Счета-фактуры выданные в 1С 8.3: где найти и как с ними работать

Счёт-фактура выданный в 1С 8.3 («Бухгалтерия предприятия») — это подчинённый документ, который создаётся на основании отгрузочных документов: реализации товаров и услуг, акта об оказании услуг, поступления аванса от покупателя или отчёта комиссионера. Из-за этой подчинённости многие пользователи не сразу находят общий журнал выданных счетов-фактур и ищут документы через карточки реализаций.

Основной путь к списку документов: раздел «Продажи» → «Счета-фактуры выданные». В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 этот пункт доступен в панели функций раздела «Продажи». Если пункт не виден, его можно добавить через настройку навигации раздела — об этом подробно ниже.

Ниже разобраны все рабочие способы найти выданный счёт-фактуру: через журнал, через документ-основание, через полнотекстовый поиск и отчёты, а также типичные ситуации, когда документ «пропадает» из списка.

Где находится журнал счетов-фактур выданных

Откройте главное меню программы и перейдите в раздел «Продажи». В панели функций (список слева или сверху, в зависимости от настроек интерфейса) найдите группу «Продажи» и пункт «Счета-фактуры выданные». Откроется журнал со списком всех зарегистрированных документов за выбранный период.

В журнале отображаются номер и дата счёта-фактуры, контрагент, сумма, документ-основание и состояние проведения. По умолчанию список может быть ограничен периодом — если нужного документа нет, проверьте установленный интервал дат в шапке журнала.

Если пункта «Счета-фактуры выданные» в разделе нет, нажмите на значок настройки навигации (шестерёнка или ссылка «Настройка навигации» в правом верхнем углу панели раздела), найдите в левом списке «Счета-фактуры выданные» и перенесите команду в правый список видимых команд. После нажатия «ОК» пункт появится в меню.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» в главном меню
2. 2
   Выберите пункт «Счета-фактуры выданные»
3. 3
   Установите нужный период в отборе журнала
4. 4
   Найдите документ по номеру, контрагенту или сумме

Как найти счёт-фактуру через документ-основание

Если вы знаете, на основании какой реализации выписан счёт-фактура, быстрее открыть его из самого основания. Откройте журнал «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе «Продажи», найдите нужный документ и откройте его.

В нижней части формы реализации есть поле со ссылкой на счёт-фактуру — там отображается его номер и дата. Щелчок по этой ссылке открывает форму счёта-фактуры для просмотра, печати или редактирования. Если счёт-фактура ещё не создан, вместо ссылки будет надпись «Выписать счёт-фактуру».

Для авансовых счетов-фактур основанием служат банковские документы поступления оплаты. Откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки», найдите поступление от покупателя и проверьте наличие связанного счёта-фактуры на аванс. Массовая регистрация авансовых счетов-фактур выполняется через обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс» в разделе «Операции».

Поиск через отчёты и полнотекстовый поиск

Когда документ не находится в журнале (например, не помните точный период или контрагента), используйте отчёт «Журнал счетов-фактур» в разделе «Отчёты». Он формируется по данным учёта НДС и показывает все выставленные документы, включая те, что могли быть исключены из стандартного списка настройками отбора.

Дополнительно проверьте книгу продаж: раздел «Отчёты» → «Книга продаж». Каждая строка книги содержит ссылку на счёт-фактуру — по ней можно перейти к документу. Это удобный способ убедиться, что счёт-фактура не только создан, но и корректно отражён в учёте НДС.

Если в базе включён полнотекстовый поиск, воспользуйтесь строкой поиска в правом верхнем углу окна программы: введите номер счёта-фактуры или название контрагента. Поиск вернёт ссылки на найденные объекты, включая сами счета-фактуры и их основания.

Что делать, если счёта-фактуры нет в журнале

Самая частая причина «пропавшего» документа — неверный период отбора. Журнал по умолчанию может показывать только текущий месяц или квартал. Снимите ограничение периода или расширьте диапазон дат и обновите список клавишей F5.

Вторая причина — счёт-фактура был помечен на удаление. Включите отображение помеченных объектов: в журнале нажмите «Ещё» и проверьте настройки отбора по пометке удаления. Помеченные документы отображаются с перечёркнутым значком и не участвуют в учёте, но их можно восстановить снятием пометки.

