Учет по компании в целом в 1С УНФ: как это работает

Управленческий учет в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) можно вести двумя способами: по каждой организации отдельно или по компании в целом. Второй вариант нужен, когда в одной базе работает несколько юридических лиц или обособленных подразделений, а собственнику важно видеть общую картину: выручку, прибыль, денежные потоки и взаиморасчеты без разреза по юрлицам.

Режим «по компании в целом» не отменяет обязательный учет по организациям — он дополняет его. Регламентированная отчетность (декларации, бухгалтерская отчетность) всегда формируется по конкретному юридическому лицу, а управленческие отчеты могут консолидироваться. Понимание этой двухконтурной модели — ключ к правильной настройке.

Ниже разберем, как включить режим, какие настройки проверить, как формируются консолидированные отчеты, где чаще всего возникают ошибки и когда такой подход не подходит.

Что означает режим «по компании в целом»

В УНФ каждая организация в справочнике «Организации» может быть либо самостоятельным юридическим лицом, либо обособленным подразделением головной организации. Когда в базе одна фирма, вопрос консолидации не возникает. Но если учет ведут сразу несколько ИП и ООО одного владельца, возникает потребность видеть общие итоги.

Режим «по компании в целом» означает, что управленческие отчеты — «Доходы и расходы», «Движение денежных средств», «Продажи», «Валовая прибыль» — строятся без отбора по конкретной организации. Система суммирует данные всех организаций, входящих в компанию, и показывает единый результат.

При этом в документах поле «Организация» остается обязательным: каждая операция привязана к конкретному юрлицу, потому что налоги, кассовая дисциплина и первичные документы существуют только в разрезе юридических лиц. Консолидация происходит на уровне отчетности, а не первичного учета.

Как включить и настроить учет по компании

Основная настройка находится в разделе «Компания» → «Настройки» → «Компания» (в разных релизах путь может называться «Еще больше возможностей» → «Компания»). Там задается, как система группирует организации и какие возможности учета включены.

Порядок действий при первичной настройке выглядит так:

1. 1
   Откройте «Компания» → «Настройки» и проверьте включенные возможности учета
2. 2
   Заполните справочник «Организации»: создайте все юрлица и укажите у подразделений головную организацию
3. 3
   В отчетах уберите отбор по организации или выберите вариант «по компании в целом», если он предложен
4. 4
   Настройте внутрифирменные операции: передачи товаров и денег между своими организациями оформляйте корректными документами
5. 5
   Сформируйте отчет «Доходы и расходы» без отбора и сверьте итог с суммой отчетов по каждой организации

Важный момент — обособленные подразделения. Если подразделение не является отдельным юрлицом, его заводят в справочник с признаком связи с головной организацией. Тогда документы можно оформлять на подразделение, а отчетность по налогам формируется по головной организации.

Какие отчеты показывают картину по компании

Консолидированный взгляд дают прежде всего управленческие отчеты раздела «Анализ» и «Деньги»:

• «Доходы и расходы» — прибыль компании по данным управленческого учета, методом начисления или по оплате;
• «Движение денежных средств» — все поступления и выплаты по кассам и счетам всех организаций;
• «Продажи» и «Валовая прибыль» — выручка и маржа в целом по компании, с детализацией по номенклатуре, клиентам, менеджерам;
• «Остатки денежных средств» — суммарные остатки на всех счетах и в кассах;
• «Расчеты с покупателями и поставщиками» — общая дебиторская и кредиторская задолженность.

В большинстве этих отчетов консолидация достигается просто: уберите отбор по организации в настройках отчета. Если в шапке отчета стоит конкретная организация, данные будут ограничены только ею.

Регламентированные отчеты — книга учета доходов и расходов (УСН), декларации, расчет налогов — всегда требуют указания организации. Попытка сформировать их «по компании» невозможна и методологически неверна: налоги считает юрлицо, а не группа.

Внутрифирменные операции: главный источник искажений

Когда между своими же организациями проходят операции — передача товара, переброска денег, оплата одного юрлица за другое — консолидированная отчетность начинает «завышаться». Например, продажа товара от ООО «Опт» своему же ИП формирует выручку у ООО и расход у ИП. В отчете по компании в целом это фиктивный оборот: реальной выручки от внешнего клиента нет.

