УСН в 1С Бухгалтерии: с чего начать настройку и ведение учёта

Переход на упрощённую систему налогообложения в 1С Бухгалтерии начинается не с ввода документов, а с правильной настройки учётной политики и параметров налога. От корректности этих начальных установок зависит, как программа будет формировать книгу учёта доходов и расходов (КУДиР), рассчитывать авансовые платежи и итоговый налог. Ошибка на старте приводит к тому, что весь квартальный учёт приходится перепроверять вручную.

Работа ведётся в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0). Порядок действий одинаков и для организаций, и для индивидуальных предпринимателей, различия касаются только отдельных реквизитов и налоговых регистров. Ниже разобран полный маршрут: от проверки права на УСН до контроля первого расчёта налога.

Проверьте право на УСН до настройки программы

Прежде чем что-то менять в программе, убедитесь, что ваша организация или ИП вправе применять упрощёнку. Основные ограничения установлены главой 26.2 Налогового кодекса: лимиты по доходам, численности работников и остаточной стоимости основных средств, а также запрет для отдельных видов деятельности (банки, страховщики, ломбарды и другие). Точные значения лимитов ежегодно индексируются, поэтому сверяйте их с актуальной редакцией НК РФ или официальными разъяснениями ФНС.

Новые организации и ИП выбирают УСН при регистрации, подав уведомление по форме 26.2-1 в течение 30 календарных дней. Действующие компании переходят на упрощёнку с начала календарного года, подав уведомление до 31 декабря предшествующего года. Если уведомление не подано, применять УСН нельзя — и настраивать её в 1С бессмысленно: налоговая инспекция будет ждать отчётность по общей системе.

Дата перехода важна для программы. Если вы применяете УСН с момента регистрации, в настройках указывается дата регистрации. Если переходите с общей системы — 1 января соответствующего года, и тогда потребуется ввести переходные остатки по особым правилам.

Выберите объект налогообложения и ставку

УСН существует в двух вариантах: «доходы» (налог с поступлений) и «доходы минус расходы» (налог с разницы между поступлениями и подтверждёнными затратами). Выбор делается при подаче уведомления и в течение года изменить его нельзя. Базовые ставки — 6% и 15% соответственно, но регионы вправе снижать их для отдельных категорий налогоплательщиков, а при превышении промежуточных лимитов применяются повышенные ставки.

Ориентир для выбора простой: объект «доходы минус расходы» обычно выгоден, когда документально подтверждённые расходы составляют существенную долю выручки (как правило, более 60%). При этом нужно учитывать, что перечень признаваемых расходов закрытый — он приведён в статье 346.16 НК РФ, и затраты вне этого списка налоговую базу не уменьшают.

Сравнение объектов УСН

УСН «доходы»

Подходит при низкой доле расходов и услугах. Налог считается с поступлений, расходы подтверждать не нужно. Можно уменьшить налог на страховые взносы.

УСН «доходы минус расходы»

Подходит при высокой доле подтверждённых затрат (торговля, производство). Требует строгого документального оформления расходов. Есть минимальный налог 1% с доходов.

АУСН (альтернатива)

Автоматизированная УСН для малого бизнеса: налог считает ФНС по данным банка. В 1С ведётся иначе и доступна не во всех регионах и не для всех видов деятельности.

Настройте систему налогообложения в 1С

Основная настройка выполняется в разделе «Главное — Налоги и отчеты» на вкладке «Система налогообложения». Здесь выбирается «УСН (упрощенная система)», указывается объект налогообложения и дата перехода на упрощёнку. Если регион установил пониженную ставку, её значение вводится вручную — программа по умолчанию подставляет базовую.

На этой же закладке задаются дополнительные параметры: для объекта «доходы» — порядок уменьшения налога на страховые взносы (для ИП без работников — до 100%, для работодателей — до 50%), для объекта «доходы минус расходы» — признак применения повышенных ставок при превышении лимитов. После сохранения программа автоматически формирует нужный набор налоговой отчётности в разделе «Отчеты — 1С-Отчетность».

