Учет и Финансы · 9 мин
Самозанятые в 1С 8.3 как контрагент: настройка и учёт
Как завести самозанятого в 1С 8.3 как контрагента: настройка карточки, документы, НДФЛ и взносы, типичные ошибки и проверка результата.
Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход, НПД) при оказании услуг компании отражается в 1С 8.3 как обычный контрагент — физическое лицо. Никакого специального вида контрагента для НПД в типовых конфигурациях нет, поэтому всё сводится к правильному заполнению карточки, корректному оформлению договора и отключению начисления НДФЛ и страховых взносов с выплат такому исполнителю.
Главная особенность учёта: организация не является налоговым агентом по НДФЛ для самозанятого и не платит за него страховые взносы. Налог самозанятый платит сам через приложение «Мой налог», а обязанность компании — получить от него чек и хранить его вместе с актом. Ошибки в этом месте приводят к доначислениям при проверке.
Ниже разобраны практические шаги для типовых конфигураций 1С: Бухгалтерия предприятия 8.3, а также замечания для ЗУП, где самозанятые встречаются как исполнители по гражданско-правовым договорам.
Как проверить статус самозанятого до заведения в 1С
Прежде чем создавать карточку контрагента, убедитесь, что исполнитель действительно является плательщиком НПД. Сделать это можно двумя способами: попросить справку о постановке на учёт из приложения «Мой налог» или проверить ИНН через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход».
Проверку статуса стоит делать на дату каждой выплаты, а не один раз при заключении договора. Если самозанятый утратил статус (превысил лимит дохода или снялся с учёта), а вы продолжили платить без удержания НДФЛ, налоговая может доначислить налог и взносы организации.
Создание карточки контрагента в 1С: Бухгалтерия 8.3
Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. Для самозанятого выберите вид контрагента «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен, так как именно по ИНН проверяется статус), адрес и банковские реквизиты для оплаты.
Если контрагент одновременно зарегистрирован как ИП и применяет НПД, выбирайте вид «Индивидуальный предприниматель» и указывайте ОГРНИП. Это важно для корректного заполнения платёжных документов и отчётности.
Поле «КПП» для физического лица остаётся пустым. В комментарии к карточке удобно зафиксировать: «Плательщик НПД, статус проверен (дата)» — это упростит контроль при следующих выплатах.
- 1Проверьте статус НПД по ИНН на сайте ФНС или запросите справку из «Мой налог»
- 2Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», заполните ФИО, ИНН, реквизиты
- 3Заведите договор с видом «С контрагентом» и формулировкой ГПХ
- 4Проведите поступление услуг и оплату без НДФЛ и взносов
- 5Получите чек из «Мой налог» и сохраните его вместе с актом
Договор и документы: что указать в программе
С самозанятым заключается гражданско-правовой договор (возмездного оказания услуг, подряда, авторский). В карточке договора в 1С укажите вид договора «С контрагентом» и корректные реквизиты. В тексте договора обязательно зафиксируйте, что исполнитель является плательщиком НПД и обязуется передавать чеки из приложения «Мой налог».
Услуги самозанятого проводятся документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». НДС в документе не выделяется — плательщики НПД не являются плательщиками НДС. Если исполнитель ошибочно выставил чек с НДС, это повод запросить корректировку.
Оплата оформляется стандартным документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Назначение платежа формулируйте с указанием договора и формулировкой «НДС не облагается».
НДФЛ и страховые взносы: чего делать не нужно
Выплаты самозанятому не включаются в базу по НДФЛ и страховым взносам, если он подтвердил статус и предоставил чек. В 1С: Бухгалтерии это реализуется просто: выплаты контрагенту-физлицу по договору с поставщиком не попадают в зарплатные регистры, поэтому никаких дополнительных настроек не требуется.
Сложнее в 1С: ЗУП, если самозанятый заведён там как физическое лицо по договору ГПХ. В этом случае при начислении нужно убедиться, что документ не формирует НДФЛ и взносы. На практике безопаснее не заводить самозанятых в ЗУП вообще, а вести их только как контрагентов в бухгалтерской программе.
Учёт в налоговом и бухгалтерском учёте
Расходы на услуги самозанятого принимаются в налоговом учёте на общих основаниях при наличии договора, акта и чека. Комплект из трёх документов — стандартное требование: без чека расходы могут быть оспорены, даже если акт подписан.
