Учет и Финансы · 9 мин
Самозанятый в 1С: как оформить договор и выплаты
Как оформить работу с самозанятым в 1С:Бухгалтерии и 1С:ЗУП: договор ГПХ, акты, чеки, проверка статуса плательщика НПД и отражение выплат в учёте.
Компании и ИП, которые привлекают самозанятых (плательщиков налога на профессиональный доход, НПД), обязаны правильно отразить такие выплаты в учёте. В 1С для этого не нужно заводить штатного сотрудника: самозанятый оформляется как контрагент-физлицо по договору гражданско-правового характера (ГПХ), а оплата проходит через обычные документы поступления услуг и списания с расчётного счёта.
Ключевая особенность: с выплат самозанятому работодатель не платит НДФЛ и страховые взносы — налог самозанятый платит сам через приложение «Мой налог». Но это работает только при условии, что исполнитель действительно имеет статус плательщика НПД и предоставляет чек на каждую выплату. Поэтому в 1С важно не только провести документы, но и организовать контроль статуса и хранение чеков.
Ниже разобран практический порядок действий в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:ЗУП: от проверки статуса самозанятого до отражения выплаты и типичных ошибок, которые приводят к доначислениям при проверке.
Проверка статуса самозанятого до оформления в 1С
До создания документов убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Проверка выполняется бесплатно на сайте ФНС по ИНН: сервис показывает, действует ли статус на конкретную дату. Результат проверки рекомендуется сохранить (скриншот или PDF) и приложить к договору — это подтверждение того, что компания проявила должную осмотрительность.
Проверять статус нужно дважды: на дату заключения договора и на дату каждой выплаты. Если на момент оплаты человек утратил статус самозанятого, выплата превращается в обычный доход физлица, и у компании возникает обязанность налогового агента по НДФЛ и взносам.
Отдельное ограничение: нельзя оформлять как самозанятого работника, который состоял в трудовых отношениях с вашей организацией в течение последних двух лет. Выплаты такому лицу облагаются взносами независимо от его статуса НПД — это прямой запрет закона о налоге на профессиональный доход.
Создание самозанятого как контрагента в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 самозанятый заводится в справочнике «Контрагенты». Создайте новый элемент, выберите вид контрагента «Физическое лицо», заполните ФИО, ИНН (обязательно — по нему выполняется проверка статуса и идентификация в отчётности), при наличии — данные паспорта и адрес. Признак «Самозанятый» в свежих релизах отмечается отдельным флагом в карточке физлица.
Далее создайте договор с контрагентом. Вид договора — «С поставщиком», в тексте самого договора ГПХ (бумажного или электронного) укажите, что исполнитель является плательщиком НПД, обязуется предоставлять чеки и уведомлять об утрате статуса. Эти формулировки защищают заказчика при спорах с налоговой.
- 1Проверьте статус плательщика НПД по ИНН на сайте ФНС и сохраните подтверждение
- 2Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ИНН и отметьте признак самозанятого
- 3Заведите договор ГПХ с видом «С поставщиком»
- 4Отразите услуги документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» — «Услуги (акт)»
- 5Получите от исполнителя чек из «Мой налог» и приложите его к документу
- 6Оплатите документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами» или «Оплата поставщику»
Отражение акта и чека самозанятого
Оказанные самозанятым услуги отражаются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». В табличной части укажите номенклатуру услуги, сумму и счёт затрат (например, 26, 44 или 20 — в зависимости от характера работ). Счёт расчётов с контрагентом — 76.05 или 60.01, в зависимости от принятой в учётной политике практики.
Чек из приложения «Мой налог» — обязательный первичный документ, подтверждающий, что налог с дохода будет уплачен самозанятым. В чеке должны быть: наименование услуги, сумма, дата, ИНН самозанятого и реквизиты заказчика (наименование и ИНН компании — самозанятый обязан указать их при формировании чека юрлицу). Храните чеки вместе с актами: в 1С их можно прикрепить к документу поступления через механизм присоединённых файлов.
Оплата и учёт выплат: НДФЛ и взносы
Оплата самозанятому проводится документом «Списание с расчётного счёта» (или «Расходный кассовый ордер» при наличной оплате, хотя безналичный расчёт предпочтительнее — он проще подтверждается). Вид операции — «Оплата поставщику», получатель — созданный контрагент-физлицо. Назначение платежа сформулируйте с указанием договора и акта, без упоминания «зарплаты» и «оплаты труда».