Третья ситуация — документ создан в другой информационной базе или в другом периоде обмена (актуально при синхронизации с 1С:Управление торговлей или УНФ). Проверьте журнал обмена данными и дату последней синхронизации. Наконец, убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на просмотр документов: при ограниченных правах часть документов скрывается на уровне RLS.

Как проверить корректность найденного счёта-фактуры

Открыв документ, сверьте ключевые реквизиты: номер, дату, контрагента, ИНН/КПП сторон, сумму и ставку НДС. Номер должен соответствовать хронологии нумерации за период — разрывы и дубли номеров станут проблемой при формировании книги продаж и декларации по НДС.

Проверьте, что счёт-фактура проведён и отражён в регистрах НДС. Быстрый способ — сформировать книгу продаж за период и найти документ в ней. Если счёт-фактура есть в журнале, но отсутствует в книге продаж, вероятные причины: документ не проведён, не выполнена регламентная операция «Формирование записей книги продаж» или основание не проведено.

Для печати используйте кнопку «Печать» в форме документа — доступны формы счёта-фактуры и универсального передаточного документа (УПД). Если организация работает с ЭДО, проверьте статус отправки документа контрагенту в разделе обмена электронными документами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в журнале «Счета-фактуры выданные»

Норма

Есть в списке, проведён, без перечёркивания

Тревожный признак

Отсутствует, помечен на удаление или не проведён

Отражение в книге продаж

Норма

Строка с документом присутствует за нужный период

Тревожный признак

Документа нет — не выполнены регламентные операции по НДС

Связь с основанием

Норма

Из реализации открывается ссылка на счёт-фактуру

Тревожный признак

В реализации надпись «Выписать счёт-фактуру» — документ не создан

Отличия выданных и полученных счетов-фактур

В 1С 8.3 выданные и полученные счета-фактуры хранятся в разных журналах и отражаются в разных регистрах. Выданные находятся в разделе «Продажи» и попадают в книгу продаж, полученные — в разделе «Покупки» → «Счета-фактуры полученные» и формируют книгу покупок.

Путаница между этими журналами — распространённая причина «потери» документов. Если поставщик прислал вам счёт-фактуру, искать его нужно в разделе «Покупки», а не «Продажи». Аналогично корректировочные документы разделены: корректировка реализации находится в продажах, корректировка поступления — в покупках.

Где искать разные виды документов

Счета-фактуры выданные

Раздел «Продажи». Выставлены покупателям по реализациям и авансам. Отражаются в книге продаж.

Счета-фактуры полученные

Раздел «Покупки». Получены от поставщиков по поступлениям. Отражаются в книге покупок.

Счета на оплату покупателям

Раздел «Продажи», отдельный журнал. Не являются счетами-фактурами и не влияют на НДС.

Частые вопросы

Почему в разделе «Продажи» нет пункта «Счета-фактуры выданные»?

Команда скрыта настройками навигации или недоступна из-за прав пользователя. Откройте настройку навигации раздела и добавьте команду в список видимых. Если команды нет и там — обратитесь к администратору для проверки ролей доступа.

Как найти все счета-фактуры по конкретному контрагенту?

В журнале «Счета-фактуры выданные» установите отбор по полю «Контрагент» через кнопку «Ещё» → «Настроить список». Альтернатива — открыть карточку контрагента и перейти по ссылке на связанные документы.

Можно ли восстановить удалённый счёт-фактуру?

Если документ помечен на удаление, но не удалён физически, снимите пометку через контекстное меню в журнале и перепроведите документ. После физического удаления восстановление возможно только из резервной копии базы.

Где искать счёт-фактуру на аванс?

В том же журнале «Счета-фактуры выданные» — у авансового документа основанием указано поступление оплаты. Массово они создаются обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс» в разделе «Операции».

Счёт-фактура есть, но не попадает в декларацию по НДС. Что проверить?

Убедитесь, что документ проведён, выполнены регламентные операции закрытия месяца по НДС и счёт-фактура присутствует в книге продаж. Затем обновите данные декларации кнопкой «Заполнить».