Заявка на оплату в 1С: как сделать и провести платёж

Заявка на оплату в 1С оформляется документом «Заявка на расходование денежных средств». Он нужен, чтобы зарезервировать деньги под конкретный платёж, пройти согласование с руководителем или финансовым отделом и только после этого выпустить платёжное поручение. Такой механизм встроен в 1С:ERP, «Комплексную автоматизацию» и «Управление нашей фирмой», а в 1С:Бухгалтерии заявок нет — там платёж создаётся напрямую.

Работа с заявками строится по цепочке: инициатор создаёт заявку, указывает сумму, получателя и основание; документ проходит согласование; казначей или бухгалтер формирует на её основании списание денежных средств. Если заявка не согласована, система может заблокировать оплату — это зависит от настроек прав и маршрутов согласования.

Ниже разобрано, где находится документ, какие поля обязательны, как настроить согласование и как проверить, что заявка действительно оплачена, а не «зависла» в статусе.

Где находится заявка на оплату и в каких конфигурациях она есть

В 1С:ERP и «Комплексной автоматизации» заявки расположены в разделе «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств». В «Управлении нашей фирмой» ищите раздел «Деньги» или «Банк и касса» — название пункта меню зависит от версии. Если раздела «Казначейство» нет в интерфейсе, проверьте, включена ли функциональная опция «Заявки на расходование денежных средств» в настройках (раздел «НСИ и администрирование» → «Казначейство и взаиморасчёты»).

В 1С:Бухгалтерии документа «Заявка» нет: там оплата оформляется сразу платёжным поручением, а согласование при необходимости организуют внешними средствами или через сервис 1С:ДиректБанк с подписанием. Поэтому если вам нужен именно контроль платежей до их совершения, потребуется конфигурация с подсистемой казначейства.

Как создать заявку: пошаговый порядок

Откройте список заявок и нажмите «Создать». Форма документа содержит шапку с основными реквизитами и закладки с деталями платежа. Минимально необходимые поля: организация, получатель (контрагент или сотрудник), сумма, валюта, форма оплаты (безналичная или наличная) и операция — например, «Оплата поставщику», «Возврат покупателю», «Выдача подотчётному лицу».

От вида операции зависит состав полей. Для оплаты поставщику система попросит указать договор и может предложить распределить сумму по заказам или накладным. Для выдачи подотчётному — выбрать сотрудника и срок отчёта. Заполняйте операцию первой: тогда форма сразу покажет нужные реквизиты и вы не будете искать их по всем закладкам.

1. 1
   Откройте «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств» → «Создать»
2. 2
   Выберите операцию: «Оплата поставщику», «Прочие расходы» и т.д.
3. 3
   Укажите организацию, получателя, сумму и валюту платежа
4. 4
   Заполните форму оплаты, банковский счёт или кассу, статью движения денежных средств
5. 5
   Укажите основание: договор, заказ поставщику или счёт на оплату
6. 6
   Запишите документ и отправьте на согласование кнопкой в форме или через установку статуса
7. 7
   Проверьте, что заявка появилась в платёжном календаре с нужной датой

Ключевые поля и как их заполнять без ошибок

Статья движения денежных средств (ДДС) — обязательный аналитический разрез для платёжного календаря и отчёта о движении денег. Если статью не указать, платёж попадёт в отчёты «без статьи» и исказит план-фактный анализ. Дата платежа определяет, на какой день заявка резервирует деньги в платёжном календаре — ставьте реальную планируемую дату, а не день создания документа.

Основание платежа. Если заявка создаётся на основании заказа поставщику или счёта, сумма и получатель подставятся автоматически, а оплата «привяжется» к объекту расчётов. Это важно для автоматического зачёта авансов и корректного закрытия задолженности. Создавать заявку лучше кнопкой «Создать на основании» из исходного документа, а не с нуля.

Распределение по объектам. На закладке «Распределение» или «Расшифровка платежа» одну заявку можно разбить на несколько строк с разными договорами, заказами и статьями ДДС. Используйте это, когда один платёж закрывает несколько документов, — тогда зачёт пройдёт точно по каждому из них.

Согласование заявки

После заполнения заявка обычно имеет статус «Не согласована». Пока действует этот статус, создать на её основании оплату может быть запрещено настройками. Согласование оформляется либо сменой статуса вручную («Согласована» — доступно пользователям с соответствующей ролью), либо через маршрут согласования, если он настроен в системе.

