Учет и Финансы · 10 мин
Самозанятые в 1С 8.3: как оформить и учесть выплаты
Как вести учёт самозанятых в 1С 8.3: договор ГПХ, акты, оплата, проверка статуса плательщика НПД, чеки и отчётность. Пошаговые инструкции для бухгалтера.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) в 1С 8.3 строится на договорах гражданско-правового характера: в программе нет отдельного «режима самозанятого», есть стандартные механизмы учёта ГПХ с особенностями — без НДФЛ-удержания и страховых взносов, но с обязательной проверкой статуса исполнителя и получением чека из приложения «Мой налог». Ошибки в этом участке приводят к доначислению взносов и штрафам, поэтому учёт нужно выстроить корректно с первого договора.
Материал ориентирован на типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) и «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1). Названия документов и реквизитов могут немного отличаться в зависимости от версии релиза, но логика учёта одинакова: физлицо заводится в справочнике, оформляется договор ГПХ, начисление и оплата проводятся отдельными документами, а в отчётность суммы попадают с особыми кодами.
Какие условия должны выполняться до оформления в 1С
Прежде чем заводить самозанятого в программе, убедитесь, что сделка соответствует требованиям законодательства о НПД. Исполнитель должен быть зарегистрирован плательщиком НПД — это подтверждается справкой из приложения «Мой налог» или проверкой по ИНН на сайте ФНС. Проверку статуса нужно выполнять на дату каждой выплаты, а не один раз при заключении договора: человек может сняться с учёта в любой момент.
Есть и сущностные ограничения. Нельзя оформлять как самозанятого бывшего работника, если с момента расторжения трудового договора прошло менее двух лет, — такие выплаты не подпадают под НПД и будут квалифицированы как трудовые отношения со всеми доначислениями. Также НПД не применяется к отдельным видам деятельности (например, реализация подакцизных товаров, работа по агентским договорам в интересах третьих лиц), а годовой доход исполнителя ограничен установленным лимитом.
Как завести самозанятого в справочниках 1С
В «1С:Бухгалтерии 8» самозанятый заводится в справочнике «Контрагенты» с видом «Физическое лицо» — именно так он сможет выступать стороной договора и получателем оплаты. Заполните ФИО, ИНН (обязательно — он нужен для чеков и проверки статуса), дату рождения, адрес. Если выплаты планируются регулярными, удобно сразу создать банковские реквизиты физлица.
В «1С:ЗУП 8» исполнитель вносится в справочник «Физические лица», а затем создаётся элемент справочника «Сотрудники» с признаком договора ГПХ — без приёма на работу приказом. В карточке физлица укажите ИНН и СНИЛС (СНИЛС понадобится для персонифицированных сведений, куда подрядчики по ГПХ включаются). Не создавайте трудовой договор и не назначайте плановые начисления — это самая частая ошибка, после которой программа начинает считать взносы как по штатному работнику.
Как оформить договор и начисление вознаграждения
В ЗУП 3.1 договор с самозанятым оформляется документом «Договор (работы, услуги)» из раздела «Зарплата» — там указываются исполнитель, период действия, сумма и счёт учёта затрат. Начисление по этому договору выполняется документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)» по факту подписания акта. Программа при правильной настройке вида начисления не рассчитает НДФЛ и взносы — но это нужно проверить в проведённом документе, а не предполагать.
В «1С:Бухгалтерии» без зарплатного блока начисление обычно отражают документом «Операция, введённая вручную» с проводкой Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44) — Кт 76.10 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами» либо через документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги», где контрагентом выступает физлицо. Основанием служит подписанный акт оказанных услуг или выполненных работ — он обязателен для признания расхода в налоговом учёте.
- 1Проверьте статус плательщика НПД по ИНН на дату выплаты и сохраните подтверждение
- 2Заведите физлицо в справочнике контрагентов (БП) или физических лиц и сотрудников (ЗУП)
- 3Оформите договор ГПХ: в ЗУП — документом «Договор (работы, услуги)», в БП — договором с контрагентом
- 4Получите акт выполненных работ/услуг и чек из приложения «Мой налог»
- 5Отразите начисление: «Начисление по договорам ГПХ» (ЗУП) или актом/операцией вручную (БП)
- 6Проведите оплату документом «Списание с расчётного счёта» с видом «Прочие расчёты с контрагентами» или «Перечисление по договорам ГПХ»
- 7Проверьте, что в проводках и отчётах по выплате нет НДФЛ и страховых взносов
Как провести оплату и что делать с чеками «Мой налог»
Оплата самозанятому оформляется документом «Списание с расчётного счёта». Вид операции зависит от конфигурации: в Бухгалтерии это обычно «Прочие расчёты с контрагентами» или оплата по договору с физлицом, в ЗУП — выплата через ведомость «Ведомость на выплату по договорам ГПХ». Важно, чтобы получатель в платёжке совпадал с лицом по договору — оплата третьим лицам или наличными без документального подтверждения создаёт риски признания расхода.
Чек из приложения «Мой налог» — обязательный документ, подтверждающий, что исполнитель уплатил НПД с вашей выплаты. Без чека расход могут не признать в налоговом учёте, а выплату — переквалифицировать. Запрашивайте чек по каждой выплате, сверяйте в нём ИНН исполнителя, сумму и наименование вашей организации как заказчика. Храните чеки вместе с актами — в электронном виде это допустимо.
