Прослеживаемые товары: как вести учет в 1С

Прослеживаемые товары — это товары, движение которых государство контролирует через систему прослеживаемости: при ввозе и каждой перепродаже организации обязаны передавать сведения в ФНС с указанием регистрационного номера партии товара (РНПТ). В перечень входят, например, отдельные виды электроники, бытовой техники, детской одежды, мебели и других категорий. Учет таких товаров в 1С отличается от обычного: для каждой партии нужно хранить РНПТ и отражать операции в специальных уведомлениях.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация, ERP, Управление торговлей) учет прослеживаемости встроен и не требует доработок. Задача бухгалтера — правильно включить функциональность, заполнить карточки номенклатуры, корректно оформлять документы поступления и реализации и вовремя отправлять уведомления о ввозе и перемещении в налоговую.

Ошибки в учете прослеживаемых товаров обходятся дорого: за непредставление уведомления или недостоверные сведения предусмотрены штрафы, а расхождения между декларацией по НДС и данными системы прослеживаемости вызывают требования ФНС. Поэтому важно выстроить процесс так, чтобы РНПТ фиксировался на каждом этапе движения товара — от таможенной декларации до продажи конечному покупателю.

Что относится к прослеживаемым товарам и что такое РНПТ

Перечень прослеживаемых товаров утвержден постановлением Правительства и определяется по кодам ТН ВЭД ЕАЭС. Среди них — холодильники, стиральные машины, мониторы, проекторы, некоторые виды одежды, постельного белья, колясок, кресел и других товаров. Перечень периодически расширяется, поэтому перед началом работы с новой товарной группой стоит сверить код ТН ВЭД с актуальным списком.

Ключевой принцип системы: каждая смена собственника прослеживаемого товара между организациями и ИП должна сопровождаться передачей сведений с указанием РНПТ. Продажа физическому лицу (в розницу) уведомлений не требует — на этом этапе прослеживание завершается.

Настройка 1С: включение учета прослеживаемости

В 1С:Бухгалтерии 8 перейдите в раздел «Главное — Настройки — Налоги и отчеты» и на вкладке с соответствующими настройками отметьте ведение учета прослеживаемых товаров. В Комплексной автоматизации и ERP функциональность включается через «НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Казначейство и взаиморасчеты» либо через настройки учета товаров, в зависимости от релиза.

После включения в документах поступления и реализации появятся поля для РНПТ, а в разделе отчетов и регламентированных операций — документы «Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров» и «Уведомление о перемещении прослеживаемых товаров». Также станет доступен учет остатков по РНПТ в разрезе партий.

1. 1
   Откройте настройки учетной политики или функциональности программы
2. 2
   Включите опцию учета прослеживаемых товаров
3. 3
   Проверьте, что подключен обмен с ФНС (1С-Отчетность или ЭДО)
4. 4
   Заведите номенклатуру с признаком прослеживаемости
5. 5
   Введите начальные остатки прослеживаемых товаров с РНПТ на дату старта учета

Если на момент включения учета на складе уже есть прослеживаемые товары, их остатки нужно ввести документом ввода остатков с указанием РНПТ по каждой партии. Без этого при последующей продаже программа не сможет подставить номер партии, и уведомления сформируются с ошибками.

Настройка номенклатуры и складского учета

В карточке номенклатуры установите признак «Прослеживаемый товар» и укажите код ТН ВЭД. Именно по коду ТН ВЭД программа определяет, попадает ли товар под прослеживаемость, и контролирует обязательность заполнения РНПТ в документах. Ведется прослеживаемый учет в разрезе единиц измерения — для большинства категорий это штуки.

Учет остатков ведется в разрезе РНПТ: одна и та же номенклатурная позиция может числиться на складе в нескольких партиях с разными регистрационными номерами. При продаже программа подбирает РНПТ автоматически (обычно по методу списания партий), но номер можно изменить вручную в табличной части документа.

Оформление поступления прослеживаемых товаров

Импорт и ввоз из стран ЕАЭС

При импорте РНПТ формируется на основе номера таможенной декларации: регистрационный номер партии строится из номера ДТ и номера товара в декларации. В 1С оформите поступление товаров, затем документ отражения таможенных платежей (ГТД), где укажите сведения декларации. Программа рассчитает РНПТ автоматически и привяжет его к поступившей партии.

После ввоза импортер обязан подать в ФНС уведомление о ввозе прослеживаемых товаров. Срок подачи ограничен — уведомление направляется в установленный законодательством период после выпуска товаров таможней. Сформировать уведомление можно из документа поступления: программа заполнит его по данным ГТД, останется проверить и отправить через 1С-Отчетность.

Покупка у российского поставщика

При закупке внутри страны поставщик обязан указать РНПТ в отгрузочных документах (УПД или накладной). В 1С введите поступление на основании электронного документа из ЭДО — РНПТ подтянется автоматически. Если документ бумажный, перенесите номера партий в табличную часть вручную, в поле «РНПТ» напротив каждой строки товара.

