Суточные сверх нормы: как отразить в 1С Бухгалтерии

Суточные, выплаченные работнику сверх установленных норм, — одна из типичных «зон внимания» при проверках. Норма для целей НДФЛ и страховых взносов составляет 700 рублей за день командировки по России и 2500 рублей за день загранкомандировки. Всё, что выплачено сверх этих сумм, включается в налогооблагаемый доход сотрудника, и бухгалтеру нужно корректно отразить это в программе.

В 1С Бухгалтерии 8.3 нет отдельного типового документа «Суточные сверх нормы», поэтому операцию оформляют через настройку вида начисления и стандартные зарплатные документы. Ниже разобран полный порядок: от создания начисления до проверки отчетности по НДФЛ и взносам.

Важно понимать разницу между налоговым и бухгалтерским учетом: в бухучете суточные признаются расходом полностью в фактически выплаченной сумме, а в налоговом учете по налогу на прибыль — тоже без ограничений (при наличии подтверждающих документов). Ограничение 700/2500 рублей касается только НДФЛ и страховых взносов.

Какие суммы считаются сверхнормативными

Нормы суточных для НДФЛ и взносов закреплены в Налоговом кодексе: 700 рублей за каждый день командировки на территории РФ и 2500 рублей за каждый день зарубежной командировки. Размер суточных организация устанавливает самостоятельно в локальном нормативном акте — положении о командировках или коллективном договоре. Если внутренний лимит выше налогового, разница становится сверхнормативной.

Пример: положением о командировках установлены суточные 1000 рублей в день, сотрудник был в поездке 5 дней и получил 5000 рублей. Необлагаемая часть — 3500 рублей (700 × 5), сверхнормативная — 1500 рублей. Именно с 1500 рублей нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Настройка вида начисления для сверхнормативных суточных

Чтобы программа автоматически облагала выплату НДФЛ и взносами, создайте отдельный вид начисления. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Расчет зарплаты» → «Начисления» и создайте новый элемент, например «Суточные сверх нормы».

Заполните параметры начисления:

• НДФЛ — облагается, код дохода можно оставить пустым или указать код, применяемый в вашей учетной политике (часто используют код 4800 «Иные доходы»);
• Страховые взносы — вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»;
• Налог на прибыль — включается в расходы на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ часто указывают как «прочие начисления» — уточните подход с методистом вашей организации);
• Способ отражения в бухучете — счет затрат по аналогии с зарплатой (26, 44, 20 и т.д.) и счет расчетов 70.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления»
2. 2
   Создайте новое начисление «Суточные сверх нормы»
3. 3
   Установите обложение НДФЛ и страховыми взносами
4. 4
   Укажите способ отражения в бухучете (счет затрат — 70)
5. 5
   Сохраните и проверьте начисление на тестовом сотруднике

Начисление сверхнормативных суточных сотруднику

После утверждения авансового отчета рассчитайте сверхнормативную часть: из фактически выплаченных суточных вычтите необлагаемый лимит (700 или 2500 рублей, умноженные на количество дней). Полученную разницу начислите документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления»), выбрав созданный вид начисления и указав сумму вручную.

Альтернативный вариант — документ «Операция, введенная вручную» с проводкой Дт 26 (44, 20) — Кт 70 на сумму сверхнормативных суточных. Но этот способ не сформирует автоматически записи в регистрах по НДФЛ и взносам, поэтому налог придется отражать отдельно, что повышает риск ошибок. Документ «Начисление зарплаты» предпочтительнее: он сам рассчитает НДФЛ и взносы и включит суммы в регистры.

Датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. Учитывайте это при выборе даты документа начисления — от нее зависит, в какой период попадет доход в отчет 6-НДФЛ.

Проводки и отражение в учете

Типовой набор проводок по сверхнормативным суточным выглядит так:

На практике встречаются два подхода: отражать всю сумму суточных через счет 71 и доначислять только налогооблагаемую разницу через 70 счет, либо проводить сверхнормативную часть сразу как доход сотрудника. Оба варианта допустимы — главное, закрепить выбранный способ в учетной политике и применять его последовательно.

