Как настроить продавца в 1С: пошаговая инструкция

Под «настройкой продавца» в 1С обычно понимают три взаимосвязанные задачи: завести учётную запись пользователя, назначить ему роли и права доступа, а также привязать его к конкретной кассе, складу или магазину. От корректности этих настроек зависит, сможет ли сотрудник оформлять продажи, видеть нужные цены и при этом не иметь доступа к чужим данным и административным функциям.

Точный путь настройки зависит от конфигурации: в 1С:Розница, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация разделы называются по-разному, но логика везде одинаковая — пользователь, физическое лицо, роли, ограничения доступа. Ниже описан универсальный порядок действий, который подходит для типовых конфигураций на управляемых формах.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права администратора в информационной базе, а сама база обновлена до актуального релиза. Все действия с правами выполняйте в тестовой копии базы, если есть такая возможность, либо в нерабочее время.

Создание физического лица и пользователя

Первый шаг — завести сотрудника в справочниках. В типовых конфигурациях откройте раздел «Нормативно-справочная информация» (в Рознице — «Администрирование») и найдите справочник «Физические лица». Создайте новую карточку, укажите ФИО полностью — эти данные будут подставляться в документы и отчёты по продавцам.

Далее перейдите в «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Пользователи». Создайте нового пользователя, свяжите его с ранее созданным физическим лицом и задайте имя для входа. Если используется аутентификация 1С, задайте пароль; если доменная — укажите пользователя операционной системы.

Обратите внимание на флажок «Недействителен» — он должен быть снят, иначе пользователь не сможет войти. Для кассиров в Рознице часто дополнительно включают быструю авторизацию по паролю или карте, чтобы ускорить вход на рабочем месте кассира.

1. 1
   Создайте карточку физического лица с полными ФИО
2. 2
   Создайте пользователя и свяжите его с физлицом
3. 3
   Задайте имя входа и пароль или доменную аутентификацию
4. 4
   Назначьте профиль группы доступа с ролями продавца
5. 5
   Привяжите пользователя к магазину, складу и кассе ККМ
6. 6
   Войдите под новой учётной записью и проверьте доступные операции

Назначение ролей и профилей доступа

Никогда не назначайте роли напрямую через конфигуратор рабочей базе — в типовых решениях права настраиваются через профили групп доступа. Откройте «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Профили групп доступа». В типовой поставке обычно уже есть готовые профили: «Продавец», «Кассир», «Менеджер по продажам», «Кассир-операционист».

Если готовый профиль подходит, просто включите пользователя в соответствующую группу доступа. Если нужны отличия — скопируйте типовой профиль и скорректируйте копию: например, запретите изменение цен, возврат без чека или доступ к отчётам по выручке других смен.

Минимальный набор прав продавца обычно включает: оформление чеков и документов продажи, просмотр остатков и цен, работу с дисконтными картами. Права на изменение номенклатуры, ценообразование, закрытие смены и кассовую отчётность выдавайте только старшему продавцу или администратору точки.

Привязка к магазину, складу и кассе

Для розничной точки недостаточно одних ролей — продавца нужно привязать к конкретной торговой точке. В 1С:Розница откройте карточку пользователя и укажите настройки по умолчанию: магазин, склад, кассу ККМ, организацию. Эти значения будут подставляться в чеки и документы автоматически, что исключает ошибки выбора.

Если в базе несколько магазинов, настройте ограничение доступа на уровне записей: в профиле группы доступа укажите разрешённые значения по видам доступа «Магазины» и «Склады». Тогда продавец будет видеть остатки и документы только своей точки.

Для кассира дополнительно проверьте привязку рабочего места к конкретной кассе ККМ и эквайринговому терминалу. Обычно это делается в настройках РМК или в карточке рабочего места: компьютер кассы должен быть связан с нужной фискальной кассой, иначе чек не уйдёт на печать.

Настройка рабочего места кассира (РМК)

Если продавец работает за кассой, настройте рабочее место кассира. Откройте РМК под учётной записью администратора, перейдите в настройки и укажите: кассу ККМ, склад отгрузки, типы цен, шаблоны чеков, порядок поиска товара (по штрихкоду, наименованию, артикулу).

Проверьте подключение торгового оборудования: сканер штрихкодов, фискальный регистратор, дисплей покупателя, терминал эквайринга. В разделе «Подключаемое оборудование» каждое устройство должно иметь статус «подключено» и проходить тест.