Чтобы картина была честной, действуйте так:

• перемещение товаров между складами разных своих организаций без смены собственника оформляйте документом «Перемещение запасов», а не продажей;
• передачу денег между своими счетами и кассами — документами перемещения денежных средств, а не оплатой поставщику;
• если реальная продажа между своими юрлицами необходима по закону (разные собственники, налоговые режимы), помечайте такие операции и исключайте их при анализе консолидированной выручки через отборы.

Проверка корректности консолидированных данных

После настройки полезно выполнить сверку. Базовый принцип: сумма отчетов по каждой организации должна сходиться с отчетом по компании в целом, за вычетом внутрифирменных оборотов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки денег

Норма

Сумма по всем кассам и счетам в отчете без отбора равна сумме остатков по организациям

Тревожный признак

Итог по компании меньше или больше суммы по организациям — есть документы без организации или с ошибочной аналитикой

Выручка

Норма

Консолидированная выручка равна сумме выручки организаций минус внутрифирменные продажи

Тревожный признак

Выручка завышена ровно на обороты между своими юрлицами

Дебиторка

Норма

В расчетах нет задолженности своих организаций друг перед другом как перед «внешними» контрагентами

Тревожный признак

Свои юрлица заведены как обычные контрагенты и висят в долгах

Отдельно проверьте, что у каждой организации заполнены учетная политика, налоговый режим и реквизиты. Пустые настройки у одной из организаций приводят к тому, что ее документы проводятся с ошибками, а консолидированные отчеты получают «дыры» в данных.

Типичные ошибки при учете по компании в целом

Еще одна распространенная ситуация — смешение личных и бизнесовых денег собственника. Если деньги вносятся и изымаются без документов, отчет по движению денежных средств перестает отражать реальность. Оформляйте такие операции через «Поступление на счет» и «Расход со счета» с соответствующим видом операции.

Когда режим по компании в целом не подходит

Консолидация в УНФ — это управленческий инструмент, и у него есть границы:

• организации имеют разных собственников — суммарная прибыль вводит в заблуждение, нужен раздельный анализ;
• ведется полноценный бухгалтерский учет с требованиями МСФО или консолидированной отчетности по стандартам — УНФ такой отчетности не формирует, нужны другие решения линейки 1С;
• компании работают в разных базах — консолидировать данные придется выгрузками во внешние инструменты.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Несколько своих юрлиц в одной базе и нужен общий управленческий итогИспользуйте отчеты без отбора по организации и контролируйте внутрифирменные операции

Нужна налоговая или бухгалтерская отчетностьФормируйте ее строго по каждой организации отдельно

Организации в разных базахНастройте обмен данными или консолидируйте выгрузки во внешнем инструменте

Частые вопросы

Можно ли в УНФ провести документ без указания организации?

Нет. Поле «Организация» обязательно практически во всех учетных документах, потому что каждая операция принадлежит конкретному юридическому лицу. Консолидация происходит только на уровне отчетов.

Почему отчет по компании показывает выручку больше реальной?

Чаще всего причина — продажи между своими организациями, оформленные как обычные реализации. Проверьте документы, где контрагентом выступает собственное юрлицо, и замените их на перемещения или исключите из анализа.

Как посмотреть прибыль сразу по всем организациям?

Откройте отчет «Доходы и расходы» в разделе «Анализ» и уберите отбор по организации в настройках. Отчет покажет суммарный финансовый результат по всем организациям базы.

Нужно ли заводить обособленное подразделение как отдельную организацию?

Если подразделение не является самостоятельным юрлицом, его заводят в справочник «Организации» с указанием головной организации. Налоговая отчетность тогда формируется по головной, а документы можно оформлять на подразделение.

Можно ли ограничить менеджеру доступ только к его организации?

Да, через настройку прав пользователей и групп доступа. Менеджер будет видеть документы и отчеты только своей организации, а руководитель с полными правами — консолидированную картину.

Что делать, если организации ведутся в разных базах УНФ?

Автоматической консолидации между базами в УНФ нет. Варианты — перенести учет в одну базу, настроить обмен данными между базами или выгружать отчеты и сводить их во внешнем инструменте, например в электронных таблицах.