В налоговом учёте выплаты самозанятым не включаются в базу по НДФЛ и страховым взносам и не попадают в отчёты 6-НДФЛ и РСВ. Именно поэтому критично не заводить самозанятого в справочник «Физические лица» как сотрудника и не создавать на него документы начисления — иначе программа включит его в зарплатную отчётность.
Если учёт ведётся в 1С:ЗУП
1С:Зарплата и управление персоналом предназначена для расчётов с персоналом, и самозанятые в неё в общем случае не попадают. Однако если ваша практика требует отражать подрядчиков в ЗУП (например, для сквозного кадрового контура), используйте документы договоров ГПХ с корректной настройкой: в карточке договора должен быть указан признак, исключающий начисление взносов, что поддерживается не во всех типовых сценариях без доработки.
Более безопасный вариант — вести расчёты с самозанятыми только в 1С:Бухгалтерии, а в ЗУП не заводить их вовсе. Это исключает риск ошибочного включения выплат в зарплатные регистры и отчётность по взносам. Если конфигурации объединённые (комплексная автоматизация, ERP), проверьте, что документ по самозанятому не создаёт движений по регистрам учёта НДФЛ и взносов.
Сравнение вариантов учёта
Рекомендуемый способ: поступление услуг + списание со счёта, без НДФЛ и взносов. Подходит всем организациям и ИП
Только при необходимости кадрового контура; требует контроля настроек, чтобы не начислялись взносы. Риск ошибок выше
Оформляйте как в бухгалтерии и проверяйте движения документа по регистрам НДФЛ и взносов — они должны быть пустыми
Проверка результата и контрольные точки
После проведения документов убедитесь, что учёт сформирован корректно. Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету расчётов с контрагентом: задолженность перед самозанятым должна закрываться оплатой, без зависших остатков. Проверьте, что сумма выплаты не попала в отчёты 6-НДФЛ и РСВ — сформируйте отчёты и убедитесь, что физлицо там отсутствует.
Регулярно сверяйте комплект документов по каждой выплате: договор, акт, чек из «Мой налог», подтверждение статуса на дату оплаты, платёжное поручение. Именно этот комплект запрашивает налоговая при проверке взаимоотношений с самозанятыми.
Как проверить результат
Только расчёты с контрагентом (Дт 60/76 — Кт 51)
Проводки по счетам 68.01, 69 или отражение в зарплатных регистрах
Самозанятого и его выплат в отчёте нет
Физлицо попало в разделы отчёта
Договор, акт, чек «Мой налог», скрин проверки статуса, платёжка
Нет чека или подтверждения статуса на дату выплаты
FAQ
Нужно ли платить НДФЛ с выплат самозанятому?
Нет, если исполнитель имеет действующий статус плательщика НПД и предоставил чек из приложения «Мой налог». Налог с дохода он уплачивает сам. Обязанность налогового агента возникает у компании только если статус утрачен или чек не предоставлен.
Что делать, если самозанятый не прислал чек после оплаты?
Запросите чек повторно и приостановите следующие выплаты до его получения. Без чека расход рискует быть не признан, а выплата — переквалифицирована в облагаемый НДФЛ доход. Чек можно сформировать и позже, но дата чека должна соответствовать дате получения дохода.
Можно ли оформить в 1С выплату самозанятому без договора?
Технически документы проведутся и без договора, но для налогового учёта расходов и защиты от переквалификации отношений письменный договор ГПХ необходим. Заведите договор в карточке контрагента и храните подписанный экземпляр.
Как быть, если самозанятый — бывший сотрудник компании?
Если с момента увольнения прошло менее двух лет, выплаты ему облагаются страховыми взносами независимо от статуса НПД. Такие выплаты нужно отражать через зарплатный контур с начислением взносов, а не как расчёты с самозанятым.
Нужно ли самозанятому самому вести учёт в 1С?
Нет, обязанности вести бухгалтерский учёт у плательщиков НПД нет: доходы учитываются автоматически в приложении «Мой налог». 1С самозанятому может понадобиться только добровольно — для управленческого учёта заказов и клиентов.
Можно ли оплатить самозанятому наличными?
Закон не запрещает, но безналичный перевод на карту или по реквизитам надёжнее: платёж легко подтвердить выпиской банка. При наличной оплате оформите расходный кассовый ордер и получите расписку исполнителя.
Что важно запомнить
Самозанятый оформляется в 1С как контрагент-физлицо по договору ГПХ: услуги — через «Поступление услуг», оплата — через списание со счёта, без НДФЛ и взносов. Обязательные условия — действующий статус НПД на дату выплаты, чек из «Мой налог» и полный комплект документов: договор, акт, чек, платёжка.