Учет и Финансы · 9 мин
Как завести самозанятого в 1С: пошаговая инструкция
Как завести самозанятого в 1С: создание физлица и договора, начисление вознаграждения, отражение чеков из «Мой налог», учёт в Бухгалтерии и ЗУП.
Самозанятый — это физическое лицо, применяющее специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» (НПД). Для компании на 1С работа с самозанятыми сводится к трём задачам: корректно завести контрагента или физлицо, оформить гражданско-правовой договор (ГПХ) и отразить выплаты так, чтобы не начислять страховые взносы и НДФЛ. Ошибка на любом из этих этапов приводит к доначислениям и штрафам.
Конкретный порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии самозанятый обычно оформляется как физическое лицо с договором ГПХ, в 1С:ЗУП — через специальный вид договора, а в управленческих решениях (УНФ, УТ, ERP) — через контрагента с признаком самозанятости. Ниже разберём каждый сценарий с проверкой результата.
Ключевое отличие самозанятого от обычного подрядчика: он сам платит налог (4% при работе с физлицами, 6% — с юрлицами) и выдаёт чек из приложения «Мой налог». Компания не является налоговым агентом, поэтому в учёте не должно быть ни НДФЛ, ни взносов — это и есть главный критерий правильной настройки.
Что проверить до заведения самозанятого в базе
Прежде чем создавать карточку в 1С, убедитесь, что исполнитель действительно имеет право работать по НПД. Попросите справку о постановке на учёт в качестве самозанятого — она формируется в приложении «Мой налог» или через личный кабинет на сайте ФНС. Дополнительно можно проверить статус через сервис ФНС по ИНН исполнителя.
Проверьте, что вид деятельности не входит в запрещённые для НПД: самозанятый не может перепродавать товары, работать по агентским договорам, добывать полезные ископаемые и выполнять ряд других операций. Также действует ограничение по годовому доходу — при его превышении право на НПД утрачивается.
Отдельный риск — переквалификация договора в трудовой. Если самозанятый фактически работает как штатный сотрудник (фиксированный график, подчинение правилам внутреннего распорядка, регулярные одинаковые выплаты), налоговая может доначислить взносы и НДФЛ. Особенно внимательно относитесь к бывшим сотрудникам: заключать договор ГПХ с самозанятым, уволившимся из вашей компании менее двух лет назад, запрещено.
Как завести самозанятого в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8.3 самозанятый оформляется через справочник «Физические лица» (раздел «Зарплата и кадры» или «Справочники»). Создайте новое физлицо, заполните ФИО, ИНН и СНИЛС при наличии. ИНН важен именно для проверки статуса НПД и для отчётности.
Далее создайте договор ГПХ. В типовых релизах есть специальный вид договора или флажок, указывающий, что исполнитель — плательщик НПД. Если в вашей версии такого признака нет, выберите обычный договор подряда или оказания услуг, но убедитесь, что при начислении программа не рассчитывает взносы и НДФЛ — для этого проверьте настройки вида расчёта или используйте документы без налогового учёта.
В свежих релизах 1С:Бухгалтерии доступен обмен с сервисом «Мой налог»: программа может запрашивать статус самозанятого по ИНН и получать чеки. Подключение выполняется через настройки обмена с ФНС. Это снимает ручную проверку статуса перед каждой выплатой — именно в момент оплаты исполнитель должен иметь действующий статус НПД.
- 1Создайте физическое лицо в справочнике «Физические лица», укажите ФИО и ИНН
- 2Проверьте статус НПД по ИНН через сервис ФНС или встроенный обмен
- 3Создайте договор ГПХ с признаком самозанятого (при наличии в релизе)
- 4Оформите начисление вознаграждения документом без НДФЛ и взносов
- 5Получите чек из «Мой налог» и приложите его к документу оплаты
Как завести самозанятого в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплате и управлении персоналом самозанятые оформляются через документ «Договор (работы, услуги)» или специализированный документ для договоров ГПХ. Сначала создайте физическое лицо в справочнике, затем — договор с указанием вида «с самозанятым» или аналогичного признака, если он предусмотрен релизом.
Главная настройка — характер оплаты. Для самозанятого начисление не должно облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Проверьте это в настройках начисления: в типовом функционале для договоров с самозанятыми предусмотрены необлагаемые виды расчёта. Если используете доработанную конфигурацию, убедитесь, что доработки не подтягивают стандартные облагаемые начисления.
После проведения начисления сформируйте расчётный листок или отчёт по взносам и убедитесь, что сумма не попала в базу ни по НДФЛ, ни по взносам. Если попала — причина почти всегда в неверно выбранном виде договора или начисления, а не в карточке физлица.