Проводки формируются стандартные: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от характера услуг) — Кт 60.01. Оплата — Дт 60.01 — Кт 51. Никаких специальных субсчетов для НПД в типовом плане счетов не предусмотрено и не требуется.
В отчётности самозанятый не попадает ни в 6-НДФЛ, ни в РСВ, ни в персонифицированные сведения. Если вы обнаружили самозанятого в этих отчётах — значит, выплата была проведена через зарплатные документы, и это ошибка.
Типичные ошибки и риски
Отдельный риск — переквалификация отношений. Если самозанятый фактически работает как штатный сотрудник (фиксированный график, рабочее место, регулярные одинаковые выплаты, подчинение правилам внутреннего распорядка), налоговая и трудовая инспекция могут признать отношения трудовыми. Особенно строго это проверяется, если исполнитель менее двух лет назад был вашим сотрудником — такие выплаты вообще не подпадают под НПД.
Ещё одна ошибка — дублирование контрагентов в справочнике: один и тот же самозанятый заведён дважды (например, как физлицо и как ИП). Это ломает аналитику задолженности и акты сверки. Периодически проверяйте справочник на дубли по ИНН.
Как проверить результат
Как проверить результат
Дт затратного счёта — Кт 60.01, НДС отсутствует
Выделен НДС или использован счёт расчётов с персоналом (70, 76)
Самозанятый в отчётах отсутствует
Выплата попала в отчётность как доход физлица
Договор, акт, чек из «Мой налог» на каждую выплату
Есть акт, но чек отсутствует или сформирован на другую дату/сумму
Проверка по ИНН на дату оплаты подтверждает НПД
Статус не проверялся или утрачен
Для контроля задолженности используйте стандартные отчёты «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60» и «Акт сверки с контрагентом». Если по самозанятому «зависла» аналитика на неправильном договоре или документе расчётов, исправляйте её через ручную корректировку движений документа или перепроведение с верными данными.
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С 8.3 — это контрагент с видом «Физическое лицо». Проверяйте статус НПД на каждую дату выплаты, не начисляйте НДФЛ и взносы, не выделяйте НДС и обязательно получайте чек из «Мой налог» к каждому акту. Не заводите самозанятых в зарплатной программе как обычных ГПХ-исполнителей.
Частые вопросы
Может ли самозанятый быть одновременно ИП, и как его заводить в 1С?
Да, ИП вправе применять НПД. В этом случае в карточке контрагента выбирайте вид «Индивидуальный предприниматель», указывайте ИНН и ОГРНИП. Порядок учёта тот же: НДФЛ и взносы не начисляются, НДС не выделяется, чек из «Мой налог» обязателен.
Нужно ли удерживать НДФЛ, если самозанятый не прислал чек?
Формально чек — это подтверждение того, что доход облагается НПД, а организация не является налоговым агентом. Если чека нет, безопаснее приостановить оплату до его получения, а не удерживать НДФЛ «на всякий случай»: удержание налога с плательщика НПД при наличии статуса — тоже ошибка.
Как оформить выплату самозанятому в 1С: ЗУП?
Рекомендуемый вариант — не оформлять её в ЗУП вообще, а провести через «1С: Бухгалтерию» как оплату контрагенту. Если самозанятый всё же заведён в ЗУП по договору ГПХ, убедитесь, что документ начисления не формирует НДФЛ и взносы, иначе отчётность будет искажена.
Что делать, если самозанятый утратил статус в середине договора?
Проверяйте статус на дату каждой выплаты. Если статус утрачен, дальнейшие выплаты физическому лицу облагаются по общим правилам: организация становится налоговым агентом по НДФЛ и должна начислить взносы. Такие выплаты оформляются уже не как расчёты с поставщиком-НПД.
Можно ли работать с самозанятым, который раньше был нашим сотрудником?
Есть ограничение: доходы от бывшего работодателя не облагаются НПД, если с момента увольнения прошло менее двух лет. Такие выплаты будут переквалифицированы с доначислением НДФЛ и взносов. После двух лет работать можно, но при признаках трудовых отношений риск переквалификации сохраняется.
Нужен ли акт, если есть чек из «Мой налог»?
Чек подтверждает налоговый статус операции, но не заменяет первичный документ. Для принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учёте нужен акт (или иной первичный документ) с обязательными реквизитами. Полный комплект: договор, акт, чек.