Выдача под отчет: какой счет использовать в 1С

Выдача денежных средств сотруднику на хозяйственные нужды, командировку или закупку материалов — стандартная хозяйственная операция, которая в бухгалтерском учете всегда проходит через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В программах 1С (Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей, ERP) этот счет подставляется автоматически при правильном выборе вида операции, но ошибки в настройке приводят к зависшим остаткам и неверной аналитике.

Ключевой момент: счет 71 — активно-пассивный. Дебетовое сальдо означает долг сотрудника перед организацией (выдано, но не отчитался), кредитовое — долг организации перед сотрудником (он потратил свои деньги, и ему должны возместить перерасход). Аналитика ведется по каждому подотчетному лицу отдельно, поэтому в справочнике «Физические лица» или «Сотрудники» должен быть корректно заведен каждый получатель.

Ниже разобрано, какими документами оформляется выдача, какие проводки формируются в разных сценариях, как проверить остатки и какие ошибки встречаются чаще всего.

Какой счет применяется для подотчетных сумм

Основной и единственный счет для расчетов с подотчетными лицами — 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по Плану счетов бухгалтерского учета. В 1С:Бухгалтерии субсчета к нему не создаются, вся детализация идет через субконто «Работники организации» (в некоторых конфигурациях — «Подотчетные лица»).

Корреспондирующий счет зависит от способа выдачи: 50 «Касса» — при выдаче наличных, 51 «Расчетные счета» — при перечислении на карту сотрудника, 55 «Специальные счета в банках» — при выдаче через корпоративную карту. Некоторые организации в рабочем плане счетов добавляют субсчета 71.01 «Расчеты по командировкам» и 71.02 «Расчеты по хозяйственным нуждам» — это допустимо, но требует отражения в учетной политике.

Выдача наличных из кассы

Наличная выдача оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (в 1С:Бухгалтерии 8.3 — раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). В поле «Вид операции» выбирается «Выдача денежных средств подотчетному лицу». После этого программа автоматически подставляет счет 71 в дебет проводки.

Проводка: Дт 71 — Кт 50.01 на сумму выдачи. В документе обязательно указывается получатель из справочника физических лиц, основание (по приказу, заявлению) и реквизиты паспорта получателя для печатной формы РКО.

1. 1
   Проверьте, нет ли за сотрудником непогашенной задолженности по предыдущим авансам (отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71»).
2. 2
   Создайте документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу».
3. 3
   Укажите сотрудника, сумму, основание выдачи.
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 71 — Кт 50.01 по кнопке «Дт/Кт».
5. 5
   Распечатайте РКО и получите подпись получателя.

Выдача на банковскую карту сотрудника

Перечисление подотчетных сумм на карту оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Проводка аналогичная: Дт 71 — Кт 51. В документе заполняется получатель, его банковские реквизиты или карта, назначение платежа.

Важно: в назначении платежа следует прямо указывать, что это подотчетные средства (например, «выдача под отчет на хозяйственные расходы»), чтобы банк и налоговая не трактовали перевод как доход физического лица. Признак дохода возникнет только если сотрудник не отчитается и долг будет списан.

Закрытие подотчета: авансовый отчет

Выданная сумма закрывается документом «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса» в зависимости от конфигурации). В нем указывается подотчетное лицо, перечень понесенных расходов с подтверждающими документами и сумма. Проводки зависят от характера расхода.

Типовая корреспонденция при списании: Дт 10 (материалы), Дт 26/44 (общехозяйственные или командировочные расходы), Дт 19 (НДС по счетам-фактурам) — Кт 71. Если сотрудник потратил меньше выданного, остаток возвращается в кассу (Дт 50 — Кт 71) или удерживается из зарплаты по заявлению. Если потратил больше — перерасход выдается сотруднику (Дт 71 — Кт 50/51).

Перед проведением авансового отчета сверьте сумму по документу с остатком по счету 71 в разрезе конкретного сотрудника. Если авансов несколько, 1С закрывает их по FIFO — при нестыковках удобно вручную указать, какой аванс погашается.

Как проверить остатки по подотчетным лицам

Контроль расчетов ведется стандартными отчетами: «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71», «Анализ счета 71» и «Карточка счета 71». ОСВ показывает сводную картину по всем сотрудникам, анализ счета — детализацию по каждому лицу с разворотом по корреспондирующим счетам.