Как выплаты самозанятым попадают в отчётность
Самозанятые не включаются в расчёт по страховым взносам (РСВ) и 6-НДФЛ, поскольку взносы и налог с их вознаграждений заказчик не начисляет. Однако в персонифицированные сведения о физических лицах подрядчики по договорам ГПХ включаются — поэтому корректные СНИЛС и ИНН в карточке физлица обязательны. В ЗУП сведения формируются автоматически на основании документов договоров и начислений.
В налоговом учёте по налогу на прибыль (или УСН с объектом «доходы минус расходы») вознаграждение признаётся расходом на дату акта при наличии полного комплекта: договор, акт, чек «Мой налог», платёжный документ. В бухгалтерской отчётности задолженность перед самозанятым отражается в составе кредиторской задолженности по счёту 76 (или 60, если ведёте через него). Проверьте в оборотно-сальдовой ведомости, что расчёты закрыты в корректной аналитике по контрагенту и договору.
Как проверить результат
В движениях нет строк по НДФЛ и страховым взносам
Программа рассчитала НДФЛ или взносы — неверно настроен вид начисления или создан трудовой договор
Задолженность перед самозанятым закрыта оплатой в аналитике конкретного договора
Висят остатки без аналитики или расчёты свёрнуты между разными контрагентами
Договор, акт, чек «Мой налог», платёжное поручение — все суммы и реквизиты совпадают
Нет чека или акта, суммы в чеке и акте расходятся
Подрядчик ГПХ включён в сведения с корректными СНИЛС и ИНН
Физлицо отсутствует в сведениях или ошибка в персональных данных
Частые сценарии и альтернативы
Разовая услуга от самозанятого
Для разовой услуги в Бухгалтерии достаточно трёх документов: поступление услуги (или операция вручную) на основании акта, списание с расчётного счёта и сохранённый чек. Договор в программе можно оформить как «С контрагентом» с видом «С поставщиком» — на учёт это не влияет, главное, чтобы бумажный договор ГПХ существовал и соответствовал условиям НПД.
Регулярные выплаты одному исполнителю
При постоянном сотрудничестве удобнее вести учёт в ЗУП: договор ГПХ создаётся один раз, начисления оформляются ежемесячно, персонифицированные сведения формируются автоматически. Следите за суммарным доходом исполнителя — при приближении к лимиту НПД предупредите его: превышение означает утрату статуса и необходимость пересмотра формата отношений.
Если 1С не доработана под ваш сценарий
В старых релизах часть документов для ГПХ может отсутствовать или называться иначе. В этом случае допустим учёт операциями вручную с корректными проводками и аналитикой, но отчётность по персонифицированным сведениям придётся формировать отдельно. Плановое обновление конфигурации до актуального релиза — более надёжное решение, чем накопление ручных операций.
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С 8.3 — это физлицо по договору ГПХ без НДФЛ и взносов. Три обязательных контроля: статус НПД на дату каждой выплаты, чек «Мой налог» по каждой оплате и отсутствие признаков трудовых отношений. В отчётность выплаты попадают только через персонифицированные сведения, расход признаётся при полном комплекте документов.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплат самозанятому в 1С?
Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог через приложение «Мой налог», а заказчик не является налоговым агентом. Если в проведённом документе начисления программа рассчитала НДФЛ — значит, неверно настроен вид начисления или исполнитель ошибочно оформлен как работник по трудовому договору.
Что делать, если самозанятый не прислал чек «Мой налог»?
Запросите чек повторно и отложите признание расхода до его получения. Без чека выплата не подтверждает уплату НПД, и налоговая может снять расход и переквалифицировать отношения. Если исполнитель отказывается формировать чек — это тревожный признак: возможно, он не зарегистрирован как плательщик НПД.
Можно ли оплатить самозанятому наличными через кассу?
Можно, оформив расходный кассовый ордер, но безналичная оплата предпочтительнее: платёжное поручение однозначно связывает выплату с конкретным исполнителем и договором. При наличной оплате обязательно сохраняйте расписку или РКО с паспортными данными получателя вместе с актом и чеком.
Включаются ли самозанятые в РСВ и 6-НДФЛ?
Нет, вознаграждения плательщикам НПД не облагаются страховыми взносами и НДФЛ, поэтому в этих расчётах они не отражаются. Однако подрядчики по договорам ГПХ включаются в персонифицированные сведения о физлицах — следите за корректностью СНИЛС и ИНН в карточке исполнителя.
Как в 1С отразить работу с самозанятым, если он одновременно наш сотрудник?
Такое совмещение допустимо, если выплаты по ГПХ касаются услуг, не связанных с трудовой функцией, и нет признаков подмены трудовых отношений. В программе сотрудник и подрядчик ГПХ оформляются разными договорами на одно физлицо. Но учтите: выплаты по ГПХ действующему работнику — зона повышенного внимания налоговой, документальное обоснование должно быть безупречным.
Что будет, если исполнитель утратил статус НПД в середине договора?
Выплаты после даты утраты статуса перестают быть «самозанятыми»: с них потребуется удержать НДФЛ и начислить взносы как по обычному договору ГПХ с физлицом. Именно поэтому статус проверяют на дату каждой выплаты. При обнаружении утраты статуса пересчитайте обязательства и скорректируйте учёт до сдачи отчётности за период.