Учет и Финансы · 10 мин
Табель учета рабочего времени в 1С: ЗУП и Бухгалтерия — где найти и как сформировать
Где найти табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3, как сформировать форму Т-13, проверить данные и исправить типичные ошибки.
Табель учета рабочего времени — один из самых востребованных кадровых документов, и в 1С он формируется автоматически на основе введенных данных. Однако пользователи часто теряются: в 1С:ЗУП и в 1С:Бухгалтерии этот отчет находится в разных разделах, а в некоторых конфигурациях его нужно сначала включить в настройках. Ниже разобраны точные пути к табелю в обеих программах, условия корректного формирования и типовые проблемы.
Ключевой момент: табель в 1С — это не документ, который заполняют вручную, а отчет. Он собирается из графиков работы сотрудников, документов отсутствий (отпусков, больничных, командировок) и, при необходимости, из документа «Табель» с фактическими данными. Если в базе нет этих исходных данных, отчет будет пустым или некорректным.
В 1С:ЗУП 3.1 табель доступен в полном объеме: формы Т-12, Т-13 и произвольные варианты. В 1С:Бухгалтерии 8.3 возможности скромнее — там есть печатная форма табеля, но расчет зарплаты по отклонениям от графика ведется упрощенно. Понимание этой разницы помогает выбрать правильный инструмент.
Где найти табель в 1С:ЗУП 3.1
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» отчет с табелем расположен в разделе «Отчетность, справки». Откройте этот раздел в панели разделов слева и найдите пункт «Табель учета рабочего времени (Т-13)» в группе отчетов по кадрам и зарплате. Альтернативный путь — раздел «Зарплата», ссылка «Отчеты по зарплате», где табель также присутствует в списке.
После открытия отчета укажите период (обычно месяц), при необходимости выберите организацию и подразделение, затем нажмите «Сформировать». Программа построит табель по данным графиков работы сотрудников с учетом зарегистрированных отсутствий. Если нужна форма Т-12 с разбивкой на явки и неявки по причинам, переключите вариант отчета в настройках (кнопка «Настройки» или выбор варианта в шапке отчета).
- 1Откройте раздел «Отчетность, справки» и выберите «Табель учета рабочего времени (Т-13)».
- 2Установите период, организацию и при необходимости подразделение.
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте заполнение строк по сотрудникам.
- 4При необходимости выведите на печать или сохраните в файл через кнопку с дискетой.
Если отчета нет в списке, проверьте права пользователя: у роли без доступа к кадровым отчетам пункт может не отображаться. Также убедитесь, что в настройках функциональности (раздел «Настройка» → «Функциональность») включен учет рабочего времени и кадровый учет — при урезанной функциональности часть отчетов скрывается.
Где найти табель в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 путь другой: откройте раздел «Зарплата и кадры», затем перейдите по ссылке «Отчеты по кадрам» (в некоторых релизах — «Кадровые отчеты»). В открывшейся панели выберите «Табель учета рабочего времени». Отчет построится по данным графика работы, указанного в настройках учета, и введенным документам отсутствий.
Важное ограничение: в 1С:Бухгалтерии табель формируется по единому графику работы организации, если индивидуальные графики сотрудникам не назначены. Документы «Больничный лист», «Отпуск», «Командировка» автоматически отражаются в табеле соответствующими кодами (Б, ОТ, К и т.д.). Если сотрудникам назначены разные графики, проверьте, что они заполнены в карточках сотрудников или в приказах о приеме.
Откуда отчет берет данные и почему табель бывает пустым
Табель строится из трех источников: график работы сотрудника (плановое время), документы отсутствий (заменяют плановые часы кодами отсутствия) и, в ЗУП, документ «Табель» или «Данные для расчета зарплаты» с фактически отработанным временем. Если какой-то из этих слоев отсутствует, отчет покажет неполную картину.
Типовая ситуация: сотрудник принят в середине месяца, но в табеле его строка пустая до даты приема — это нормально, табель показывает период с даты приема на работу. Другая ситуация: сотрудник есть в списке, но весь месяц стоят нули или прочерки — значит, ему не назначен график работы. Проверьте кадровый документ «Прием на работу» или «Кадровый перевод»: поле «График работы» должно быть заполнено.
Если отпуск или больничный не отражается в табеле, убедитесь, что документ проведен, а не просто сохранен. Непроведенные документы в отчеты не попадают. Также проверьте, что период отчета совпадает с периодом отсутствия и выбрана та же организация.