Как проверить результат
В расчёте нет НДФЛ и страховых взносов
Программа удержала НДФЛ или начислила взносы
По ИНН подтверждён действующий статус НПД на дату выплаты
Статус не найден или утрачен
Есть договор ГПХ и чек из «Мой налог» на каждую выплату
Оплата проведена без чека
Самозанятый как контрагент в УНФ, УТ и ERP
В управленческих конфигурациях самозанятый чаще заводится как контрагент с видом «Физическое лицо». В карточке контрагента укажите ИНН — по нему выполняется проверка статуса. В ряде релизов есть отдельный признак «Самозанятый», который влияет на печатные формы и учётные документы.
Поступление услуг от самозанятого оформляется стандартным документом «Поступление услуг» или «Приходная накладная» с нулевой ставкой НДС (без НДС) — самозанятые не являются плательщиками НДС. В графе первичного документа можно указать реквизиты чека из «Мой налог».
Оплата проводится обычным списанием с расчётного счёта или расходным кассовым ордером. Важно: назначение платежа в платёжном поручении должно содержать формулировку о том, что налог уплачивает сам исполнитель, и не должно включать НДС.
Учёт чеков и документальное оформление выплат
Каждая выплата самозанятому должна сопровождаться чеком, сформированным в приложении «Мой налог». Чек содержит QR-код и уникальный номер, по которым можно проверить его подлинность на сайте ФНС. Храните чеки вместе с договорами — при проверке именно они подтверждают, что компания не являлась налоговым агентом.
В 1С чек можно приложить к документу оплаты как скан или указать его реквизиты в комментарии. В конфигурациях с интеграцией с «Мой налог» чеки загружаются автоматически и привязываются к операциям. Если интеграции нет, заведите регламент: исполнитель передаёт чек в день выплаты, бухгалтер сверяет сумму чека с суммой платежа.
Типовой пакет документов на самозанятого: договор ГПХ, акт выполненных работ (по желанию сторон, но рекомендуется), чек из «Мой налог», платёжный документ. Акт не заменяет чек — это распространённое заблуждение, ведущее к потере расходов.
Настройка счетов учёта и отражение расходов
Расчёты с самозанятыми ведутся на счёте 76 (или 60/70 в зависимости от методики учёта в вашей конфигурации — уточните принятую в учётной политике схему). Расходы относятся на те же счета затрат, что и аналогичные услуги сторонних организаций: 20, 25, 26, 44 — в зависимости от характера работ.
В налоговом учёте расходы на оплату услуг самозанятых признаются при наличии чека и договора. Для компаний на УСН «доходы минус расходы» и на общей системе это стандартные расходы на оплату работ и услуг. Сам налог НПД, который платит исполнитель, в учёте компании не отражается.
Если самозанятый оказывает услуги регулярно, настройте шаблоны документов: типовой договор, типовое поступление услуг и типовое платёжное поручение. Это сокращает время оформления и снижает риск ошибок в реквизитах.
Удобно завести отдельную папку в справочнике физических лиц или контрагентов для самозанятых и раз в квартал сверять статусы всех действующих исполнителей по ИНН. Статус может быть утрачен в любой момент, и узнать об этом лучше до выплаты, а не после.
Частые вопросы о работе с самозанятыми в 1С
Нужно ли включать самозанятого в отчёты по страховым взносам и 6-НДФЛ?
Нет. Выплаты самозанятым не облагаются взносами и НДФЛ, поэтому в расчёт по взносам и 6-НДФЛ они не включаются. Если сумма попала в отчёт — проверьте вид договора и начисления, это признак ошибки в настройке.
Что делать, если самозанятый не прислал чек после оплаты?
Запросите чек повторно и зафиксируйте обращение письменно. Если чек так и не выдан, безопаснее удержать НДФЛ с выплаты и перечислить его в бюджет как налоговый агент — иначе при проверке расходы могут снять, а выплату доначислить налогом и взносами.
Можно ли оформить самозанятого как ИП в 1С?
Нет, это разные статусы. ИП на НПД заводится как контрагент-ИП, а физлицо-самозанятый — как физическое лицо с договором ГПХ. Смешение статусов искажает отчётность и печатные формы документов.
Как проверить, что чек из «Мой налог» подлинный?
По номеру чека и ИНН исполнителя на сайте ФНС или по QR-коду на самом чеке. Проверка занимает меньше минуты и подтверждает, что доход действительно задекларирован по НПД.
Нужен ли акт выполненных работ, если есть чек?
Формально чек и договор достаточны, но акт рекомендуется: он подтверждает факт и содержание выполненных работ, что важно при спорах и проверках обоснованности расходов. Акт не заменяет чек — документы дополняют друг друга.
Что изменится в 1С, если самозанятый утратит статус НПД?
С даты утраты статуса выплаты ему становятся обычным доходом физлица: компания обязана удержать НДФЛ и начислить взносы. В 1С потребуется изменить настройки договора и начислений, а уже проведённые необлагаемые выплаты после даты утраты статуса — скорректировать.
Что важно запомнить
Самозанятый заводится в 1С как физлицо или контрагент с договором ГПХ и признаком НПД. Начисления проводятся без НДФЛ и взносов, каждая выплата подтверждается чеком из «Мой налог», а статус исполнителя проверяется по ИНН на дату оплаты.