Реализация и уведомление о перемещении

При продаже прослеживаемого товара организации или ИП в документе реализации укажите РНПТ по каждой строке. Программа подставит номер из остатков партии, но проверьте соответствие фактически отгружаемой партии — особенно если на складе несколько партий одной позиции. В электронный УПД сведения о РНПТ попадут автоматически при обмене через ЭДО.

Уведомление о перемещении прослеживаемых товаров пока не требуется, если сведения передаются в составе УПД через оператора ЭДО — для таких операций обязанность считается исполненной передачей документа. Уведомление оформляется для операций, не сопровождаемых УПД: например, при передаче на комиссию, перемещении в обособленное подразделение на другом балансе или при операциях, указанных в правилах прослеживаемости.

При розничной продаже физическим лицам уведомления не нужны — достаточно корректного списания остатков по РНПТ в учете. Однако если товар продается по безналичному расчету организации, это уже не розница, и требования прослеживаемости применяются в полном объеме.

Способы передачи сведений в ФНС

УПД через ЭДО

Подходит для обычных продаж организациям и ИП. РНПТ передается в составе документа, отдельное уведомление не нужно. Требуется действующий договор с оператором ЭДО.

Уведомление о перемещении

Нужно для операций без УПД: комиссия, отдельные виды перемещений, корректировки. Формируется в 1С и отправляется через 1С-Отчетность.

Уведомление о ввозе

Обязательно для импортеров и производителей при внесении товара в систему прослеживаемости. Формируется по данным ГТД или документов производства.

Отчеты, сверка и контроль остатков

Для контроля используйте отчеты по прослеживаемым товарам: «Остатки прослеживаемых товаров» и анализ движения в разрезе РНПТ. Они показывают, какие партии числятся на складе, по каким есть расхождения между количественным учетом и данными прослеживаемости.

Периодически сверяйте данные своего учета с информацией ФНС через личный кабинет системы прослеживаемости. Расхождения возникают, если контрагент не передал сведения о продаже вам или указал неверный РНПТ — в этом случае запрашивайте корректировку у поставщика.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по РНПТ в отчете

Норма

Количество по каждому РНПТ совпадает с фактическими остатками склада

Тревожный признак

Есть отрицательные остатки по РНПТ или партии без движения

Уведомления в 1С-Отчетности

Норма

Статус «Принято» без предупреждений

Тревожный признак

Ошибки форматно-логического контроля или отказ в приеме

Декларация по НДС

Норма

Сведения о прослеживаемых товарах заполнены, расхождений с системой нет

Тревожный признак

Требование ФНС о пояснениях по прослеживаемым операциям

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространенная проблема — отрицательные остатки по РНПТ, возникающие, когда товар продан из «неправильной» партии или поступление введено без номера. Вторая частая ошибка — просрочка уведомления о ввозе: импортеры нередко забывают, что срок подачи ограничен, и получают штраф.

Важно не смешивать прослеживаемость и маркировку: это разные механизмы контроля. Товар может быть одновременно маркируемым и прослеживаемым — тогда в документах заполняются и коды маркировки, и РНПТ. 1С поддерживает оба механизма, но настраиваются они независимо.

Частые вопросы об учете прослеживаемых товаров в 1С

Чем прослеживаемость отличается от маркировки «Честный знак»?

Прослеживаемость контролирует партии товаров по РНПТ и регулируется законодательством о налоговом учете, а маркировка отслеживает каждую единицу товара по уникальному коду DataMatrix через систему «Честный знак». Перечни товаров и отчетность разные; часть товаров попадает под оба механизма одновременно.

Нужно ли подавать уведомление при продаже физическому лицу?

Нет. Розничная продажа физлицам завершает цепочку прослеживания, уведомления не требуются. Но остатки по РНПТ в учете должны корректно списываться, чтобы не накапливались расхождения.

Что делать, если поставщик указал неверный РНПТ в УПД?

Запросите у поставщика исправленный или корректировочный УПД через ЭДО. Принимать товар с ошибочным номером нельзя: при дальнейшей продаже вы передадите недостоверные сведения и рискуете получить штраф и требования от ФНС.

Как ввести остатки прослеживаемых товаров при переходе на учет в 1С?

Используйте документ ввода начальных остатков по номенклатуре с заполнением колонки РНПТ для каждой партии. Данные возьмите из первичных документов прошлых закупок и сверки с системой прослеживаемости ФНС.

Нужно ли оформлять уведомление при перемещении между своими складами?

При перемещении между складами одной организации в рамках одного юридического лица смены собственника нет, и уведомление, как правило, не требуется. Обязанность возникает при операциях, прямо названных в правилах прослеживаемости, — например, при передаче комиссионеру.

Где в 1С посмотреть, какие уведомления уже отправлены в ФНС?

В разделе «Отчеты, справки — 1С-Отчетность» откройте журнал обмена с контролирующими органами и отфильтруйте по виду документа «Уведомление о ввозе/перемещении прослеживаемых товаров». Для каждого уведомления виден статус: отправлено, принято или отклонено с указанием ошибки.