Воинский учет в 1С 8.3 ЗУП: пошаговое заполнение

Воинский учет в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 ведется в разрезе каждого сотрудника и позволяет формировать отчетность для военкоматов без ручных таблиц. Программа хранит данные о военнообязанных и призывниках, автоматически заполняет сведения по формам № 10 и № 11, а также карточку формы № 10 в личном деле работника.

Чтобы система корректно считала состав военнообязанных, недостаточно один раз ввести данные — нужно правильно настроить учет, заполнить сведения в карточке сотрудника и регулярно актуализировать изменения: призыв, снятие с учета, изменение семейного положения или образования. Ниже разобран полный порядок действий от настройки до сдачи отчетности.

Настройка воинского учета в программе

Перед началом работы проверьте, что функциональность воинского учета включена. Перейдите в раздел «Настройка» — «Реквизиты и настройки» — «Воинский учет» (в некоторых релизах путь проходит через «Настройка» — «Кадровый учет»). Убедитесь, что соответствующая опция активна, иначе вкладка «Воинский учет» в карточке сотрудника будет недоступна.

Также заполните в карточке организации сведения об ответственном за воинский учет: эти данные подставляются в отчеты для военкомата. Откройте «Настройка» — «Организации», выберите организацию и на вкладке «Воинский учет» укажите должность и ФИО ответственного лица, а при необходимости — сведения о военкомате, в который подаются отчеты.

Заполнение сведений о воинском учете в карточке сотрудника

Основная работа ведется в карточке сотрудника. Откройте «Кадры» — «Сотрудники», выберите работника и перейдите по ссылке «Воинский учет» (в ряде версий — вкладка или команда «Оформить документ» — «Воинский учет»). Откроется форма с полями, которые заполняются на основании военного билета или удостоверения призывника.

Заполните поля последовательно:

• Категория запаса — выбирается из списка (1, 2, 3 разряд или категория) по данным военного билета;
• Воинское звание — выбирается из классификатора званий;
• Состав (профиль) — например, командный, солдаты, сержанты;
• ВУС — военно-учетная специальность: вводится код цифрами и буквами, при необходимости уточняется полное наименование;
• Годность к военной службе — категория А, Б, В, Г или Д;
• Военкомат — наименование военкомата по месту жительства сотрудника;
• Состоит на воинском учете — общий или специальный учет;
• Отметка о снятии с воинского учета — заполняется при снятии.

Для призывников (не проходивших службу) вместо категории запаса указывается статус «призывник» — программа сама учтет таких сотрудников в соответствующих разделах отчетности. Основание — удостоверение гражданина, подлежащего призыву.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника: Кадры — Сотрудники
2. 2
   Перейдите по ссылке «Воинский учет»
3. 3
   Заполните категорию запаса, звание, состав и ВУС по военному билету
4. 4
   Укажите годность к службе и военкомат
5. 5
   Заполните блок «Отношение к воинской обязанности» и сведения о бронировании при наличии
6. 6
   Запишите и закройте форму, проверьте сохранность данных

Дополнительные сведения: бронирование и мобилизационные предписания

Если за сотрудником закреплена бронь (отсрочка от призыва по мобилизации), в форме воинского учета есть отдельный блок для сведений о бронировании. Укажите реквизиты документа, на основании которого предоставлена бронь: номер, дату, срок действия и организацию, выдавшую документ.

Эти данные важны для формы № 10 — в ней отражаются забронированные военнообязанные. Если бронь закончилась или аннулирована, сведения нужно своевременно удалить или скорректировать, иначе отчет покажет недостоверный состав.

Формирование отчетности для военкомата

Когда карточки сотрудников заполнены, отчетность формируется автоматически. Перейдите в «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» или в раздел «Кадры» — «Воинский учет» (в зависимости от релиза названия отчетов могут отличаться: «Сообщение о приеме (увольнении) военнообязанного», формы № 10 и № 11).

Форма № 10 — «Список граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет» — заполняется по призывникам и гражданам, подлежащим постановке на учет. Форма № 11 — «Отчет о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе» — строится по военнообязанным. Для формирования укажите организацию, период и при необходимости военкомат, затем нажмите «Сформировать».

