Самозанятые в 1С Бухгалтерия: пошаговый учёт выплат и чеков

Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход, НПД) в 1С:Бухгалтерии отличается от учёта обычных сотрудников и подрядчиков-ИП. Самозанятый не является ни работником по трудовому договору, ни субъектом предпринимательства, поэтому к нему не применяются начисление зарплаты, страховые взносы и НДФЛ-удержание. Компания платит за услуги по договору ГПХ, а налог самозанятый уплачивает сам через приложение «Мой налог».

Ключевой документ, который закрывает расходы, — чек из приложения «Мой налог». Без него налоговая может не признать затраты по договору и доначислить налог на прибыль или налог по УСН. Поэтому учёт строится вокруг трёх обязательных элементов: договор, акт (по желанию сторон) и чек самозанятого.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 для таких операций используют стандартные документы поступления услуг и списания с расчётного счёта. Отдельного «режима самозанятого» в программе нет — корректность учёта зависит от правильной настройки контрагента, договора и проводок. Ниже разобран весь цикл: от проверки статуса исполнителя до отражения оплаты и контроля ошибок.

Проверка статуса самозанятого перед началом работы

Прежде чем заключать договор и тем более перечислять деньги, убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Статус проверяется бесплатно на сайте ФНС по ИНН физического лица — сервис показывает, действует ли режим НПД на конкретную дату. Сохраните скриншот или PDF проверки: это доказательство вашей добросовестности при возможных претензиях налоговой.

Проверку нужно повторять на дату каждой существенной выплаты, если сотрудничество длительное. Самозанятый может сняться с учёта или утратить право на режим (например, при превышении лимита дохода), и тогда выплата ему как плательщику НПД станет рискованной: налоговая может переквалифицировать отношения и потребовать удержать НДФЛ и начислить взносы.

Отдельный риск — бывшие сотрудники. Выплаты самозанятому, который работал в вашей организации по трудовому договору менее двух лет назад, не облагаются НПД: налог с них самозанятый платить не вправе, а компания обязана начислить НДФЛ и взносы как при обычном договоре ГПХ с физлицом. Проверяйте этот факт до заключения договора.

Как завести контрагента и договор в 1С

Самозанятый заводится в справочнике «Контрагенты» как физическое лицо. В карточке укажите ФИО, ИНН (обязательно — он нужен для проверки статуса и сверки с чеком), при наличии — паспортные данные для договора. Вид контрагента выбирайте «Физическое лицо», признаки ИП указывать не нужно — самозанятый предпринимателем не является.

Договор создаётся в карточке контрагента с видом «С покупателем» или «С комитентом» — нет, корректный вариант для заказчика: вид договора «С поставщиком», поскольку вы приобретаете услуги. Типовой договор ГПХ в 1С не отличается от договора с ИП: пропишите предмет, стоимость, порядок сдачи-приёмки и обязательно условие, что исполнитель является плательщиком НПД и обязан передать чек из «Мой налог».

Если ваша конфигурация синхронизируется с «Зарплата и управление персоналом», не заводите самозанятого как сотрудника и не включайте его в кадровые документы. Физлицо-подрядчик учитывается только через контрагентов, иначе возможны дубли в отчётности по персонифицированным сведениям.

Отражение поступления услуг от самозанятого

Начисление задолженности перед самозанятым оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В табличной части укажите номенклатуру с типом «Услуга», сумму и счёт затрат: 20, 25, 26, 44 — в зависимости от того, куда относятся услуги по вашей учётной политике. Счёт расчётов — 76.05 или 60.01; многие компании выделяют для самозанятых 76-й счёт, чтобы отделить их от поставщиков.

В поле «Ставка НДС» выберите «Без НДС» — самозанятые НДС не начисляют, и входного налога здесь быть не может. Если программа требует счёт-фактуру, оставьте поле пустым: чек из «Мой налог» счёт-фактуру не заменяет, он подтверждает расход, а не вычет НДС.

Типовые проводки после проведения документа: Дт 20 (26, 44) Кт 76.05 — отражена стоимость услуг. Если услуга связана с приобретением актива или материалов, корреспонденция будет иной, но принцип тот же: дебет — счёт учёта затрат или актива, кредит — расчёты с самозанятым.

1. 1
   Проверьте статус НПД по ИНН на дату оказания услуги
2. 2
   Создайте контрагента-физлицо и договор с видом «С поставщиком»
3. 3
   Введите документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» — «Услуги»
4. 4
   Укажите счёт затрат, ставку «Без НДС», счёт расчётов 76.05
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки
6. 6
   Прикрепите к документу скан чека из «Мой налог»

Оплата самозанятому и работа с чеками

Оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Получатель — контрагент-самозанятый, договор — тот же договор ГПХ. Проводка: Дт 76.05 Кт 51. Оплачивать можно как на карту, так и на счёт физлица; важно, чтобы реквизиты в платёжке совпадали с данными получателя в чеке.

