воспользоваться обработками анализа хранимых файлов. В клиент-серверном режиме размер таблиц смотрят средствами СУБД.
Можно ли настроить автосохранение редактируемого файла обратно в 1С?
Штатный механизм работает через блокировку: файл открывается на редактирование из 1С, и после завершения редактирования программа предлагает поместить изменённую версию обратно в базу. Если файл открыть «для просмотра», изменения в базу не попадут — сохранять новую версию нужно вручную.
Нужно ли настраивать сохранение файлов отдельно для веб-клиента?
Отдельной настройки хранения для веб-клиента нет — тома и права работают одинаково. Но веб-сервер должен иметь доступ к папкам томов, а скачивание и загрузка файлов происходят через браузер, поэтому пути сохранения на компьютере пользователя определяются настройками браузера.