Учет и Финансы · 9 мин
РКО в 1С: что это такое и как оформить расходный кассовый ордер
РКО в 1С — расходный кассовый ордер. Разбираем, что это, где находится документ, как заполнить, провести и распечатать форму КО-2 без ошибок.
РКО — это расходный кассовый ордер, первичный документ, которым организация оформляет любую выдачу наличных денег из кассы: выплату зарплаты, выдачу подотчётных сумм, возврат покупателю, оплату поставщику наличными. В программах 1С (Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) РКО реализован как отдельный документ, который формирует проводки по кассе и печатается по унифицированной форме КО-2.
Типичная ситуация: кассир или бухгалтер выдаёт деньги из кассы, и ему нужно, чтобы операция корректно отразилась в учёте, уменьшила остаток наличных и при необходимости распечаталась на бумаге для подписи получателя. Документ «Расходный кассовый ордер» в 1С закрывает все три задачи, но у него есть особенности: вид операции определяет проводки, а незаполненные поля приводят к ошибкам при проведении или к неверной аналитике.
Ниже разобрано, где находится РКО в типовых конфигурациях, какие виды операций бывают, как пошагово оформить документ, какие проводки он формирует и какие ошибки встречаются чаще всего.
Что такое РКО и когда он нужен
Расходный кассовый ордер подтверждает факт выдачи наличных денег из кассы организации. Без него любое уменьшение кассы не имеет документального обоснования: при проверке это расценивается как недостача. РКО подписывает руководитель, главный бухгалтер и получатель денег, а кассир выдаёт сумму только после проверки документа, удостоверяющего личность получателя.
В 1С документ «Расходный кассовый ордер» выполняет двойную роль. Во-первых, это учётный регистратор: при проведении он формирует бухгалтерскую запись по кредиту счёта 50 «Касса». Во-вторых, это печатная форма КО-2, которую можно вывести на бумагу и подшить в кассовую книгу. Если организация ведёт кассу полностью в электронном виде, печать всё равно обычно требуется, потому что подпись получателя на бумаге — обязательный элемент кассовой дисциплины.
Где найти РКО в 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Кассовые документы». В журнале отображаются и приходные, и расходные ордера. Нажмите «Создать» и выберите «Расходный кассовый ордер» либо сразу нужный вид операции, если программа предлагает список. Альтернативный путь — раздел «Банк и касса» → «Касса» в некоторых релизах.
В 1С:Управление торговлей 11 и ERP документ может называться «Расходный кассовый ордер» и располагаться в разделе «Казначейство» → «Кассовые ордера». В конфигурациях линейки УНФ (Управление нашей фирмой) используйте раздел «Деньги» → «Расход из кассы». Названия и расположение отличаются, но логика одна: документ фиксирует выдачу наличных и уменьшает остаток по кассе.
Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и функциональность: в некоторых настройках кассовые операции отключены или скрыты. Администратор может включить их через настройку функциональности в разделе «Банк и касса».
Виды операций РКО и их проводки
Вид операции — ключевое поле документа. От него зависит, какой счёт встанет в дебет проводки и какие поля станут обязательными. Выбирать «наугад» нельзя: неверный вид операции искажает учёт, и потом приходится делать ручные корректировки.
| Вид операции | Типовая проводка | Когда применяется |
|---|---|---|
| Оплата поставщику | Дт 60 — Кт 50 | Наличная оплата за товары и услуги контрагенту |
| Возврат покупателю | Дт 62 — Кт 50 | Возврат денег за товар или аванс |
| Выдача подотчётному лицу | Дт 71 — Кт 50 | Деньги сотруднику на хозяйственные и командировочные расходы |
| Выплата зарплаты | Дт 70 — Кт 50 | Выплата заработной платы через кассу по ведомости |
| Взнос в банк (инкассация) | Дт 57 — Кт 50 | Сдача наличной выручки на расчётный счёт |
| Прочий расход | Дт 91.2 — Кт 50 | Операции, не подходящие под стандартные виды |
Особое внимание — операции «Взнос в банк». Она должна быть зеркально связана с документом «Поступление на расчётный счёт» с видом «Взнос наличными», иначе сумма зависнет на счёте 57 «Переводы в пути». Это одна из самых частых причин расхождений при сверке.
Пошаговое оформление РКО
Порядок действий одинаков для большинства операций; отличается только набор полей.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Создать» → «Расходный кассовый ордер».
- 2Выберите вид операции, соответствующий реальной хозяйственной ситуации.
- 3Укажите дату, организацию и кассу (если касс несколько).
- 4Заполните получателя: контрагента, сотрудника или счёт в банке — в зависимости от вида операции.
