Забалансовые счета в 1С: как посмотреть остатки и обороты

Забалансовые счета используются для учёта имущества и обязательств, которые не принадлежат организации на праве собственности: арендованных основных средств, товаров на комиссии, материалов в переработке, списанной задолженности. В типовых конфигурациях 1С такие счета входят в план счетов, но данные по ним не всегда видны в привычных отчётах из-за настроек отбора и группировки.

Посмотреть забалансовые счета в 1С можно несколькими способами: через оборотно-сальдовую ведомость по конкретному счёту, через карточку счёта, через универсальный отчёт или через настройку общей ОСВ с включением забалансовых счетов. Выбор способа зависит от того, что именно нужно — итоговое сальдо, детализация по документам или аналитика по контрагентам и договорам.

Ниже разобраны конкретные действия для «1С:Бухгалтерии 8.3» (редакция 3.0), а также отличия для «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». Большинство шагов выполняются штатными средствами и не требуют доработки конфигурации.

Что такое забалансовые счета и где они находятся в плане счетов

Забалансовые счета — это счета, операции по которым не влияют на валюту баланса. В типовом плане счетов 1С они имеют признак «Забалансовый» и обычно трёхзначные коды: 001 «Арендованные основные средства», 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку», 004 «Товары, принятые на комиссию», 005 «Оборудование, принятое для монтажа», 006 «Бланки строгой отчётности», 007 «Списанная в убыток задолженность», 008 «Обеспечения обязательств полученные», 009 «Обеспечения обязательств выданные», 010 «Износ основных средств», 011 «Основные средства, сданные в аренду».

Открыть план счетов можно через раздел «Главное → План счетов». В таблице есть колонка «Забалансовый» — по ней легко отфильтровать нужные счета. Дополнительно в конфигурации могут присутствовать пользовательские забалансовые счета, добавленные бухгалтером, например для учёта НДС по авансам налогового агента или лизингового имущества.

Как посмотреть забалансовый счёт через оборотно-сальдовую ведомость по счёту

Это основной и самый быстрый способ. Перейдите в раздел «Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». В поле «Счёт» укажите нужный забалансовый счёт, например 001. Задайте период и нажмите «Сформировать». Отчёт покажет сальдо на начало и конец периода, а также обороты по дебету и кредиту.

Если по счёту ведётся аналитический учёт (по контрагентам, номенклатуре, договорам), раскройте детализацию через кнопку «Показать настройки» — на вкладке «Группировка» добавьте нужные субконто. Например, для счёта 001 имеет смысл сгруппировать данные по контрагентам и основным средствам, чтобы видеть, что арендовано у каждого арендодателя.

Проверить результат просто: если по счёту были движения, но отчёт пуст, чаще всего неверно указан период или выбрана другая организация в шапке отчёта. Также убедитесь, что не установлен отбор, скрывающий данные.

1. 1
   Откройте «Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»
2. 2
   В поле «Счёт» выберите забалансовый счёт, например 001 или 004
3. 3
   Укажите период и организацию
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте сальдо и обороты
5. 5
   При необходимости добавьте группировку по субконто в настройках

Как включить забалансовые счета в общую оборотно-сальдовую ведомость

Стандартная оборотно-сальдовая ведомость («Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость») по умолчанию формируется только по балансовым счетам. Чтобы увидеть забалансовые, откройте «Показать настройки» и на вкладке «Отбор» добавьте условие: «Счёт.Забалансовый = Да». После этого отчёт покажет только забалансовые счета либо, если убрать другие ограничения, все счета вместе.

В некоторых версиях конфигурации в настройках ОСВ доступен флажок или отдельный вариант отчёта «ОСВ по забалансовым счетам». Проверьте панель вариантов отчёта — типовая поставка часто содержит готовый вариант, который не требует ручной настройки отбора.

Такая ведомость удобна для сверки перед сдачей отчётности: она показывает, какие забалансовые счета имеют остатки и не требуют ли они списания (например, возвращённое арендодателю имущество, которое забыли снять со счёта 001).

Как посмотреть движения и документы по забалансовому счёту

Когда нужна не только сумма, но и состав операций, используйте отчёт «Карточка счёта» («Отчёты → Карточка счёта»). Укажите забалансовый счёт и период — отчёт покажет каждую проводку с датой, документом-основанием и содержанием операции. Из карточки можно перейти в сам документ двойным щелчком.

Для анализа по аналитике подойдут «Анализ счёта» и «Обороты между субконто». Первый показывает обороты в разрезе корреспондирующих счетов и субконто, второй — движения между значениями аналитики, что удобно для счёта 004 при отслеживании товаров комитента.

Альтернатива — «Универсальный отчёт» («Отчёты → Универсальный отчёт») по регистру бухгалтерии с отбором по забалансовому счёту. Он даёт максимально гибкую настройку колонок и отборов, но требует аккуратности: неверно выбранный период или ресурс приведёт к искажённым итогам.