Как проверить результат
Часы и коды соответствуют графику и документам отсутствий
Пустая строка при действующем сотруднике — не назначен график
Дни отпуска помечены кодом ОТ или ОД
В дни отпуска стоят рабочие часы — документ отпуска не проведен
Сумма совпадает с данными расчетного листка
Расхождение с начислениями — есть неучтенные отклонения
Документ «Табель» в ЗУП: когда нужен ручной ввод
Помимо отчета, в 1С:ЗУП существует одноименный документ «Табель» (раздел «Зарплата» → «Табели» или «Все начисления» → «Табель»). Он нужен, когда фактическое время отличается от планового графика и отклонения не оформлены отдельными документами: например, сотрудник отработал неполный день, работал в выходной по договоренности или учет ведется по фактическим явкам.
Документ заполняется списком сотрудников подразделения, программа подставляет плановые часы, а пользователь корректирует фактические. После проведения именно эти данные участвуют в расчете зарплаты. Обратите внимание: если по сотруднику за месяц введен документ «Табель», он имеет приоритет над автоматическим расчетом по графику — непроверенный документ с ошибками исказит начисления.
Типичные ошибки при работе с табелем
Большинство проблем с табелем связано не с самим отчетом, а с исходными данными. Разберите расхождения системно: сначала графики, затем документы отсутствий, затем ручные корректировки. Исправление отчета «в лоб» невозможно — нужно править первичные документы.
Печать и выгрузка табеля
Сформированный отчет выводится на печать стандартной кнопкой с изображением принтера в командной панели отчета. Подписи руководителя и кадрового работника в форме Т-13 подставляются из ответственных лиц организации — проверьте, что они заполнены в карточке организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи» в Бухгалтерии или «Сведения об организации» в ЗУП).
Для передачи табеля в электронном виде используйте кнопку сохранения (дискета): доступны форматы Excel, PDF, MXL. Если табель требуется регулярно, сохраните настройки отчета как отдельный вариант — тогда при следующем открытии достаточно будет поменять только период.
Перед закрытием месяца полезно сверить итоги табеля с расчетными листками: расхождение часов почти всегда означает непроведенный документ отсутствия или лишний ручной табель. Искать расхождение удобнее по дням, а не по итоговой сумме.
Частые вопросы
Почему в списке отчетов нет пункта «Табель учета рабочего времени»?
Чаще всего причина в правах пользователя или отключенной функциональности. Проверьте, что у учетной записи есть роли кадровика или расчетчика, а в настройках функциональности программы включен кадровый учет. В редких случаях отчет скрыт настройкой панели навигации раздела — восстановите стандартные настройки через меню «Вид».
Можно ли сформировать табель за произвольный период, например за полмесяца?
Да, период отчета задается произвольно: можно выбрать первую половину месяца для авансового расчета или квартал для сводного анализа. Учитывайте, что унифицированная форма Т-13 рассчитана на месяц, поэтому за другой период отчет выведет данные в той же структуре, но с фактическим числом дней.
Почему в табеле у сотрудника пусто, хотя он работает?
Почти всегда это означает, что сотруднику не назначен график работы. Откройте кадровый приказ о приеме или карточку сотрудника и проверьте поле «График работы». После заполнения графика и перепроведения документов табель заполнится автоматически.
Как в табеле отразить работу в выходной день?
Работа в выходной оформляется отдельным документом — в ЗУП это «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздники». После проведения документа в табеле появится код РВ с соответствующими часами. Просто отредактировать ячейку отчета нельзя — данные вносятся только через документы.
Чем табель в 1С:Бухгалтерии отличается от табеля в ЗУП?
В Бухгалтерии доступна только печатная форма по графику работы с учетом документов отсутствий — ручного ввода фактических часов и детального учета отклонений нет. ЗУП поддерживает документ «Табель», индивидуальные графики, суммированный учет и полный набор кодов отклонений. Для организаций со сменными графиками и почасовым учетом корректнее использовать ЗУП.
Нужно ли хранить распечатанный табель, если учет ведется в 1С?
Табель — первичный учетный документ, и требования к его хранению определяются учетной политикой организации и правилами архивного хранения кадровых документов. Многие организации распечатывают и подписывают табель ежемесячно, другие хранят электронные версии с возможностью воспроизведения. Конкретный порядок закрепите в учетной политике и согласуйте с бухгалтерией.
Что важно запомнить
Табель в 1С — это отчет, а не редактируемый документ: в ЗУП он находится в разделе «Отчетность, справки», в Бухгалтерии — в «Зарплата и кадры» → «Отчеты по кадрам». Корректность табеля зависит от назначенных графиков и проведенных документов отсутствий; ошибки исправляются в первичных документах, а не в самом отчете.