Маршруты настраиваются по условиям: например, заявки до определённой суммы согласует финансовый контролёр, свыше — директор. Условия задаются по сумме, статье ДДС, подразделению-инициатору. Если в вашей компании маршрутов нет, но контроль нужен, минимальный вариант — разграничить права: инициаторы создают заявки, а статус «Согласована» ставит только казначей или руководитель.

Оплата заявки и контроль исполнения

Согласованная заявка оплачивается документами «Списание безналичных денежных средств» (или платёжным поручением с последующим списанием) и «Расходный кассовый ордер» — в зависимости от формы оплаты. Создавайте их кнопкой «Создать на основании» прямо из заявки: тогда система свяжет документы и будет отслеживать остаток к оплате.

Частичная оплата допустима: если оплачено меньше суммы заявки, остаток останется «к оплате» и будет виден в платёжном календаре. Когда заявка оплачена полностью, она закрывается автоматически или её можно закрыть вручную. Проверить исполнение помогают отчёты «Оплата заявок на расходование денежных средств» и «Платёжный календарь» — там видно, какие заявки согласованы, но не оплачены в срок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус заявки после оплаты

Норма

Заявка оплачена полностью или закрыта, остаток к оплате равен нулю

Тревожный признак

Статус «Согласована», но списание не создано — платёж фактически не ушёл

Платёжный календарь

Норма

Факт оплаты соответствует плану по дате и сумме

Тревожный признак

Заявка «висит» просроченной — деньги не списаны или документ оплаты не привязан к заявке

Расчёты с контрагентом

Норма

Аванс зачтён по связанному заказу или накладной

Тревожный признак

Задолженность дублируется — оплата создана без связи с основанием

Если заявку нужно изменить или отменить

Неоплаченную заявку можно отредактировать, но после согласования изменения обычно требуют повторного согласования — система сбрасывает статус или блокирует редактирование в зависимости от настроек. Частично оплаченную заявку уменьшить ниже уже оплаченной суммы нельзя.

Если платёк отменяется, заявку закрывают вручную с указанием причины (команда «Закрыть заявку» или установка статуса «Отклонена»). Не удаляйте заявки, по которым уже были движения: это нарушит связность учёта и платёжный календарь за прошлые периоды. Пометка на удаление допустима только для ошибочно созданных документов без оплат.

Полезно раз в неделю сверять список согласованных, но не оплаченных заявок с выпиской банка. Так выявляются «зависшие» платежи: заявка согласована, деньги по календарю зарезервированы, а списание бухгалтер так и не создал.

Частые вопросы

Можно ли оплатить заявку без согласования?

Технически — зависит от настроек. Если в системе включён контроль, документ оплаты по несогласованной заявке не проведётся. Если контроль не настроен, оплата пройдёт, но тогда заявки теряют смысл как инструмент контроля. Рекомендуется либо настроить права и статусы, либо не использовать заявки вовсе.

Чем заявка отличается от платёжного поручения?

Заявка — это внутреннее намерение потратить деньги: она резервирует сумму в платёжном календаре и проходит согласование, но не создаёт проводок и не уходит в банк. Платёжное поручение — это уже распоряжение банку на перечисление средств. Обычно поручение создаётся на основании согласованной заявки.

Почему заявка не видна в платёжном календаре?

Чаще всего не заполнена дата платежа или статья ДДС, либо заявка находится в статусе, который не участвует в планировании (например, «Не согласована» при соответствующих настройках). Проверьте также, что функциональная опция платёжного календаря включена.

Как оформить заявку на оплату сотруднику (под отчёт)?

Создайте заявку с операцией «Выдача денежных средств подотчётному лицу», укажите сотрудника, сумму и срок, на который выдаются деньги. После согласования оформите расходный кассовый ордер или перечисление на карту через списание со счёта. Закрывается такая выдача авансовым отчётом сотрудника.

Можно ли создать заявку сразу из счёта на оплату?

Да, и это рекомендуемый способ: откройте счёт или заказ поставщику и нажмите «Создать на основании» → «Заявка на расходование денежных средств». Получатель, сумма и объект расчётов подставятся автоматически, а оплата корректно свяжется с задолженностью.

Что делать, если заявку оплатили дважды?

Не удаляйте документы. Проверьте, какое списание ошибочное (обычно созданное вручную без связи с заявкой), свяжитесь с получателем о возврате и оформите возврат средств документом поступления. Чтобы ситуация не повторялась, создавайте оплаты только «на основании» заявки и контролируйте остаток к оплате в отчёте.