Как посмотреть забалансовые счета в 1С:Комплексная автоматизация и ERP

В «1С:КА» и «1С:ERP» механика аналогична: регламентированные отчёты находятся в разделе «Бухгалтерский и налоговый учёт» или «Отчёты». Оборотно-сальдовая ведомость по счёту и карточка счёта работают так же, как в Бухгалтерии 8.3 — указываете забалансовый счёт и формируете отчёт.

Отличие в том, что часть забалансовых операций в ERP-конфигурациях отражается в оперативных регистрах (например, товары на ответственном хранении могут учитываться в складских регистрах), а в бухгалтерский учёт попадают при проведении регламентных документов. Поэтому расхождение между складскими отчётами и ОСВ по забалансовому счёту — не всегда ошибка: проверьте, проведены ли документы отражения в регламентированном учёте.

Сравнение вариантов

ОСВ по счёту

Быстрый просмотр сальдо и оборотов по одному забалансовому счёту; не показывает документы

Карточка счёта

Детализация до каждой проводки и документа; неудобна для итоговой картины по всем счетам

Общая ОСВ с отбором «Забалансовый = Да»

Сводная картина по всем забалансовым счетам; требует ручной настройки отбора

Универсальный отчёт

Максимальная гибкость отборов и колонок; выше риск ошибки в настройках

Типичные ошибки и ограничения при работе с забалансовыми счетами

Самая частая ситуация — пользователь не видит забалансовые счета в общей ОСВ и считает, что учёт не ведётся. На деле отчёт просто сформирован без соответствующего отбора. Вторая типичная ошибка — ручные операции по забалансовым счетам без заполнения субконто: сальдо по счёту есть, но аналитическая расшифровка по контрагентам пуста, и сверка с арендодателем становится невозможной.

Ограничение типовых отчётов: забалансовые счета не попадают в бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах — это норма, а не ошибка программы. Данные по ним раскрываются в справках и пояснениях к отчётности, которые в 1С формируются отдельно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счёту 001 на конец периода

Норма

Совпадает с перечнем арендованного имущества по договорам

Тревожный признак

Есть остатки по возвращённым объектам или пусто при действующей аренде

Заполненность субконто в карточке счёта

Норма

У каждой проводки указаны контрагент/договор/объект

Тревожный признак

Проводки с пустой аналитикой

Соответствие складским данным (ERP/КА)

Норма

Забалансовые остатки сходятся с оперативными регистрами

Тревожный признак

Расхождения без непроведённых регламентных документов

Когда забалансового счёта нет и что делать

Если нужного забалансового счёта нет в плане счетов, его можно добавить вручную: в плане счетов создайте новый счёт, установите признак «Забалансовый» и задайте нужные субконто. Это штатная возможность, не требующая изменения конфигурации. Однако учтите: типовые документы не будут автоматически формировать проводки по пользовательскому счёту — движения придётся вводить операциями вручную или дорабатывать проведение документов.

Перед добавлением собственного счёта проверьте, не решается ли задача существующими средствами: субсчетами к типовым забалансовым счетам или дополнительной аналитикой. Избыточные самодельные счета усложняют сверку и обновление конфигурации.

Полезно сохранить настроенный вариант ОСВ с отбором по забалансовым счетам как отдельный вариант отчёта через «Ещё → Сохранить вариант отчёта». Тогда сверка перед отчётным периодом будет занимать одну минуту.

Частые вопросы

Почему в оборотно-сальдовой ведомости не видно забалансовых счетов?

Стандартная ОСВ по умолчанию строится только по балансовым счетам. Откройте настройки отчёта и добавьте отбор «Счёт.Забалансовый = Да» или воспользуйтесь готовым вариантом отчёта по забалансовым счетам, если он есть в поставке.

Можно ли выгрузить остатки по забалансовым счетам в Excel?

Да. Сформируйте ОСВ по счёту или общую ОСВ с отбором и сохраните табличный документ через «Файл → Сохранить как» в формате Excel. Все группировки и итоги сохранятся.

Почему по забалансовому счёту нет корреспондирующего счёта в проводке?

Это норма: забалансовые счета не участвуют в двойной записи. Операция отражается только по дебету или только по кредиту забалансового счёта без корреспонденции.

Как найти документ, который сформировал остаток по счёту 001?

Откройте «Отчёты → Карточка счёта», укажите счёт 001 и период. В отчёте будут перечислены все документы с проводками; двойной щелчок по строке открывает документ.

Влияют ли забалансовые счета на налоговую отчётность и баланс?

Нет, забалансовые счета не попадают в баланс и не влияют на финансовый результат. Их данные раскрываются в пояснениях к отчётности, но для налоговых расчётов напрямую не используются.

Что делать, если на забалансовом счёте «висит» старый остаток?

Найдите первичный документ через карточку счёта, сверьте с договором и фактическим наличием имущества. Если имущество возвращено или обязательство прекращено, оформите списание документом «Операция, введённая вручную» с заполненной аналитикой.