НДФЛ и страховые взносы со сверхнормативных суточных

НДФЛ со сверхнормативных суточных исчисляется по ставке, применяемой к доходам сотрудника (обычно 13% или 15% с превышения порога). Удержать налог нужно при ближайшей выплате денежного дохода, а перечислить — в общие сроки по НДФЛ. В 6-НДФЛ доход отразится в периоде, соответствующем месяцу утверждения авансового отчета.

Страховые взносы начисляются на сверхнормативную часть в месяце утверждения авансового отчета и включаются в базу расчета по страховым взносам (РСВ) за соответствующий период. Взносы на травматизм (НС и ПЗ) на суточные, как правило, не начисляются в пределах норм, установленных локальным актом, — но сверхнормативную часть по взносам на травматизм уточните применительно к вашей ситуации, практика различается.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Сверхнормативные суточные видны отдельным начислением, НДФЛ удержан

Тревожный признак

Сумма отсутствует или НДФЛ не рассчитан

Отчет 6-НДФЛ

Норма

Доход попал в период утверждения авансового отчета

Тревожный признак

Доход отражен в периоде выплаты аванса

РСВ

Норма

Сверхнормативная часть включена в облагаемую базу

Тревожный признак

База занижена на сумму сверхнормативных суточных

Оборотно-сальдовая ведомость по 70 счету

Норма

Нет «зависших» остатков по суточным после выплаты

Тревожный признак

Остаток по сотруднику не закрыт

Частые вопросы и сложные ситуации

Если авансовый отчет утвержден в одном месяце, а зарплата, из которой удерживается НДФЛ, выплачивается в следующем, — это нормальная ситуация. Доход признается в месяце утверждения отчета, удержание — при фактической выплате. Следите, чтобы у сотрудника было достаточно денежного дохода для удержания налога.

При командировках в страны ЕАЭС и при однодневных командировках действуют особые правила: при однодневной поездке по России суточные по НДФЛ формально не выплачиваются, но компенсацию расходов можно оформить иначе. Заграничные суточные пересчитывают по курсу валюты на дату выплаты для целей НДФЛ — это влияет на определение сверхнормативной части.

FAQ

Можно ли вообще не выделять сверхнормативные суточные отдельным начислением?

Теоретически можно отразить разницу операцией вручную, но тогда НДФЛ и взносы не попадут в регистры автоматически, и отчеты 6-НДФЛ и РСВ придется корректировать вручную. Отдельный вид начисления — самый надежный способ.

Каким кодом дохода облагать сверхнормативные суточные по НДФЛ?

Однозначного специального кода нет. На практике часто применяют код 4800 «Иные доходы». Выбранный код закрепите во внутренней методике учета и применяйте единообразно.

Облагаются ли сверхнормативные суточные взносами на травматизм?

Суточные в пределах норм, установленных локальным актом, взносами на травматизм не облагаются. Вопрос о сверхнормативной части не урегулирован однозначно; консервативный подход — начислить взносы на всю сумму сверх норм НК РФ.

Что делать, если суточные выплачены, а НДФЛ удержать не из чего?

Если денежных выплат сотруднику до конца года больше не будет, налоговый агент обязан сообщить о невозможности удержания налога в инспекцию — сведения подаются в составе годовой отчетности, и налог уплатит сам физлицо по уведомлению.

Уменьшают ли сверхнормативные суточные налог на прибыль?

Да. Для налога на прибыль суточные принимаются в расходы полностью в сумме, установленной локальным актом, при условии подтверждения авансовым отчетом. Ограничение 700/2500 рублей здесь не применяется.

Как отразить суточные в 1С, если зарплата ведется в другой программе?

Если расчет зарплаты ведется в 1С:ЗУП, сверхнормативные суточные начисляют там (документом «Разовое начисление» или аналогичным), а в Бухгалтерию данные попадают через синхронизацию. Ручное дублирование в обеих программах приведет к задвоению проводок.