- 5Введите сумму и проверьте, что она не превышает остаток в кассе.
- 6Заполните поле «Основание» (например, «по договору № 12 от 15.03») и «Приложение» при наличии.
- 7Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт».
- 8Распечатайте форму КО-2 кнопкой «Печать» и передайте на подпись.
Поле «Выдать» (ФИО получателя в дательном падеже) заполняйте именно так, как оно должно звучать в печатной форме: «Иванову Сергею Петровичу». Программа подставляет данные из карточки сотрудника, но при выдаче денег доверенному лицу контрагента ФИО нужно вписать вручную вместе с реквизитами доверенности.
После проведения откройте движения документа и убедитесь, что проводка соответствует ожиданию: кредит 50-го счёта и корректный дебет. Если аналитика пустая или счёт не тот — распроведите, исправьте вид операции или счёт учёта и проведите снова.
Печать формы КО-2 и кассовая дисциплина
Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Форма содержит номер, дату, сумму прописью, основание и строки для подписей. Номер ордера присваивается автоматически в рамках года; нумерация кассовых документов должна быть сквозной и без пропусков.
Помните о лимите остатка кассы: если организация обязана его соблюдать, сумма выдачи по РКО не должна приводить к превышению лимита на конец дня (кроме дней выплаты зарплаты). 1С не блокирует такую выдачу автоматически — контроль остаётся на кассире. Проверить остаток можно отчётом «Кассовая книга» или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 50.
Типичные ошибки при работе с РКО
Проверка результата и контроль
После оформления РКО выполните три проверки. Первая — проводки: кнопка «Дт/Кт» в документе должна показать кредит 50 и ожидаемый дебет. Вторая — остаток кассы: сформируйте «Кассовую книгу» за день и убедитесь, что документ попал в отчёт и остаток не отрицательный. Третья — печатная форма: сумма прописью, номер, подписи и реквизиты получателя заполнены полностью.
Как проверить результат
Кт 50, дебет соответствует виду операции (60, 71, 70, 57 и т.д.)
Пустой счёт дебета или не тот счёт — неверный вид операции
Остаток уменьшился на сумму ордера и неотрицателен
Минус по кассе или сумма не изменилась — документ не проведён
Заполнены номер, сумма прописью, «Выдать», «Основание»
Пустые поля, неверная сумма прописью — проверьте данные документа
Оборот закрыт встречным поступлением на расчётный счёт
Сальдо на 57-м растёт — нет документа зачисления
Если выдач из кассы много, удобно вести журнал «Кассовые документы» с отбором по дню и сверять итоговую сумму расхода с кассовой книгой в конце смены — расхождение сразу показывает, какой ордер не проведён или введён дважды.
FAQ: частые вопросы о РКО в 1С
Чем РКО отличается от ПКО в 1С?
РКО оформляет выдачу наличных из кассы (кредит 50), а ПКО — приходный кассовый ордер — поступление наличных в кассу (дебет 50). Это зеркальные документы: у ПКО печатная форма КО-1, у РКО — КО-2. Оба находятся в одном журнале «Кассовые документы».
Можно ли изменить проведённый РКО?
Технически да: распроведите документ, исправьте и проведите заново. Но если ордер уже распечатан и подписан получателем, правильнее создать новый документ, а ошибочный пометить на удаление с пояснением, чтобы не нарушать сквозную нумерацию и не расходиться с бумажным архивом.
Почему РКО не проводится и выдаёт ошибку?
Чаще всего не заполнено обязательное поле для выбранного вида операции: контрагент, сотрудник, статья движения денежных средств или счёт. Прочитайте текст сообщения об ошибке — 1С указывает конкретное незаполненное поле. Реже причина в закрытом периоде или отсутствии прав на кассовые документы.
Нужно ли распечатывать РКО, если учёт полностью электронный?
Как правило, да: на форме КО-2 должна стоять подпись получателя денег, что затруднительно в чисто электронном виде без специальных средств. Большинство организаций печатают ордер, получают подпись и подшивают в кассовые документы дня.
Как оформить возврат подотчётных денег?
Возврат неизрасходованных подотчётных сумм — это поступление в кассу, поэтому оформляется не РКО, а приходным кассовым ордером с видом операции «Возврат от подотчётного лица» (проводка Дт 50 — Кт 71). РКО здесь не используется.
Что важно запомнить
РКО в 1С — документ выдачи наличных из кассы с печатной формой КО-2. Ключ к корректному учёту — правильный вид операции, заполненные поля «Выдать» и «Основание», контроль остатка кассы и проверка проводок после проведения. Ошибки исправляйте новым документом, не нарушая нумерацию ордеров.