Учет и Финансы · 10 мин
Субконто в 1С: что это и как с ним работать
Субконто в 1С — что это такое, зачем нужно, какие виды бывают. Как настроить субконто на счете, использовать в проводках и отчетах, типичные ошибки.
Субконто в 1С — это аналитический разрез счета бухгалтерского учета, который показывает, «по чему» ведется учет на конкретном счете: по контрагентам, договорам, номенклатуре, складам, сотрудникам и так далее. Если счет отвечает на вопрос «что учитываем» (например, расчеты с покупателями на счете 62), то субконто отвечает на вопрос «с кем именно» (конкретный покупатель и его договор).
Без субконто вся аналитика превратилась бы в огромное количество отдельных счетов: 62.Иванов, 62.Петров и так далее. Механизм субконто позволяет хранить детализацию внутри счета и строить по ней отчеты — оборотно-сальдовые ведомости, анализы счета, карточки — в разрезе нужных объектов.
Механизм реализован через план видов характеристик «Виды субконто хозрасчетные» и привязку видов субконто к счетам плана счетов. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация) большинство счетов уже имеют настроенные виды субконто, но их можно менять под задачи учета.
Что такое субконто и зачем оно нужно
Термин «субконто» в 1С исторически означает не «субсчет» (как в классическом бухучете), а именно аналитическое измерение. Субсчета в плане счетов — это отдельная иерархия (62.01, 62.02), а субконто — объекты справочников и документов, которые подставляются в проводку.
Например, на счете 60 «Расчеты с поставщиками» в типовой конфигурации настроены три вида субконто: «Контрагенты», «Договоры» и «Документы расчетов с контрагентами». Каждая проводка по счету 60 обязательно содержит значения этих аналитик, и по ним строится взаиморасчетная отчетность.
Основные задачи, которые решает субконто:
- детализация остатков и оборотов без раздувания плана счетов;
- построение отчетов в разрезе контрагентов, договоров, товаров, подразделений;
- контроль взаиморасчетов и задолженности по конкретным объектам;
- связь бухгалтерского учета с оперативными данными (склад, продажи, кадры).
Виды субконто в 1С
Виды субконто хранятся в плане видов характеристик «Виды субконто хозрасчетные». Каждый вид имеет тип значения — то есть определяет, объекты какого справочника или документа можно в него подставлять. Типовые виды: «Контрагенты», «Договоры», «Номенклатура», «Склады», «Статьи затрат», «Подразделения», «Основные средства», «Работники организаций».
На одном счете может быть до трех видов субконто — это жесткое ограничение типового плана счетов «Хозрасчетный». Если аналитики не хватает, приходится выбирать наиболее важные разрезы или использовать регистры и дополнительные реквизиты.
Для каждого вида субконто на счете можно включить дополнительные флаги учета:
- Суммовой — ведется учет в валюте регламентированного учета (включен почти всегда);
- Количественный — учитывается количество (типично для счетов 10, 41, 43);
- Валютный — учет в валюте расчетов (счета 52, 60, 62 при валютных договорах);
- Только обороты — субконто не участвует в расчете остатков, только в оборотах (удобно для статей доходов/расходов, чтобы не дробить сальдо).
Как посмотреть и настроить субконто на счете
Настройка выполняется в плане счетов. В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Главное» → «План счетов» (или «Операции» → «План счетов» в зависимости от версии), найдите нужный счет и перейдите на вкладку или группу «Виды субконто».
- 1Откройте план счетов и найдите нужный счет (или создайте собственный субсчет).
- 2На закладке «Виды субконто» добавьте нужный вид из списка, например «Склады».
- 3Установите признаки учета: суммовой, количественный, валютный, «только обороты».
- 4Сохраните счет и проверьте, что в документах появилось поле для заполнения новой аналитики.
- 5Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету с группировкой по новому субконто и убедитесь, что аналитика выводится.
Изменять виды субконто у предопределенных типовых счетов можно, но с осторожностью: часть проводок в конфигурации формируется программно и рассчитана на типовой состав аналитики. Безопаснее создать собственный субсчет к типовому счету и настроить аналитику на нем.
Если нужного вида субконто нет в списке, его можно создать в плане видов характеристик, указав тип значения — например, собственный справочник «Проекты». После этого новый вид станет доступен для добавления на счета.
Как субконто используется в проводках и документах
При проведении документа программа формирует проводки и автоматически подставляет значения субконто из шапки и табличных частей документа: контрагента, договор, номенклатуру, склад. В ручных операциях (документ «Операция, введенная вручную») бухгалтер заполняет субконто сам — поля появляются рядом с выбранным счетом в соответствии с его настройкой.
