Учет и Финансы · 9 мин
Как провести возврат денег в 1С: пошаговая инструкция
Как провести возврат денег в 1С: оформление возврата товара, кассовый чек возврата, возврат на расчетный счет и по эквайрингу. Пошаговые инструкции и ошибки.
Возврат денег покупателю — одна из операций, которая чаще всего вызывает вопросы у пользователей 1С. Причина в том, что одной кнопкой «вернуть деньги» здесь не обойтись: нужно корректно оформить сам возврат товара, закрыть задолженность, выдать деньги через кассу или банк и при необходимости пробить чек возврата на онлайн-кассе.
Последовательность действий зависит от конфигурации (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация, Розница, Бухгалтерия) и от способа оплаты: наличные, эквайринг, безналичный перевод. Ниже разобраны основные сценарии на примере типовых конфигураций 1С — УТ 11, КА 2 и ERP 2, где механизм возвратов наиболее развит.
Общий принцип одинаков во всех решениях: сначала фиксируется факт возврата товара документом «Возврат товаров от клиента», затем на его основании оформляется расход денежных средств. Если пропустить первый шаг и просто выдать деньги, в учете останется «висеть» долг клиента, а складские остатки не восстановятся.
Какой документ оформить в первую очередь
Начинать нужно с документа, который отражает возврат товара или отказ от услуги. В УТ 11, КА 2 и ERP 2 это «Возврат товаров от клиента» (раздел «Продажи»). В «1С:Бухгалтерии» — «Возврат товаров от покупателя». Этот документ делает три вещи: возвращает товар на склад, сторнирует выручку и формирует задолженность организации перед клиентом.
Удобнее всего создавать возврат на основании исходной реализации: откройте документ «Реализация товаров и услуг» и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от клиента». Программа автоматически перенесет номенклатуру, цены и суммы — останется только скорректировать количество возвращаемого товара.
В поле «Способ компенсации» (или «Порядок расчетов», в зависимости от версии) укажите, что происходит с долгом: «Вернуть денежные средства» — если клиенту возвращаются деньги, или «Оставить в качестве аванса» — если сумма зачитывается в счет будущих покупок. От этого выбора зависит, какие документы понадобятся дальше.
Возврат наличных через кассу
Если покупатель платил наличными и деньги возвращаются из кассы, оформляется «Расходный кассовый ордер» (раздел «Казначейство» → «Кассовые ордера»). Создайте его на основании возврата товаров — тогда документ основания, сумма и контрагент подставятся автоматически.
В РКО проверьте: вид операции — «Возврат денежных средств покупателю», статья движения денежных средств — соответствующая возвратам, касса — та, из которой физически выдаются деньги. После проведения задолженность перед клиентом закроется, что можно увидеть в отчете «Ведомость расчетов с клиентами».
Если продажа была розничной и пробивалась через онлайн-кассу, простого РКО недостаточно — нужен чек возврата. В «1С:Розница» и в УТ с подключенной ККТ чек возврата оформляется документом «Чек ККМ» со статусом возврата или через «Возврат товаров от клиента» с последующей пробитием чека из рабочего места кассира.
- 1Создайте «Возврат товаров от клиента» на основании реализации
- 2Укажите способ компенсации «Вернуть денежные средства» и проведите документ
- 3Сформируйте «Расходный кассовый ордер» на основании возврата
- 4При розничной продаже пробейте чек возврата на ККТ
- 5Проверьте закрытие задолженности в отчете по расчетам с клиентами
Возврат на банковскую карту и по эквайрингу
Когда покупатель оплачивал картой, деньги по правилам эквайринга возвращаются на ту же карту. В 1С для этого используется документ «Операция по платежной карте» с видом операции «Возврат денежных средств покупателю». Его также удобно создавать на основании возврата товаров.
В документе укажите договор эквайринга, сумму возврата и ссылку на исходную операцию оплаты, если программа ее запрашивает. После проведения документа деньги физически вернутся клиенту в сроки, установленные банком-эквайером — обычно это несколько рабочих дней, и ускорить процесс из 1С нельзя.
Обратите внимание: эквайринговая комиссия при возврате, как правило, не возвращается банком. В учете это отражается отдельно — комиссия остается в расходах, а клиенту возвращается полная сумма чека. Не уменьшайте сумму возврата на комиссию, иначе возникнет разница в расчетах.
Возврат по безналичному расчету
Для юридических лиц и ИП возврат оформляется документом «Списание безналичных денежных средств» с видом операции «Возврат денежных средств покупателю». Создайте его на основании возврата товаров, укажите расчетный счет организации и счет получателя.
