Как настроить почту в 1С:УНФ — подробная инструкция

Встроенная почта в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) позволяет отправлять клиентам счета, акты, коммерческие предложения и уведомления прямо из документов, не переключаясь в отдельный почтовый клиент. Для этого в программе предусмотрено два вида учётных записей: системная — для служебных рассылок и уведомлений, и рабочая — для повседневной переписки сотрудников.

Настройка сводится к указанию адреса электронной почты, пароля и параметров серверов входящей (IMAP/POP3) и исходящей (SMTP) почты. В большинстве случаев УНФ подбирает настройки автоматически по домену почтового сервиса, но для корпоративных адресов параметры придётся ввести вручную.

Ниже разобраны оба сценария: настройка системного ящика для автоматических уведомлений и рабочего ящика для переписки, а также проверка результата и разбор типичных ошибок.

Что подготовить перед настройкой

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть: адрес электронной почты, пароль от ящика и доступ к интернету с компьютера, где работает 1С. Если используется корпоративная почта на собственном домене, запросите у администратора адреса серверов входящей и исходящей почты, порты и тип шифрования (SSL/TLS).

Важный нюанс: многие популярные почтовые сервисы (Яндекс, Mail.ru, Gmail) не разрешают подключение из сторонних программ по обычному паролю. Для них нужно создать отдельный пароль приложения в настройках безопасности почтового аккаунта и включить доступ по протоколам IMAP/SMTP. Обычный пароль от ящика в этом случае работать не будет — программа выдаст ошибку аутентификации.

Также проверьте, что у пользователя 1С есть права на работу с электронной почтой. В типовой поставке это входит в профили «Менеджер», «Администратор» и большинство рабочих ролей.

Настройка рабочей учётной записи для переписки

Рабочий ящик используется для отправки документов клиентам и ведения переписки внутри программы. Откройте раздел «Компания → Администрирование → Органайзер» и перейдите по ссылке «Учетные записи электронной почты». Нажмите «Создать».

В форме новой учётной записи заполните поля:

• Имя отправителя — то, что увидит получатель в поле «От кого», например название компании или ФИО менеджера;
• Адрес электронной почты — полный адрес ящика;
• Пароль — пароль от ящика или пароль приложения, если сервис его требует.

После заполнения нажмите «Далее» — УНФ попытается автоматически определить параметры серверов по домену адреса. Для Яндекса, Gmail, Mail.ru и других популярных сервисов это обычно срабатывает. Если автонастройка не удалась, программа откроет форму ручного ввода параметров.

1. 1
   Откройте «Администрирование → Органайзер → Учетные записи электронной почты»
2. 2
   Нажмите «Создать» и введите имя отправителя, адрес и пароль
3. 3
   Дождитесь автоматического подбора параметров серверов или введите их вручную
4. 4
   Нажмите «Проверить настройки» и убедитесь, что проверка пройдена
5. 5
   Сохраните учётную запись и отправьте тестовое письмо себе

Ручной ввод параметров серверов

Если автоматическая настройка не сработала, включите режим ручного ввода и укажите параметры серверов. Точные значения возьмите в справке вашего почтового сервиса или у системного администратора — не подбирайте порты наугад.

Между IMAP и POP3 для работы в УНФ предпочтителен IMAP: письма остаются на сервере, и переписка синхронизируется между 1С, веб-интерфейсом почты и телефоном. POP3 забирает письма в программу, и в обычном почтовом ящике они могут пропасть из папки «Входящие».

Для SMTP обязательно включите аутентификацию и укажите, что для входа на сервер отправки используются те же логин и пароль, что и для входящей почты, — это стандарт для большинства сервисов.

Настройка системной учётной записи для уведомлений

Системный ящик нужен не для переписки, а для служебных задач: автоматических уведомлений о событиях, рассылки заданий, оповещений по бизнес-процессам. Без него часть автоматических рассылок в УНФ работать не будет.

Откройте «Администрирование → Органайзер → Общие настройки» и найдите блок с системной учётной записью электронной почты. Нажмите на ссылку настройки и заполните параметры так же, как для рабочего ящика: адрес, пароль, серверы SMTP и (при необходимости) входящей почты.

Практическая рекомендация: заведите для системных уведомлений отдельный ящик, а не используйте личную почту директора или менеджера. Тогда служебные письма не смешаются с рабочей перепиской, а при смене сотрудника не придётся перенастраивать учётную запись.

