Учет и Финансы · 8 мин
Реестр самозанятых в 1С 8: где найти и как работать с ним
Где находится реестр самозанятых в 1С 8 (Бухгалтерия, ЗУП), как добавить контрагента-самозанятого, проверить статус и оформить выплаты.
Реестр самозанятых в 1С 8 — это список контрагентов или физических лиц, которые работают с компанией как плательщики налога на профессиональный доход (НПД). В зависимости от конфигурации он может быть реализован как отдельный документ, справочник или как пометка в карточке контрагента. Именно поэтому пользователи часто не могут быстро найти нужный раздел.
В 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 основная работа ведётся через документ «Реестр выплат самозанятым» (раздел «Покупки» или «Операции», в зависимости от релиза), а признак самозанятого задаётся в карточке контрагента. В 1С:ЗУП 8 используется справочник физических лиц и документы выплат по договорам ГПХ с указанием статуса самозанятого. В старших конфигурациях (ERP, КА) реестр находится в разделе казначейства или закупок.
Ниже разобраны точные пути в меню для основных конфигураций, порядок добавления самозанятого в реестр, проверка его статуса через ФНС и типичные ошибки, из-за которых выплаты не попадают в отчётность.
Где находится реестр самозанятых в 1С:Бухгалтерии 8
В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Покупки» и найдите в списке документов пункт «Реестры выплат самозанятым». Если его нет на панели навигации, откройте «Покупки» → «Ещё» или воспользуйтесь общим списком документов: «Операции» → «Реестры выплат самозанятым». Документ позволяет одной строкой списка оформить выплаты нескольким самозанятым и сформировать по ним отчёт.
Если документа нет вовсе, проверьте две вещи. Первая — версия релиза: функциональность по самозанятым появилась в конфигурации после введения НПД на всей территории страны, поэтому на старых релизах её может не быть. Вторая — настройки функциональности: «Главное» → «Функциональность», на закладках «Покупки» и «Контрагенты» должны быть включены опции, связанные с выплатами самозанятым.
Второй уровень «реестра» — это сами контрагенты. В карточке контрагента с видом «Физическое лицо» устанавливается признак самозанятого, после чего программа корректно учитывает выплаты: не начисляет страховые взносы и позволяет приложить чек из «Моего налога».
Где искать реестр в 1С:ЗУП и ERP
В 1С:Зарплате и управлении персоналом 8 отдельного документа «Реестр самозанятых» нет. Самозанятые заводятся как физические лица с договорами ГПХ, а их статус указывается в договоре или в карточке физического лица. Список таких лиц можно получить через отчёты: «Отчёты, справки» → «Универсальный отчёт» по справочнику «Физические лица» с отбором по признаку самозанятого, либо через специализированные отчёты по договорам ГПХ.
В 1С:ERP и Комплексной автоматизации работа с самозанятыми обычно организована через раздел «Закупки» или «Казначейство»: контрагент с видом «Физическое лицо» и признаком самозанятого, документы поступления услуг и реестры платежей. Точный путь зависит от релиза, поэтому надёжнее всего использовать поиск по командному интерфейсу: нажмите на лупу в правом верхнем углу и введите «самозанят».
Как выбрать действие
Как добавить самозанятого в реестр
Сначала создайте контрагента: «Справочники» → «Контрагенты» → «Создать». Укажите вид контрагента «Физическое лицо», введите ФИО и ИНН — именно ИНН является ключевым реквизитом для проверки статуса самозанятого. После ввода ИНН в актуальных релизах появляется возможность установить признак «Самозанятый» (плательщик НПД).
После сохранения карточки самозанятый станет доступен для выбора в документе «Реестр выплат самозанятым». Создайте документ, добавьте строку с контрагентом, укажите сумму выплаты, номер и дату чека из приложения «Мой налог». Чек — обязательное основание выплаты, без него расходы могут быть сняты при проверке.