Тревожные признаки: дебетовое сальдо, которое не двигается несколько месяцев (сотрудник не отчитался), кредитовое сальдо без последующей выплаты (перерасход не возмещен), развернутое сальдо одновременно по дебету и кредиту у одного лица (неправильное закрытие авансов). Кредитовое сальдо по 71 в целом по счету без развёртки по лицам в балансе недопустимо — оно должно показываться развернуто.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводка документа выдачи

Норма

Дт 71 — Кт 50.01 или 51, субконто — конкретный сотрудник

Тревожный признак

Счет 71 отсутствует, вместо него 60, 76 или 70

ОСВ по счету 71

Норма

Сальдо развернуто по сотрудникам, нет одновременного дебета и кредита по одному лицу

Тревожный признак

Свернутое сальдо, «висящие» суммы старше установленного срока отчетности

Закрытие месяца

Норма

Авансовый отчет проведен, остаток по сотруднику равен невозвращенной сумме

Тревожный признак

Остаток не меняется после проведения авансового отчета

Типичные ошибки при учете подотчетных сумм

Самая частая ошибка — выдача под отчет через счет 76 или напрямую на расходы, минуя 71. Это искажает дебиторскую задолженность и ломает контроль по сотрудникам. Вторая распространенная проблема — дубли физических лиц в справочнике: один и тот же сотрудник заведен дважды, и аванс висит на одной карточке, а отчет проведен по другой.

Еще одна ошибка — списание неотчетных сумм на расходы без удержания из зарплаты. Если сотрудник не отчитался и не вернул деньги, сумма становится его доходом с начислением НДФЛ и страховых взносов — механическое списание на 91.02 без удержания налога приведет к претензиям при проверке.

Особенности в разных конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8.3 весь цикл — РКО/списание со счета → авансовый отчет → возврат или доплата. В 1С:Управление торговлей и ERP подотчетные суммы оформляются через «Выдачу денежных средств подотчетному лицу» и «Авансовый отчет» в разделе казначейства, при этом счета учета формируются при обмене с бухгалтерией или при отражении в регламентированном учете.

В конфигурациях с зарплатным блоком (ЗУП) подотчетные суммы напрямую не учитываются — там только отражается удержание невозвращенных авансов из зарплаты и начисление НДФЛ на доход сотрудника при списании долга. Передача данных в бухгалтерию идет через документ «Отражение зарплаты в учете».

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник получает наличные из кассыРасходный кассовый ордер, проводка Дт 71 — Кт 50.01

Деньги перечисляются на карту сотрудникаСписание с расчетного счета с видом «Перечисление подотчетному лицу», Дт 71 — Кт 51

Сотрудник принес чеки и отчитываетсяАвансовый отчет, Дт счетов затрат — Кт 71

Осталась неизрасходованная суммаПриходный кассовый ордер Дт 50 — Кт 71 или удержание из зарплаты по заявлению

FAQ по выдаче под отчет в 1С

Можно ли выдать под отчет, если сотрудник не отчитался по прошлому авансу?

Формально законодательный запрет снят, но внутренним положением организации такое ограничение обычно закрепляется. В 1С блокировки нет — контроль ведется вручную через ОСВ по счету 71 перед каждой выдачей.

Куда списать подотчетную сумму, если сотрудник уволился и не отчитался?

Сначала сумма удерживается из расчета при увольнении (в пределах допустимых ограничений по ТК). Невзысканный остаток списывается на Дт 91.02 с признанием дохода бывшему сотруднику и начислением НДФЛ и взносов, если долг не взыскивается через суд.

Какой счет использовать для подотчета в валюте?

Тот же счет 71 — он валютный, при выдаче валюты из кассы проводка идет Дт 71 — Кт 50.21 (или 50.22), авансовый отчет переоценивает сумму по курсу на дату утверждения, разницы попадают на 91 счет.

Почему в ОСВ по 71 одновременно дебет и кредит у одного сотрудника?

Авансовый отчет проведен без зачета конкретного аванса или по дублю карточки сотрудника. Откройте карточку счета по этому лицу, найдите незакрытые документы и перепроведите авансовый отчет с указанием нужного аванса либо объедините дубли в справочнике.

Обязательно ли заявление от сотрудника на выдачу под отчет?

Обязательная форма заявления отменена: достаточно распорядительного документа руководителя (приказа, служебной записки). Однако многие организации сохраняют заявление, так как в нем удобно фиксировать сумму, срок отчетности и подпись получателя.