Как списать в расходы в программе 1С

Списание в расходы — одна из самых частых операций в 1С:Бухгалтерии 8.3. Под ней понимают перенос стоимости материалов, товаров, услуг или денежных средств с активных счетов (10, 41, 60, 71 и других) на счета затрат (20, 25, 26, 44, 91.2). От корректности этой операции зависят себестоимость, финансовый результат и налог на прибыль, поэтому важно выбрать правильный документ и счет затрат.

Единого документа «Списание в расходы» в типовой конфигурации нет. В зависимости от того, что именно списывается, используются разные документы: «Требование-накладная» для материалов, «Реализация (акты, накладные)» для проданных товаров, «Поступление услуг» для услуг сторонних организаций, «Авансовый отчет» для подотчетных сумм. Ниже разобраны основные сценарии с точными действиями.

Перед любыми списаниями убедитесь, что у вас есть актуальная резервная копия информационной базы, а учетная политика организации заполнена: от нее зависят способы оценки запасов (ФИФО или по средней) и распределения косвенных расходов.

Определитесь, что именно вы списываете

Ошибка на старте — попытка списать любые затраты одним документом. В 1С тип операции определяет документ, а документ — проводки. Сначала ответьте на вопрос: что покидает активы компании — материалы со склада, товары, деньги подотчетного лица, основное средство или услуга, которую оказал подрядчик.

От ответа зависит и счет списания. Материалы уходят с кредита счета 10, товары — с кредита 41, денежные средства подотчетника — с кредита 71. Дебетом выступает счет затрат: 20 (основное производство), 25 и 26 (общепроизводственные и общехозяйственные расходы), 44 (расходы на продажу), 91.2 (прочие расходы).

Маршрут решения

Как выбрать документ

Списываются материалы или комплектующие со складаИспользуйте «Требование-накладная» (раздел «Склад» — «Требования-накладные»)

Списываются услуги сторонней организации или ИПИспользуйте «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги»

Списываются деньги, выданные сотруднику под отчетИспользуйте «Авансовый отчет» в разделе «Покупки» или «Банк и касса»

Списывается основное средствоИспользуйте «Списание ОС» в разделе «ОС и НМА»

Списывается безнадежная дебиторская задолженностьИспользуйте документ «Корректировка долга» (раздел «Продажи» — «Расчеты с контрагентами»)

Списание материалов в расходы через требование-накладную

Основной инструмент списания материалов — документ «Требование-накладная». Откройте раздел «Склад» (или «Производство»), выберите «Требования-накладные» и нажмите «Создать». Заполните склад, с которого уходят материалы, дату и подразделение-отправитель.

На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество. Программа подставит счет учета (обычно 10.01) из настроек номенклатуры. На вкладке «Счет затрат» укажите счет дебета (например, 20.01 или 26), подразделение затрат, номенклатурную группу и статью затрат — именно эта аналитика определяет, куда попадет сумма в отчетах и в налоговом учете.

После проведения документа откройте кнопку «Дт/Кт» и проверьте проводки: должна сформироваться запись вида Дт 20.01 (или иной счет затрат) — Кт 10.01 на себестоимость списанных материалов. Себестоимость программа рассчитает автоматически при закрытии месяца, если включена операция «Корректировка стоимости номенклатуры».

1. 1
   Откройте «Склад» — «Требования-накладные» — «Создать»
2. 2
   Укажите склад, дату и подразделение-отправитель
3. 3
   На вкладке «Материалы» добавьте номенклатуру и количество
4. 4
   На вкладке «Счет затрат» задайте счет, подразделение, номенклатурную группу и статью затрат
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт»
6. 6
   Выполните закрытие месяца для окончательного расчета себестоимости

Списание услуг и работ подрядчиков

Услуги не имеют складского остатка, поэтому они списываются в момент отражения поступления. Используйте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги» в разделе «Покупки». В табличной части выберите номенклатуру с типом «Услуга», укажите сумму и ставку НДС.

Ключевое поле — счет затрат в строке документа. Для аренды офиса это обычно 26, для доставки товаров покупателям — 44.01, для услуг, связанных с производством конкретной продукции, — 20.01 с указанием номенклатурной группы. Если счет выбран неверно, расходы попадут не в ту строку отчета о финансовых результатах и могут исказить налоговую базу.

Для регулярных услуг (аренда, связь, абонентское обслуживание) удобно копировать документ прошлого месяца: в этом случае аналитика подставится автоматически, и риск ошибиться со счетом снизится.

Списание подотчетных сумм и прочих расходов

Деньги, выданные сотруднику под отчет, списываются документом «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» — «Авансовые отчеты»). Сотрудник прикладывает чеки и БСО, бухгалтер распределяет суммы по вкладкам: «Оплата» — расчеты с поставщиками, «Прочее» — услуги и расходы с указанием счета затрат, «Материалы» и «Товары» — приобретенные ценности.