Настройте быстрые клавиши и плитки товаров, если точка продаёт ходовой ассортимент без сканирования. Это сокращает время обслуживания и снижает количество ошибок при выборе позиций.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вход в базу

Норма

Пользователь входит под своим паролем, видит только свои разделы

Тревожный признак

Ошибка входа или видны административные разделы

Пробитие чека

Норма

Чек формируется, уходит на фискализацию, продавец указан корректно

Тревожный признак

Ошибка доступа к кассе или документ не проводится

Остатки и цены

Норма

Видны остатки только своего склада и актуальные цены

Тревожный признак

Видны чужие склады или цены не подставляются

Запреты

Норма

Изменение цен и номенклатуры недоступно

Тревожный признак

Продавец может редактировать справочники

Учёт продаж по продавцам и мотивация

Чтобы продажи фиксировались за конкретным сотрудником, включите в документах продажи указание продавца. В Рознице это делается автоматически по текущему пользователю либо через выбор продавца в чеке — удобно, когда за одной кассой работает несколько человек и нужно считать личные продажи каждого.

Для анализа используйте отчёты «Продажи по продавцам» или «Валовая прибыль по продавцам» — они есть в типовых поставках Розницы и Управления торговлей. Если планируется премиальная система, убедитесь, что в каждом чеке поле продавца заполнено, иначе отчёт покажет неполные данные.

Если продавец регистрируется по карте или штрихкоду в начале чека, проверьте, что соответствующая настройка включена в РМК, а карты сотрудников заведены в информационные карты с типом «Сотрудник» (в Рознице) или аналогичном справочнике.

Если за одной кассой работают несколько продавцов посменно, не создавайте одну общую учётную запись «Кассир». Раздельные учётные записи позволяют отследить, кто оформил конкретный возврат или отмену чека, и снимают большинство спорных ситуаций при инвентаризации кассы.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — пользователь создан, но не может войти: забыли снять флажок «Недействителен», не задали пароль или не добавили в группу доступа. Вторая типичная ситуация — продавец видит документы, но не может их провести: в профиле не хватает роли на добавление и изменение конкретного вида документов.

Обратная ошибка — избыточные права. Выдача профиля «Администратор» продавцу «на всякий случай» приводит к случайному изменению настроек, удалению данных и невозможности установить виновника. Принцип минимально необходимых прав здесь обязателен.

Учтите ограничение лицензий: каждый активный сеанс пользователя занимает клиентскую лицензию 1С. Если продавцов много, а лицензий не хватает, часть сотрудников не сможет войти одновременно — это не ошибка настройки, а ограничение лицензирования.

Проверка настроек перед запуском

Финальный этап — контрольная проверка. Выйдите из учётной записи администратора и войдите под созданным продавцом. Проверьте: открывается ли РМК, пробивается ли тестовый чек (с последующей отменой), видны ли остатки только своего склада, недоступны ли запрещённые разделы.

Оформите пробную продажу и возврат, закройте и откройте смену, если это входит в обязанности продавца. Сформируйте отчёт по продажам и убедитесь, что операции корректно отражаются за нужным сотрудником и магазином.

Зафиксируйте выданные права во внутреннем регламенте: какие профили назначены, к каким точкам привязан сотрудник, кто отвечает за смену пароля. При увольнении продавца не удаляйте пользователя — установите флажок «Недействителен» и смените пароль, чтобы сохранить историю документов.

Часто задаваемые вопросы

Чем отличается продавец от кассира в 1С:Розница?

Это разные профили доступа. Кассир работает в РМК: пробивает чеки, принимает оплату, вскрывает и закрывает смену. Продавец (менеджер по продажам) дополнительно может оформлять заказы, реализации, работать с клиентами. На практике одному сотруднику часто назначают оба профиля.

Почему продавец не видит товары на складе?

Чаще всего включено ограничение доступа на уровне записей, и склад не входит в разрешённые значения профиля. Проверьте в группе доступа вкладку «Ограничение доступа» и добавьте нужный склад. Также убедитесь, что склад не помечен как недействительный.

Можно ли запретить продавцу делать возвраты?

Да. Скопируйте типовой профиль продавца и уберите из копии права на документы возврата от покупателя и чеки на возврат. В Рознице дополнительно можно настроить подтверждение возврата администратором через настройки РМК.

Как привязать продажи к продавцу, если за кассой работают несколько человек?

Используйте выбор продавца в начале чека: заведите сотрудникам регистрационные карты или штрихкоды и включите соответствующую настройку РМК. Тогда каждый чек будет привязан к конкретному продавцу независимо от того, под чьей учётной записью открыта смена.

Что делать, если продавец уволился?

Не удаляйте пользователя и физическое лицо — на них ссылаются проведённые документы. Установите флажок «Недействителен» в карточке пользователя, смените пароль и исключите его из групп доступа. Данные о прошлых продажах при этом сохранятся в отчётах.

Нужна ли отдельная лицензия 1С на каждого продавца?

Лицензии 1С расходуются на одновременные сеансы, а не на количество заведённых пользователей. Создать в базе можно любое число учётных записей, но одновременно работать сможет столько сотрудников, сколько позволяют клиентские лицензии. При нехватке лицензий пользователь получит ошибку при входе.