Чек самозанятый обязан сформировать в приложении «Мой налог» и передать вам в электронном виде или на бумаге. В чеке должны быть: наименование услуги, сумма, дата, ваши ИНН и наименование как заказчика, а также уникальный номер чека. По этому номеру подлинность чека проверяется на сайте ФНС — рекомендуется делать это для крупных сумм.

Порядок «сначала чек — потом оплата» или наоборот законом жёстко не регламентирован, но чек должен отражать фактический расчёт. Безопасная практика: оплата и чек в пределах одного налогового периода, сумма в чеке совпадает с платежом. Если чек аннулирован (самозанятый может это сделать, например при возврате), расход на его основании признавать нельзя — потребуйте новый чек или возврат денег.

Налоги, взносы и отчётность: что не нужно делать

Главное преимущество работы с самозанятыми — отсутствие обязанностей налогового агента. С выплат плательщикам НПД компания не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы. Соответственно, в 1С эти суммы не должны попадать в регистры по НДФЛ и взносам, в расчёт 6-НДФЛ и РСВ самозанятые не включаются.

Ошибка возникает, когда бухгалтер по привычке оформляет выплату через документы зарплатного учёта или «Начисление дивидендов/доходов» с кодом дохода по НДФЛ. Это приводит к лишним обязательствам перед бюджетом и искажению отчётности. Все операции с самозанятыми проходят только через покупку услуг и оплату поставщику.

Для целей налога на прибыль или УСН расход признаётся на основании договора, акта (если предусмотрен) и чека. В книге учёта доходов и расходов при УСН оплата отразится автоматически после проведения списания с расчётного счёта — проверьте, что расход попал в признаваемые и не помечен как неучитываемый.

Проверка результата и сверка расчётов

После проведения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.05 (или 60.01) в разрезе контрагентов. По каждому самозанятому сальдо должно закрываться: сумма поступления равна сумме оплат. Остаток по дебету означает переплату, по кредиту — неоплаченный акт.

Полезно вести внутренний реестр: контрагент, ИНН, дата проверки статуса, номер и дата чека, сумма. Такой реестр можно вести прямо в 1С через дополнительные сведения контрагента или во внешней таблице. При налоговой проверке он позволит быстро подтвердить обоснованность каждой выплаты.

Если обнаружилось, что чек аннулирован или статус НПД на дату выплаты отсутствовал, действуйте сразу: запросите у исполнителя пояснения, при аннулированном чеке — новый чек или возврат средств, при отсутствии статуса — готовьтесь к переквалификации выплаты и удержанию НДФЛ. Чем раньше исправлена ошибка, тем меньше пени.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счёту расчётов с самозанятым

Норма

Нулевое после поступления и оплаты

Тревожный признак

Дебет или кредит без понятной причины

Чек из «Мой налог»

Норма

Номер чека подтверждается на сайте ФНС, сумма совпадает с платежом

Тревожный признак

Чек аннулирован или не находится в базе ФНС

Попадание в отчётность

Норма

Самозанятый отсутствует в 6-НДФЛ и РСВ

Тревожный признак

Физлицо попало в расчёты с кодом дохода

Статус НПД на дату выплаты

Норма

Сервис ФНС подтверждает действующий режим

Тревожный признак

Режим не применялся на дату оплаты

FAQ по учёту самозанятых в 1С

Нужен ли акт, если есть чек самозанятого?

Закон не обязывает составлять акт при работе с плательщиками НПД — чек является достаточным подтверждением расхода. Однако акт полезен для внутреннего контроля и подтверждения факта оказания услуги, особенно при крупных суммах. Закрепите выбранный порядок в договоре.

Какой счёт расчётов лучше использовать — 60 или 76?

Оба варианта допустимы. Счёт 60 привычен для поставщиков и автоматически подставляется в документы поступления. Счёт 76 удобен тем, что отделяет самозанятых от обычных поставщиков и упрощает аналитику. Выбор закрепите в учётной политике и применяйте последовательно.

Можно ли оплатить самозанятому наличными из кассы?

Да, расчёты наличными с физическим лицом — не ИП — допустимы. Оформите расходный кассовый ордер с видом операции «Оплата поставщику». Учтите лимит расчётов наличными: он действует для расчётов между организациями и ИП, с физлицами ограничение не применяется, но безналичная оплата прозрачнее для контроля.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Запросите чек письменно — обязанность передать его предусмотрена договором. До получения чека расход носит неподтверждённый характер. Если чек так и не предоставлен, безопаснее исключить сумму из налоговых расходов либо потребовать возврата оплаты и расторжения договора.

Попадает ли самозанятый в отчёт СЗВ-ТД или другую персотчётность?

Нет. СЗВ-ТД и персонифицированные сведения касаются работников по трудовым договорам и, в отдельных случаях, подрядчиков по ГПХ, за которых уплачиваются взносы. За самозанятых взносы не платятся, поэтому в персотчётность они не включаются.

Как отразить возврат предоплаты от самозанятого?

Возврат оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика» по тому же договору. Самозанятый при этом должен аннулировать чек на возвращённую сумму в «Мой налог» — проверьте это, чтобы у него не завис лишний доход, а у вас — необоснованный расход.