Кроме того, из карточки сотрудника печатается карточка формы № 10 (личная карточка военнообязанного), которая вкладывается в личное дело. При приеме на работу и увольнении военнообязанного в военкомат направляется сообщение по установленной форме — в ЗУП оно также формируется из данных карточки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчет формы 10 или 11

Норма

В отчет попали все военнообязанные и призывники с заполненными карточками

Тревожный признак

Сотрудники с заполненным воинским учетом отсутствуют в отчете

Карточка сотрудника

Норма

Все поля соответствуют военному билету, дата заполнения проставлена

Тревожный признак

Пустые поля ВУС, звания или военкомата

Сообщение в военкомат

Норма

Сформировано и отправлено в течение двух недель с даты приема или увольнения

Тревожный признак

Сроки пропущены — риск административной ответственности

Актуализация данных и типичные изменения

Воинский учет — не разовая операция. Обновляйте сведения при изменении семейного положения, образования, места жительства, присвоении звания, снятии с учета по возрасту или состоянию здоровья. Все правки вносятся в ту же форму «Воинский учет» карточки сотрудника.

Ежегодно организации обязаны проводить сверку карточек формы № 10 с данными военкомата. Перед сверкой сформируйте в ЗУП список военнообязанных и сверьте состав: уволенные должны быть сняты с учета, вновь принятые — внесены. Расхождения устраняются до визита в военкомат.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Стандартная функциональность ЗУП покрывает типовой воинский учет, но есть нюансы. Если организация ведет специальный воинский учет (гособоронзаказ, мобилизационная подготовка), требования к учету строже, и настройку лучше согласовать с ответственным за мобилизационную работу и военкоматом.

При обновлении релиза конфигурации формы отчетов могут меняться — проверяйте актуальность печатных форм № 10 и № 11 после обновлений. Если отчет формируется с ошибками или не заполняется, сначала проверьте полноту данных в карточках сотрудников, а не ищите сбой в программе: в большинстве случаев причина именно в незаполненных полях.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если у сотрудника нет военного билета?

Запросите у работника документы воинского учета при приеме на работу — это обязанность по законодательству о воинской обязанности. Если билет утрачен, сотрудник должен обратиться в военкомат за восстановлением. В карточке ЗУП до получения документа можно указать статус призывника или поставить отметку об отсутствии документов, но отчетность по такому сотруднику будет неполной.

Как учесть сотрудниц и сотрудников, не подлежащих воинскому учету?

Женщины без военно-учетных специальностей и граждане, освобожденные от воинской обязанности, в учет не включаются — форму «Воинский учет» у них просто не заполняют. Женщины с военно-учетными специальностями (медицинский, связной профиль и другие) подлежат учету на общих основаниях.

Можно ли заполнить воинский учет сразу для всех сотрудников списком?

В типовой конфигурации массового ввода нет — сведения вносятся по каждому сотруднику индивидуально, поскольку источником служит личный военный билет. Для ускорения работы используйте отчет по сотрудникам без заполненного воинского учета, чтобы контролировать объем оставшейся работы.

В какие сроки нужно сообщать в военкомат о приеме или увольнении?

Сообщение направляется в двухнедельный срок с даты приема на работу или увольнения гражданина, подлежащего воинскому учету. В ЗУП сообщение формируется из данных карточки сотрудника — распечатайте его и направьте в военкомат по месту учета работника.

Почему сотрудник не попадает в форму 10 или 11?

Чаще всего причина в незаполненных обязательных полях: категория запаса, отношение к воинской обязанности или военкомат. Проверьте также, что сотрудник оформлен в ту организацию, по которой строится отчет, и что в форме воинского учета не стоит отметка о снятии с учета.

Нужно ли вести воинский учет, если в организации всего несколько сотрудников?

Да, обязанность ведения воинского учета не зависит от численности организации. Даже если работает один военнообязанный, необходимо заполнить его карточку, хранить карточку формы № 10 и направлять сообщения в военкомат при кадровых изменениях.