Как оформить самозанятого в 1С: договор, выплаты и отчётность

Компания всё чаще привлекает исполнителей со статусом самозанятого — плательщика налога на профессиональный доход (НПД). Для бухгалтера в 1С это означает особый порядок оформления: договор гражданско-правового характера, отражение выплат без начисления страховых взносов и обязательная проверка чеков из сервиса «Мой налог». Ошибка в статусе исполнителя приводит к доначислению взносов и штрафам при проверке.

В конфигурациях 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП работа с самозанятыми реализована по-разному. В Бухгалтерии самозанятого обычно оформляют как контрагента или физлицо по договору ГПХ, в ЗУП — как лицо, оказывающее услуги по договору подряда, с отключёнными взносами. Ниже разобраны оба сценария с конкретными шагами, проверками и типичными ошибками.

Проверка статуса самозанятого до оформления в 1С

Прежде чем заводить исполнителя в базу, убедитесь, что он действительно плательщик НПД. Статус проверяется бесплатно на сайте ФНС по ИНН: сервис показывает, действует ли режим на текущую дату. Проверку нужно делать и при заключении договора, и на дату каждой выплаты — самозанятый может утратить статус в любой момент.

Дополнительно запросите у исполнителя справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД — она формируется в приложении «Мой налог». Если человек состоит у вас в штате или уволился менее двух лет назад, выплаты ему по договору ГПХ не подпадают под НПД: налоговая признает такие отношения трудовыми, и взносы придётся доначислить.

Карточка самозанятого в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии самозанятого заводят в справочнике «Контрагенты» с видом «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН — именно по ИНН программа и отчётность идентифицируют исполнителя. Если планируете отражать выплаты в зарплатной части, дополнительно создайте элемент в справочнике «Физические лица» и свяжите его с контрагентом.

Договор с самозанятым создаётся в карточке контрагента с видом «С физическим лицом». Укажите номер, дату, предмет договора и срок действия. В реквизитах важно не отметить договор как облагаемый страховыми взносами: для плательщиков НПД взносы на пенсионное и медицинское страхование не начисляются.

1. 1
   Проверьте статус НПД по ИНН на сайте ФНС и сохраните скриншот проверки
2. 2
   Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ФИО и ИНН
3. 3
   Добавьте договор с видом «С физическим лицом» и реквизитами договора ГПХ
4. 4
   При выплате сформируйте документ начисления без страховых взносов
5. 5
   Получите чек из «Мой налог» и приложите его к платёжным документам

Оформление самозанятого в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом самозанятого отражают через документ «Договор подряда» или «Договор (работы, услуги)» в разделе «Зарплата». Сначала заведите физическое лицо без приёма на работу — сотрудником он не является. В договоре укажите сумму вознаграждения и период выполнения работ.

Ключевая настройка — вид дохода по страховым взносам. Для плательщика НПД в карточке договора должно быть указано, что выплаты не облагаются взносами. НДФЛ с вознаграждения самозанятому компания тоже не удерживает: налог исполнитель платит сам через «Мой налог» (4% при работе с физлицами, 6% — с юрлицами и ИП).

Отражение в отчётности

Выплаты самозанятым не попадают в расчёт по страховым взносам и в форму 6-НДФЛ, поскольку компания не является налоговым агентом. Однако сведения о договорах ГПХ с физлицами могут запрашиваться при проверках, поэтому храните договор, акт и чек вместе. В персонифицированных сведениях о физлицах выплаты по НПД не отражаются.

Документы по сделке: договор, акт и чек

Комплект документов по каждой выплате самозанятому включает договор ГПХ, акт выполненных работ (или оказанных услуг) и чек из приложения «Мой налог». Чек — обязательный элемент: без него расходы могут не принять при налогообложении прибыли. Самозанятый формирует чек в момент получения оплаты и передаёт его заказчику в электронном виде или по ссылке.

Проверить подлинность чека можно на сайте ФНС по его номеру. В 1С чек удобно прикреплять к документу выплаты через механизм присоединённых файлов — так при проверке весь пакет будет в одном месте. Некоторые организации дополнительно требуют от исполнителя подтверждение статуса на дату каждой оплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Чек из «Мой налог»

Норма

Чек сформирован на дату оплаты, сумма совпадает с платежом

Тревожный признак

Чека нет, сумма отличается или чек аннулирован

Статус НПД на дату выплаты

Норма

Сервис ФНС подтверждает действующий статус

Тревожный признак

Статус утрачен — взносы придётся начислить

Начисления в 1С

Норма

Взносы и НДФЛ по выплате равны нулю

Тревожный признак

Программа начислила взносы — неверный вид договора

Отражение выплаты и расходов

В 1С:Бухгалтерии выплату самозанятому отражают документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Прочее списание» или оплатой поставщику, если исполнитель заведён как контрагент. Услуги принимаются к учёту документом «Поступление услуг» на соответствующий счёт затрат — 20, 25, 26 или 44 в зависимости от характера работ.

Для целей налога на прибыль расходы принимаются при наличии договора, акта и чека. Если чек отсутствует, расходы безопаснее не признавать: судебная практика по таким случаям неоднозначна, а риск спора с инспекцией высок. В учёте на УСН «доходы минус расходы» требования к подтверждению аналогичны.

Ограничения и риски при работе с самозанятыми

НПД нельзя применять при продаже подакцизных товаров, работе по агентским договорам, добыче полезных ископаемых и при годовом доходе свыше установленного лимита. Если доход исполнителя превысит порог, он обязан сменить режим, а заказчику стоит отслеживать ситуацию по крупным регулярным выплатам.

Главный риск для компании — переквалификация договора ГПХ в трудовой. Признаки, на которые смотрит инспекция: фиксированный график, рабочее место в офисе, регулярные одинаковые платежи, подчинение внутреннему распорядку. Если хотя бы часть признаков присутствует, безопаснее оформить трудовой договор или срочный трудовой договор.

FAQ: частые вопросы по самозанятым в 1С

Нужно ли начислять страховые взносы на выплаты самозанятому?

Нет. Плательщики НПД освобождены от страховых взносов, а заказчик не признаётся страхователем. Если 1С начисляет взносы, проверьте вид договора и настройку обложения в карточке физлица.

Удерживает ли компания НДФЛ с вознаграждения самозанятого?

Нет, компания не является налоговым агентом. Налог по ставке 4% или 6% исполнитель платит самостоятельно через приложение «Мой налог», а чек подтверждает уплату.

Можно ли оформить самозанятого как сотрудника в 1С:ЗУП?

Нет, приём на работу оформляет трудовые отношения. Самозанятого заводят как физическое лицо без трудового договора и отражают выплаты через документы договоров подряда с отключёнными взносами.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Запросите чек повторно — он формируется в «Мой налог» за несколько минут. Без чека расходы рискованно принимать в налоговом учёте, поэтому оплату лучше привязывать к предоставлению чека условиями договора.

Как проверить, что самозанятый не утратил статус?

Используйте бесплатный сервис проверки статуса на сайте ФНС по ИНН исполнителя. Проверку рекомендуется делать на дату каждой выплаты и сохранять подтверждение вместе с комплектом документов.

Попадают ли выплаты самозанятым в 6-НДФЛ и РСВ?

Нет. Поскольку компания не удерживает НДФЛ и не начисляет взносы, такие выплаты не включаются в 6-НДФЛ и расчёт по страховым взносам. Документальное подтверждение — договор, акт и чек — хранится отдельно.