1. 1
   Откройте «Главное — Настройки — Налоги и отчеты»
2. 2
   На вкладке «Система налогообложения» выберите УСН и объект налогообложения
3. 3
   Укажите дату перехода на УСН и ставку налога (с учётом региональной льготы)
4. 4
   Проверьте параметры уменьшения налога на взносы или повышенные ставки
5. 5
   Сохраните настройки и убедитесь, что в списке отчётности появилась декларация по УСН

Заполните учётную политику и регистры УСН

В разделе «Главное — Учетная политика» для упрощёнки задаются порядок признания расходов и способ оценки материально-производственных запасов. Особое внимание уделите настройкам признания расходов при объекте «доходы минус расходы»: расходы на товары признаются по мере их реализации, материальные расходы — после оплаты поставщику, расходы на основные средства — с даты ввода в эксплуатацию при условии оплаты.

Эти события программа отслеживает через специальные регистры УСН. Если вы начинаете работу в новой базе с нуля, регистры заполняются автоматически при проведении документов. Если переходите на 1С с другой программы или ведёте учёт не с начала года, остатки по регистрам УСН вводятся документом «Ввод остатков» (раздел «Начало работы» или «Операции»), в том числе непризнанные расходы прошлых периодов.

Отдельный момент — основные средства, приобретённые до перехода на УСН. Их остаточная стоимость списывается в расходы в течение одного, трёх или десяти лет в зависимости от срока полезного использования. В 1С это настраивается при вводе остатков по ОС: нужно корректно указать дату приобретения, первоначальную и остаточную стоимость, иначе расходы посчитаются неверно.

Введите первые документы и проверьте КУДиР

Хозяйственные операции отражаются стандартными документами: «Поступление на расчётный счёт», «Поступление (акты, накладные)», «Реализация (акты, накладные)», «Списание с расчётного счёта», кассовые документы. Для УСН критично, чтобы в документах были правильно заполнены поля, влияющие на налоговый учёт: вид операции, статья расходов с корректным порядком признания, факт оплаты.

Главный контрольный отчёт — книга учёта доходов и расходов: «Отчеты — УСН — Книга учета доходов и расходов». Сформируйте её за первый месяц работы и проверьте, попали ли туда доходы (по кассовому методу — на дату поступления денег) и, при соответствующем объекте, расходы. Если операция отсутствует в книге, причина почти всегда в незаполненном реквизите документа или в том, что не выполнено условие признания (например, расход не оплачен).

Контрольные точки

Как проверить результат

Доходы в КУДиР

Норма

Поступления отражены на дату зачисления денег на счёт или в кассу

Тревожный признак

Доход появился на дату отгрузки без оплаты или не появился вовсе

Расходы в КУДиР (объект «доходы минус расходы»)

Норма

Расход признан после выполнения условий: оплата плюс реализация товара или получение услуги

Тревожный признак

Оплаченный расход не попал в книгу — проверьте статью затрат и порядок признания

Расчёт авансового платежа

Норма

«Операции — Расчет налога УСН» формирует сумму, сходную с ручным расчётом

Тревожный признак

Сумма нулевая или завышена — проверьте объект налогообложения и дату перехода

Рассчитайте первый авансовый платеж

По итогам каждого квартала упрощенцы платят авансовые платежи — не позднее 28-го числа месяца, следующего за отчётным периодом, в составе единого налогового платежа. В 1С расчёт выполняется регламентной операцией «Расчет налога УСН» в рамках закрытия месяца («Операции — Закрытие месяца») за март, июнь, сентябрь и декабрь.

Перед расчётом убедитесь, что все документы квартала введены и проведены, выписки загружены полностью, а кассовые операции отражены. После проведения операции сформируйте справку-расчёт налога УСН и сверьте её с КУДиР: налоговая база в справке должна совпадать с итогами книги. Для объекта «доходы» проверьте, что программа учла уплаченные страховые взносы в пределах разрешённого лимита уменьшения.