Прочие расходы, не связанные с основной деятельностью (пени, штрафы, курсовые разницы, банковские комиссии), списываются на счет 91.2. Банковские комиссии обычно отражаются автоматически документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Прочее списание» — там достаточно указать счет дебета 91.2 и статью прочих доходов и расходов.

Закрытие месяца: когда расходы считаются окончательно

Проведение документов списания — только половина работы. Окончательная себестоимость материалов, распределение косвенных расходов и закрытие счетов 20, 25, 26, 44 выполняются обработкой «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). Без нее себестоимость может быть рассчитана по приблизительной (скользящей) оценке, а счета затрат останутся с остатками.

Запустите закрытие месяца и проверьте, что все регламентные операции выполнены без ошибок (зеленые отметки). Типичная проблема — незакрытый счет 20 из-за того, что по номенклатурной группе не было выпуска продукции или реализации: тогда затраты остаются «висеть» в незавершенном производстве.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 25, 26, 44 на конец месяца

Норма

Остатки равны нулю (или закрыты по правилам учетной политики, например 44 частично)

Тревожный признак

На счетах остались суммы без объяснимой причины

Проводки документа списания (кнопка «Дт/Кт»)

Норма

Дебет — счет затрат с заполненной аналитикой, кредит — счет учета ценностей

Тревожный признак

Пустая аналитика, неверный счет или проводки только по налоговому учету

Анализ счета 20 по номенклатурным группам

Норма

Затраты собраны по тем группам, по которым есть выпуск или выручка

Тревожный признак

Затраты висят на группе без выпуска — счет не закроется

Типичные ошибки при списании в расходы

Самая частая ошибка — неверный счет затрат. Например, канцелярские товары для офиса списывают на 20.01 вместо 26, из-за чего завышается производственная себестоимость и искажается рентабельность по видам продукции. Вторая типичная проблема — незаполненная аналитика: без статьи затрат или подразделения документ может не провестись либо создаст «обезличенные» расходы, которые потом трудно разобрать.

Еще одна группа ошибок связана с датами. Списание материалов датой раньше их поступления приводит к отрицательным остаткам и некорректной себестоимости. Перед списанием проверьте остатки по складу отчетом «Остатки товаров» или оборотно-сальдовой ведомостью по счету 10.

Когда стоит привлечь специалиста

Базовые списания материалов и услуг пользователь выполняет самостоятельно после небольшой практики. Но есть ситуации, где ошибка стоит дорого: списание основных средств с остаточной стоимостью, списание безнадежной дебиторки с созданием резерва, корректировка расходов прошлых периодов, списания в рамках УСН с особым порядком признания затрат. В этих случаях безопаснее сверить порядок действий с бухгалтером-консультантом или методистом по 1С.

Ответы на частые вопросы

Чем отличается «Требование-накладная» от документа «Списание товаров»?

«Требование-накладная» списывает материалы сразу в затраты (Дт 20/25/26/44 — Кт 10), то есть признает расход. «Списание товаров» (раздел «Склад») используется для порчи, недостач и уценки: сумма уходит на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», а дальнейшее отнесение на затраты или виновное лицо оформляется отдельным решением.

Почему после списания счет 26 не закрылся при закрытии месяца?

Чаще всего в учетной политике не указан способ распределения косвенных расходов либо не заполнен регистр «Методы распределения косвенных расходов». Проверьте «Главное» — «Учетная политика» и настройку закрытия счетов 25, 26. Также счет 26 может не закрываться, если выбран метод «директ-костинг», а база распределения настроена некорректно.

Можно ли списать расходы сразу в налоговом учете, минуя бухгалтерский?

Нет, и делать это вручную не следует. В 1С:Бухгалтерии налоговый учет ведется параллельно в тех же проводках по специальным ресурсам. Если сумма в НУ отличается от БУ, программа сама формирует временные и постоянные разницы по ПБУ 18/02. Ручное вмешательство в отдельные проводки НУ нарушает контрольные соотношения.

Как списать в расходы стоимость проданных товаров?

Отдельно списывать не нужно: документ «Реализация (акты, накладные)» при проведении сам формирует проводку Дт 90.02 — Кт 41 на себестоимость проданных товаров. Если проводка не сформировалась или сумма нулевая, проверьте наличие товара на складе на дату реализации и партию поступления.

Что делать, если списали материал ошибочно?

Если период еще открыт, пометьте документ на удаление или откорректируйте его — остатки и проводки пересчитаются автоматически. Если период закрыт и отчетность сдана, исправление оформляется корректировочным документом текущей датой. После исправления повторите закрытие месяца, чтобы пересчитать себестоимость.

Как узнать, на какой счет списывать конкретный расход?

Ориентируйтесь на характер затрат: связаны с производством продукции — 20, обслуживанием производства — 25, управлением организацией — 26, продажами — 44, не связаны с обычной деятельностью — 91.2. Точный перечень закрепляется в учетной политике организации, поэтому при сомнениях сверяйтесь с ней.