Количество полей субконто в проводке соответствует количеству видов на счете: если у счета 41 настроены «Номенклатура», «Склады» и «Партии», в проводке будут три поля аналитики, и все обязательные из них нужно заполнить. Пустое субконто — частая причина ошибок в отчетности и «повисших» остатков.
В запросах и отчетах субконто доступны через виртуальные таблицы регистра бухгалтерии «Хозрасчетный»: Остатки, Обороты, ОстаткиИОбороты — с параметрами «Виды субконто» и отборами по их значениям.
Запрос = Новый Запрос("ВЫБРАТЬ Субконто1 КАК Контрагент, СуммаОстаток ИЗ РегистрБухгалтерии.Хозрасчетный.Остатки(&Период, Счет = &Счет62, , Организация = &Организация)");Субконто в отчетах: как получить нужную аналитику
Практическая ценность субконто раскрывается в отчетах. Оборотно-сальдовая ведомость по счету, «Анализ счета», «Карточка счета» и «Обороты между субконто» позволяют группировать и отбирать данные по любому виду субконто.
В настройках отчета (кнопка «Показать настройки») на вкладке «Группировка» добавьте нужное субконто — например, для счета 62 группировку по «Контрагенты» и «Договоры». На вкладке «Отбор» можно ограничить отчет конкретным контрагентом или складом.
Отчет «Анализ субконто» работает «от обратного»: вы выбираете объект аналитики (конкретного контрагента или номенклатуру) и видите все счета и проводки, где он участвовал. Это удобно для проверки полноты отражения операций по объекту.
Как проверить корректность аналитики
Остатки детализируются по всем объектам, сумма по субконто равна сальдо счета
Есть строки с пустым субконто или «развернутое» сальдо без причины
Все поля субконто заполнены значениями из документа
Поля аналитики пустые или подставлены неверные договоры/склады
Валютная сумма заполнена по валютным договорам
Валютная сумма пустая при валютном договоре
Типичные ошибки и ограничения
Отдельно стоит помнить про ограничение на состав типов: один вид субконто может иметь составной тип (несколько видов объектов), но это усложняет отчеты и запросы. В типовых конфигурациях составные типы применяются, например, для «Партий» и «Документов расчетов».
Субконто или отдельный учет: как выбрать подход
Не всякую аналитику разумно размещать в субконто. Если по разрезу нужны сложные отчеты, движения во времени или связь с оперативным учетом, лучше подходят регистры накопления и сведений. Субконто оптимальны для аналитики, которая должна жестко соответствовать бухгалтерским проводкам и участвовать в расчете сальдо.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Субконто — это аналитические разрезы счета, настраиваемые в плане счетов (максимум три на счет). Они заполняются в проводках, обеспечивают детализацию отчетов и контроль остатков. Изменять настройку на счетах с данными нужно только после резервного копирования и проверки на копии базы.
Частые вопросы о субконто в 1С
Чем субконто отличается от субсчета?
Субсчет — это отдельный счет в иерархии плана счетов (например, 62.01 внутри счета 62), а субконто — аналитический объект, подставляемый в проводку (конкретный контрагент). Субсчета фиксированы в плане счетов, субконто — это «живые» элементы справочников, количество которых не ограничено.
Сколько субконто можно добавить на один счет?
На счетах типового плана счетов «Хозрасчетный» — не более трех видов субконто. Это ограничение платформенной модели типовых конфигураций. Если трех разрезов не хватает, используют регистры накопления, регистры сведений или дополнительные реквизиты справочников.
Можно ли добавить свой вид субконто?
Да. В плане видов характеристик «Виды субконто хозрасчетные» создается новый элемент с нужным типом значения (например, справочник «Проекты»), после чего вид добавляется на нужные счета. В конфигурациях на управляемых формах это делается в режиме конфигуратора или через механизм расширений.
Что делает флаг «Только обороты» у субконто?
Он исключает субконто из расчета остатков по счету: аналитика видна в оборотах и проводках, но сальдо по ней не формируется. Это ускоряет расчет итогов и убирает лишнюю детализацию остатков, но не подходит для расчетной аналитики, где нужен остаток задолженности.
Почему в ОСВ по счету есть строки с пустым субконто?
Значит, часть проводок сформирована без заполнения аналитики — обычно из-за ручных операций, обменов или документов, где не заполнен договор, склад или другой объект. Найдите такие проводки через «Карточку счета» с отбором по пустому субконто и исправьте документы-источники.
Что будет, если удалить вид субконто со счета с проводками?
Значения аналитики в существующих проводках станут недоступны для отчетов и итогов по этому разрезу — фактически аналитика будет потеряна. Перед таким изменением сделайте резервную копию, проверьте результат на копии базы и при необходимости выполните перенос аналитики корректировочными операциями.