Выдача займа учредителю: отражение в 1С

Займ учредителю — распространённая операция: компания выдаёт деньги собственнику на личные цели или наоборот получает от него финансирование. В этой статье разберём первый случай — когда организация выдаёт заём учредителю, и как это корректно отразить в 1С:Бухгалтерии 8.3.

Ключевой момент — выбор счёта учёта. Он зависит от того, является ли учредитель сотрудником организации. Если учредитель не состоит в штате, заём отражается на счёте 58.03 «Предоставленные займы». Если учредитель одновременно является работником (например, директор), применяется счёт 73.01 «Расчёты по предоставленным займам».

Второй важный вопрос — процентный или беспроцентный заём выдаётся. От этого зависит, возникнет ли у учредителя материальная выгода, с которой нужно удержать НДФЛ, и какие проводки формировать ежемесячно.

Что оформить до отражения займа в 1С

Прежде чем вносить документы в программу, убедитесь, что заём оформлен юридически корректно. Обязателен письменный договор займа — даже если учредитель единственный и фактически выдаёт деньги «сам себе». Организация и учредитель — разные лица, и сделка между ними требует документального оформления.

В договоре укажите: сумму займа, срок возврата, процентную ставку (или прямо пропишите, что заём беспроцентный), порядок выдачи и погашения. Если условие о процентах отсутствует, по умолчанию заём может считаться процентным по ключевой ставке — поэтому формулировка «беспроцентный» важна.

Для заёмщика-учредителя с долей более 50% существует налоговый риск: если заём не будет возвращён и компания простит долг, у учредителя возникнет доход, облагаемый НДФЛ. Заранее продумайте, как будет погашаться заём.

Выбор счёта учёта: 58.03 или 73.01

Правильный счёт определяется статусом заёмщика в организации:

• Счёт 58.03 «Предоставленные займы» — если учредитель не является сотрудником компании. Заём рассматривается как финансовое вложение.
• Счёт 73.01 «Расчёты по предоставленным займам» — если учредитель работает в организации по трудовому договору (в том числе как директор).

Аналитика различается: на 58.03 учёт ведётся по контрагентам и договорам, на 73.01 — по сотрудникам. Поэтому физическое лицо должно быть корректно заведено в соответствующем справочнике 1С: «Контрагенты» или «Сотрудники».

Сравнение вариантов учёта

Счёт 58.03

Учредитель не сотрудник. Аналитика по контрагенту и договору. Проценты — прочий доход на 91.01.

Счёт 73.01

Учредитель — сотрудник (включая директора). Аналитика по сотруднику. Удобно удерживать задолженность из зарплаты.

Как отразить выдачу займа

Если деньги перечислены с расчётного счёта, создайте документ «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Вид операции — «Выдача займа контрагенту» (для счёта 58.03) или «Расчёты по кредитам и займам» с ручным указанием счёта 73.01, если заём выдан сотруднику-учредителю.

Проводка будет: Дт 58.03 (73.01) — Кт 51. В поле контрагента выберите физическое лицо-учредителя, укажите договор займа. Если выдача происходит через кассу, используйте «Расходный кассовый ордер» с аналогичной операцией — корреспонденция будет с Кт 50.01.

При загрузке выписок из клиент-банка проверьте, что программа правильно определила вид операции. По физическим лицам 1С нередко подставляет «Прочее списание», и счёт расчётов приходится исправлять вручную.

1. 1
   Проверьте наличие учредителя в справочнике «Контрагенты» или «Сотрудники»
2. 2
   Создайте договор займа в карточке контрагента с видом «Прочее»
3. 3
   Сформируйте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Выдача займа контрагенту»
4. 4
   Укажите счёт расчётов 58.03 или 73.01 и проверьте проводку Дт 58.03 (73.01) — Кт 51
5. 5
   Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту и сверьте остаток с суммой договора

Начисление процентов по займу

Если заём процентный, проценты начисляются ежемесячно, независимо от того, когда учредитель фактически их уплатит. В 1С:Бухгалтерии автоматического документа для этого нет — используйте «Операции, введённые вручную» (раздел «Операции»).

Проводка: Дт 76.09 (или 73.01, если сотрудник) — Кт 91.01 «Прочие доходы». Сумма рассчитывается по формуле: сумма займа × ставка / 365 × количество дней в месяце. Расчёт рекомендуется оформить бухгалтерской справкой и приложить к операции.