Полезно перепроверить первый расчёт вручную: возьмите итог доходов (или разницы доходов и расходов) из КУДиР, умножьте на ставку и при необходимости вычтите взносы. Совпадение с расчётом программы — признак того, что настройки выполнены верно, и дальше можно полагаться на автоматику.

Чаще всего расхождения в расчёте налога возникают не из-за настроек, а из-за незагруженных выписок или документов, введённых «задним числом» после закрытия месяца. Заведите правило: перед расчётом налога заново выполнять закрытие месяца за весь квартал.

Типичные ошибки и ограничения самостоятельной настройки

Самая распространённая ошибка — неверная дата перехода на УСН. Если указать её неправильно, программа будет считать налог не с того периода, и исправление потребует перепроведения документов и повторного закрытия месяцев. Вторая частая проблема — неправильно выбранные статьи затрат в документах расходов: если у статьи не установлен порядок признания для налогового учёта, расход в КУДиР не попадёт.

Также упрощенцы нередко забывают про обязанности, которые УСН не отменяет: бухгалтерская отчётность для организаций, НДФЛ и взносы с выплат работникам, кассовая дисциплина, а в отдельных случаях — НДС (например, при импорте или при выставлении счёта-фактуры с выделенным налогом). Все эти участки в 1С настраиваются отдельно.

Самостоятельная настройка безопасна, если у вас новый бизнес без переходных остатков и простые операции. Если же вы переходите с ОСНО, переносите данные из другой программы, имеете основные средства, купленные до перехода, или совмещаете УСН с другими режимами, разумно привлечь специалиста по 1С хотя бы для первичной настройки и проверки ввода остатков — цена ошибки в этих случаях заметно выше стоимости консультации.

Частые вопросы

Можно ли изменить объект налогообложения УСН в середине года?

Нет, смена объекта возможна только с начала календарного года. Для этого нужно уведомить налоговую инспекцию до 31 декабря предшествующего года, а в 1С — изменить настройку в «Налоги и отчеты» с начала нового года и скорректировать учётную политику.

Нужно ли ИП на УСН вести бухгалтерский учёт в 1С?

ИП освобождены от обязанности вести бухгалтерский учёт, но налоговый учёт по УСН обязателен. В 1С предпринимателю достаточно корректно вводить документы, формировать КУДиР и рассчитывать налог; полноценное закрытие счетов бухгалтерского учёта можно не выполнять.

Почему оплаченный расход не попадает в книгу учёта доходов и расходов?

Наиболее вероятные причины: у статьи затрат в документе не задан порядок признания расходов для налогового учёта, вид расхода не входит в закрытый перечень статьи 346.16 НК РФ, или не выполнено дополнительное условие признания — например, товар ещё не реализован покупателю.

Как в 1С уменьшить налог УСН на страховые взносы?

Взносы должны быть начислены и отражены в учёте документами по зарплате или операциями по фиксированным взносам ИП. Регламентная операция «Расчет налога УСН» автоматически уменьшит налог в пределах лимита: до 100% для ИП без работников и до 50% для работодателей. Проверить результат можно в справке-расчёте налога.

Что делать, если доходы превысили лимит в течение года?

При превышении промежуточных лимитов налог считается по повышенным ставкам с квартала превышения — этот механизм поддерживается в актуальных релизах 1С, но настройку повышенных ставок нужно проверить в параметрах УСН. При превышении предельных значений право на УСН утрачивается, и потребуется переход на общую систему с перестроением учёта — здесь без помощи специалиста обойтись сложно.

Нужно ли сдавать декларацию по УСН, если деятельности не было?

Да, декларация сдаётся в любом случае, даже нулевая — не позднее 25 марта для организаций и 25 апреля для ИП по итогам года. В 1С нулевая декларация формируется через «Отчеты — 1С-Отчетность» на основании настроек системы налогообложения.