Если в компании несколько менеджеров, создайте каждому свою учётную запись, а в настройках пользователя укажите его ящик основным. Тогда счета и акты будут уходить клиентам с адреса конкретного менеджера, и ответы клиентов попадут именно к нему.

Отправка документов и проверка результата

После настройки проверьте работу почты на реальном документе. Откройте любой счёт на оплату, нажмите кнопку отправки по электронной почте (значок конверта или команда «Отправить по e-mail» в меню «Ещё»). Программа сформирует письмо с вложением в формате PDF и подставит адрес из карточки контрагента.

Тему и текст письма можно отредактировать перед отправкой. Чтобы не писать одно и то же каждый раз, настройте шаблоны писем: они доступны в карточке учётной записи и в общих настройках органайзера. В шаблонах работают автоподстановки — номер документа, сумма, наименование контрагента.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проверка настроек в карточке учётной записи

Норма

Сообщение «Проверка выполнена успешно»

Тревожный признак

Ошибка аутентификации или «сервер не отвечает»

Тестовое письмо самому себе

Норма

Письмо приходит в папку «Входящие» в течение минуты

Тревожный признак

Письмо не приходит или попадает в спам

Отправка счёта контрагенту

Норма

Письмо в папке «Отправленные», PDF открывается

Тревожный признак

Ошибка отправки, пустое вложение

Входящая почта в УНФ

Норма

Новые письма появляются в разделе «Почта»

Тревожный признак

Папка пуста при наличии писем в ящике

Типичные ошибки и их решение

Самая частая проблема — ошибка аутентификации при верном пароле. Причина почти всегда в том, что почтовый сервис требует пароль приложения или запрещает доступ из сторонних программ. Зайдите в настройки безопасности ящика через веб-интерфейс, включите доступ по IMAP/SMTP и создайте отдельный пароль для 1С.

Вторая распространённая ситуация — «сервер не отвечает» или тайм-аут соединения. Проверьте, не блокирует ли порты 465/587/993 антивирус, брандмауэр Windows или корпоративный прокси. Добавьте 1С в исключения или разрешите исходящие соединения на нужные порты.

Если письма отправляются, но попадают клиентам в спам, проверьте имя отправителя (не должно быть бессмысленного набора символов), заполненность темы письма и репутацию домена. Для корпоративного домена убедитесь, что настроены записи SPF и DKIM — это задача администратора домена.

Границы самостоятельной настройки

Описанные действия безопасны и не затрагивают данные базы: в худшем случае почта просто не заработает, и настройку можно удалить. Однако есть ситуации, где лучше привлечь администратора или специалиста по 1С.

К ним относятся: корпоративный почтовый сервер с нестандартными сертификатами, настройка SPF/DKIM-записей домена, проблемы с маршрутизацией в локальной сети, а также доработка конфигурации для нестандартных рассылок. Вмешательство в сетевые настройки и DNS без опыта может нарушить работу всей почты компании, а не только 1С.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Ошибка аутентификации при верном паролеСоздайте пароль приложения в настройках безопасности почтового сервиса

Автонастройка не определила серверыВведите адреса серверов и порты вручную из справки почтового провайдера

Проверка зависает или «сервер не отвечает»Проверьте брандмауэр, антивирус и доступность портов 465/587/993

Письма приходят клиентам в спамОбратитесь к администратору домена для настройки SPF и DKIM

Частые вопросы

Можно ли настроить несколько почтовых ящиков в УНФ?

Да, количество учётных записей не ограничено. Каждому пользователю можно назначить свой ящик по умолчанию, а системная учётная запись настраивается отдельно и используется только для служебных уведомлений.

Почему программа не принимает правильный пароль от Яндекс.Почты?

Яндекс требует для сторонних программ отдельный пароль приложения. Создайте его в разделе безопасности аккаунта, включите доступ по IMAP и укажите в 1С именно этот пароль, а не основной.

Что выбрать при настройке — IMAP или POP3?

Для работы в УНФ удобнее IMAP: переписка синхронизируется с сервером и доступна из всех программ одновременно. POP3 имеет смысл только если нужно хранить письма локально и освобождать сервер.

Можно ли отправлять документы без настройки входящей почты?

Да, для отправки достаточно корректных параметров SMTP. Входящий сервер (IMAP/POP3) нужен только если вы хотите получать и читать письма прямо в 1С.

Письмо ушло, но вложение не открывается у клиента. В чём причина?

Чаще всего проблема на стороне получателя или в повреждении файла при формировании. Отправьте тестовое письмо себе и проверьте PDF. Если файл не открывается и у вас — обновите программу и повторите отправку.