Поступление процентов отразите документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Прочее поступление» или «Поступления по кредитам и займам», указав тот же счёт расчётов, что и при начислении. Для целей налога на прибыль проценты включаются во внереализационные доходы; при УСН — в доходы на дату фактического поступления денег.

Беспроцентный заём и материальная выгода

При беспроцентном займе (или займе со ставкой ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ) у учредителя-физлица возникает материальная выгода от экономии на процентах. Она облагается НДФЛ по ставке 35%. Организация как налоговый агент обязана исчислить и удержать этот налог.

Материальная выгода рассчитывается на последний день каждого месяца пользования займом. В 1С:Бухгалтерии (без зарплатного блока) расчёт и удержание НДФЛ придётся отражать вручную через операции и регистры НДФЛ. В 1С:ЗУП для сотрудников материальная выгода рассчитывается автоматически документом «Заём сотруднику» и операцией начисления НДФЛ.

Возврат займа и типичные ошибки

Возврат оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» (или «Приходный кассовый ордер») с видом операции «Возврат займа контрагентом» — проводка Дт 51 — Кт 58.03 (73.01). Сумма возврата не является доходом организации и налогом не облагается: облагаются только проценты.

После полного погашения сформируйте ОСВ по счёту 58.03 (73.01) и убедитесь, что остаток нулевой. Если заём частично прощён, оформите соглашение о прощении долга: списание отразится проводкой Дт 91.02 — Кт 58.03, а у учредителя возникнет облагаемый НДФЛ доход.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 58.03 / 73.01

Норма

Остаток равен непогашенной сумме займа по договору

Тревожный признак

Остаток не сходится с договором или разнесён по дублям контрагентов

Карточка счёта 91.01

Норма

Ежемесячно начисляются проценты (при процентном займе)

Тревожный признак

Проценты отсутствуют при наличии ставки в договоре

Регистры НДФЛ

Норма

Ежемесячно исчислен НДФЛ 35% с матвыгоды (при беспроцентном займе)

Тревожный признак

Записей нет, хотя заём беспроцентный

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать заём учредителю наличными из кассы?

Да, через расходный кассовый ордер с проводкой Дт 58.03 (73.01) — Кт 50.01. Учтите ограничение: наличные расчёты по договору займа между организацией и физлицом допустимы, но если заём выдаётся за счёт наличной выручки, ЦБ ограничивает такие траты — целевое использование наличной выручки на выдачу займов разрешено, однако суммы свыше 100 000 руб. по одному договору между юрлицами запрещены (к физлицам этот лимит не относится).

Облагается ли выдача займа НДС?

Выдача и возврат займа НДС не облагаются. Проценты по денежным займам также освобождены от НДС (пп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ).

Что делать, если учредитель не вернул заём в срок?

Задолженность продолжает числиться на счёте 58.03 (73.01). Проценты, если они предусмотрены, начисляйте дальше. По истечении срока исковой давности (3 года) долг списывается на 91.02, а у учредителя возникает доход, с которого организация должна сообщить о невозможности удержать НДФЛ.

Можно ли удерживать возврат займа из зарплаты учредителя-директора?

Да, если он сотрудник и заём учитывается на 73.01. Основание — заявление работника или соглашение. Стандартные ограничения ТК на удержания (20% или 50%) на добровольное погашение займа по заявлению работника, как правило, не распространяются, но формулировку лучше согласовать с кадровым учётом.

Нужно ли отражать заём учредителю в 1С:ЗУП?

Если учредитель — сотрудник и заём беспроцентный или льготный, удобно оформить документ «Заём сотруднику» в ЗУП: программа автоматически рассчитает материальную выгоду и НДФЛ 35% при каждом расчёте зарплаты. Сама выдача денег при этом всё равно отражается в бухгалтерской программе.

Как отразить заём в неденежной форме (имуществом)?

Передача имущества отражается как выбытие актива с признанием задолженности по договору займа. Возврат аналогичным имуществом — поступлением. Учтите, что передача имущества в заём может иметь НДС-последствия: освобождение по пп. 15 п. 3 ст. 149 НК РФ распространяется на денежные займы, поэтому по неденежным операциям рекомендуется консультация налогового специалиста.