- 1Создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и укажите ИНН
- 2Установите признак самозанятого в карточке контрагента
- 3Проверьте статус через сервис ФНС по ИНН
- 4Создайте документ «Реестр выплат самозанятым» и добавьте строку с выплатой
- 5Внесите номер и дату чека из «Моего налога»
- 6Проведите документ и проверьте проводки и отчётность
Проверка статуса самозанятого
Перед выплатой статус плательщика НПД нужно проверить: если человек утратил статус или превысил лимит дохода, выплата будет оформлена некорректно. В 1С есть встроенная проверка по ИНН (при подключённых интернет-сервисах), а также всегда доступен бесплатный сервис на сайте ФНС — «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход».
Проверку рекомендуется выполнять на дату каждой выплаты и сохранять результат (скриншот или справку). Это защищает компанию: если на момент выплаты статус был действующим, расходы и отсутствие взносов обоснованы, даже если позже статус изменился.
Проверка результата и отчётность
После проведения реестра убедитесь, что выплаты отражены корректно. Проверьте проводки документа (кнопка «Дт/Кт»): расходы должны отнестись на нужный счёт затрат, задолженность — на счёт расчётов с контрагентами. Страховые взносы и НДФЛ по самозанятым начисляться не должны — это ключевой признак правильного оформления.
Дополнительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту расчётов с отбором по контрагенту и сверьте суммы с чеками из «Моего налога». Расхождение между выплатами и чеками — частая причина вопросов при камеральных проверках.
Как проверить результат
Установлен, ИНН заполнен
Признак отсутствует или вид контрагента «Юридическое лицо»
Затраты и расчёты отражены, взносов и НДФЛ нет
Начислены страховые взносы или НДФЛ
На каждую выплату есть чек с корректной суммой
Сумма чека не совпадает с выплатой или чек отсутствует
Типичные ошибки при работе с реестром
Самая распространённая ошибка — заведение самозанятого как обычного поставщика без признака НПД. В этом случае программа может включить выплаты в базу по взносам или некорректно отразить их в отчётности. Вторая ошибка — выплата без чека: расход теряет подтверждение. Третья — отсутствие проверки статуса на дату выплаты, что рискованно при сотрудничестве с бывшими работниками: выплаты самозанятому, уволившемуся из компании менее двух лет назад, не облагаются НПД.
Частые вопросы
Почему в меню нет документа «Реестр выплат самозанятым»?
Чаще всего причина в устаревшем релизе конфигурации или отключённой функциональности. Обновите 1С:Бухгалтерию, затем проверьте «Главное» → «Функциональность». Также попробуйте найти документ через строку поиска в командном интерфейсе.
Можно ли вести реестр самозанятых без отдельного документа?
Да, можно оформлять каждую выплату документом «Поступление (услуги)» по контрагенту с признаком самозанятого. Реестр удобен именно для массовых выплат нескольким лицам одним документом.
Обязательно ли указывать ИНН самозанятого?
Да. ИНН необходим для проверки статуса плательщика НПД и корректного отражения выплат. Без ИНН проверить статус в сервисе ФНС невозможно.
Что делать, если самозанятый утратил статус после выплаты?
Если на дату выплаты статус был действующим и есть сохранённый результат проверки, выплата оформлена правомерно. Дальнейшие выплаты этому лицу оформляйте уже по общим правилам для физических лиц.
Нужно ли платить взносы и НДФЛ с выплат самозанятым?
Нет, при корректном оформлении (действующий статус, чек из «Моего налога») выплаты самозанятым не облагаются НДФЛ и страховыми взносами у заказчика. Налог платит сам самозанятый через приложение.
Что важно запомнить
Реестр самозанятых в 1С:Бухгалтерии 8 — это документ «Реестры выплат самозанятым» в разделе «Покупки» или «Операции», а в ЗУП и ERP список ведётся через карточки физических лиц и контрагентов. Ключевые условия корректной работы: признак самозанятого в карточке, проверка статуса по ИНН на дату выплаты и чек из «Моего налога» на каждую выплату.