Если используется обмен с банком (клиент-банк или DirectBank), документ можно выгрузить как платежное поручение. После подтверждения выписки статус документа обновится, и движение денег отразится в учете. До получения выписки не спешите проводить документ как исполненный — иначе при отказе банка придется делать сторнирование.
Назначение платежа заполняйте корректно: «Возврат денежных средств по договору № … от …, возврат товара, НДС …». Банки и налоговые органы обращают внимание на формулировки, а некорректное назначение может привести к вопросам при проверке или к блокировке платежа по 115-ФЗ.
Как выбрать документ возврата денег
Особенности в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» механика проще, но логика та же. Возврат товара оформляется документом «Возврат товаров от покупателя» (раздел «Продажи»), который сторнирует реализацию и НДС. На его основании создается «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета» с видом операции «Возврат покупателю».
Проверьте корреспонденцию счетов: возврат товара формирует сторно по дебету 62 и кредиту 90, а выдача денег закрывает задолженность на 62 счете. Если вместо сторно программа сделала «красные» проводки с неожиданными счетами, проверьте настройки счетов учета расчетов с контрагентами.
Для НДС возврат товара дает право на вычет: в книге покупок отражается ранее начисленный налог. Это происходит автоматически при проведении документа возврата в корректном периоде. Если возврат относится к прошлому кварталу, уточненная декларация обычно не требуется — вычет отражается в периоде возврата, но при сомнениях проконсультируйтесь с бухгалтером по НДС.
Проверка результата и типичные ошибки
После оформления всех документов обязательно проверьте три вещи. Первое — остатки на складе: возвращенный товар должен появиться в отчете «Остатки товаров на складах». Второе — расчеты с клиентом: в отчете «Ведомость расчетов с клиентами» или ОСВ по 62 счету долг перед покупателем должен быть закрыт. Третье — касса и банк: сумма в кассовой книге или выписке должна уменьшиться на сумму возврата.
Если возврат пробивался через ККТ, сверьте Z-отчет за день: сумма возвратов в отчете должна совпадать с документами в 1С. Расхождение означает, что чек пробит мимо учетной системы или документ не проведен.
Как проверить результат
Возвращенный товар виден в отчете по остаткам
Товар не оприходован — возврат не проведен или не заполнен склад
Задолженность перед покупателем равна нулю
Сумма «висит» — расходный документ не связан с возвратом
Сумма возвратов в Z-отчете совпадает с документами
Расхождение — чек пробит вне учетной системы
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуть деньги, если чек пробит в прошлом месяце?
Да, срок давности продажи не мешает оформить возврат в 1С. Создайте «Возврат товаров от клиента» текущей датой на основании старой реализации. Чек возврата на ККТ пробивается датой фактического возврата. Учтите только налоговые последствия: сторнирование выручки и вычет НДС попадут в период возврата.
Что делать, если покупатель оплатил картой, а просит вернуть наличными?
По правилам платежных систем возврат должен идти тем же способом, которым была оплата. Выдача наличных при оплате картой — нарушение договора эквайринга и может привести к штрафам от банка. Оформляйте возврат через документ «Операция по платежной карте» на ту же карту.
Почему после возврата в расчетах с клиентом осталась сумма?
Чаще всего расходный документ (РКО или списание) создан не на основании возврата и поэтому не связан с ним. Откройте документ оплаты, проверьте поле «Документ основания» и вид операции — должен быть «Возврат денежных средств покупателю». После перепроведения задолженность закроется.
Как оформить частичный возврат, если клиент вернул не весь товар?
Создайте возврат на основании реализации и в табличной части удалите лишние строки или скорректируйте количество — оставьте только фактически возвращаемые позиции. Сумма денежного возврата подставится по строкам возврата автоматически.
Нужно ли пробивать чек возврата при безналичной оплате от юрлица?
Если расчет с организацией прошел без применения ККТ (оплата по счету на расчетный счет), то и возврат оформляется без чека — только банковскими документами. Чек возврата нужен в тех случаях, когда исходная оплата пробивалась через кассу, например при оплате картой физлицом.
Что важно запомнить
Возврат денег в 1С всегда начинается с документа возврата товара, а выдача денег оформляется отдельным расходным документом по способу оплаты: РКО для наличных, операция по платежной карте для эквайринга, списание безналичных для перевода. После оформления сверьте склад, расчеты с клиентом и данные ККТ.