Учет и Финансы · 9 мин
Приходный кассовый ордер в 1С: где найти и как оформить
Где найти приходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 8.3 и Управлении торговлей. Пошаговый путь в меню, создание ПКО, печать формы КО-1 и типичные ошибки.
Приходный кассовый ордер (ПКО) — первичный документ, которым оформляется поступление наличных денег в кассу организации: выручка от покупателей, возврат подотчетных сумм, взнос учредителя, оплата по договору. В программах 1С документ так и называется — «Приходный кассовый ордер», но расположение пункта меню зависит от конфигурации и её версии.
Чаще всего пользователи работают в 1С:Бухгалтерии 8.3, где ПКО находится в разделе «Банк и касса». В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» путь другой — через раздел «Казначейство» или «Финансы». Ниже разобраны конкретные пути для основных конфигураций, способы быстрого поиска и нюансы оформления.
Где найти ПКО в 1С:Бухгалтерии 8.3
Стандартный путь в актуальных релизах 1С:Бухгалтерии 8.3 выглядит так. Откройте в верхней панели раздел «Банк и касса», затем в левой колонке навигации выберите «Кассовые документы». Откроется журнал, где отображаются и приходные, и расходные ордера, а также документы «Кассовая книга».
Чтобы создать новый ордер, нажмите кнопку «Создать» и в выпадающем списке выберите «Приходный кассовый ордер». Если кнопка создаёт сразу конкретный вид документа, нажмите на стрелку рядом с ней — появится полный список доступных видов.
Документы в журнале можно отфильтровать по виду: в форме списка есть поле отбора, где выбирается «Приходный кассовый ордер». Это удобно, когда в кассе много операций и нужно быстро найти конкретный приходник за период.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» в верхнем меню
- 2Перейдите в «Кассовые документы»
- 3Нажмите «Создать» и выберите «Приходный кассовый ордер»
- 4Заполните вид операции, сумму, контрагента и основание
- 5Проведите документ и при необходимости распечатайте форму КО-1
Где найти ПКО в Управлении торговлей и других конфигурациях
В 1С:Управление торговлей 11 кассовые документы сгруппированы иначе. Откройте раздел «Казначейство» (в некоторых релизах — «Финансы»), затем пункт «Приходные кассовые ордера». Здесь сразу открывается отдельный журнал только приходных ордеров, без смешения с расходными.
В 1С:Комплексная автоматизация и ERP путь похожий: раздел «Казначейство» → «Касса» → «Приходные кассовые ордера». В старших конфигурациях также доступно создание ПКО на основании других документов — заказа клиента, реализации товаров, отчета о розничных продажах.
В «1С:Зарплата и управление персоналом» кассовых ордеров нет — там учёт наличных не ведётся. Если вы работаете в ЗУП и не находите ПКО, это нормально: документ нужно оформлять в бухгалтерской программе.
Как найти документ через «Все функции» и поиск
Универсальный способ, не зависящий от конфигурации, — открыть полный список объектов. Нажмите кнопку меню (круглая кнопка со стрелкой в левом верхнем углу) или значок с тремя полосками, выберите «Все функции». Если пункта нет, включите его: «Сервис» → «Параметры» → установите флажок «Отображать команду "Все функции"».
В окне «Все функции» раскройте ветку «Документы» и в списке найдите «Приходный кассовый ордер». Двойной щелчок откроет журнал документов, откуда можно создать новый ордер или найти существующий.
Ещё быстрее — строка поиска в меню функций (в новых версиях платформы она находится в правой части панели разделов). Начните вводить «приходный кассовый» — программа покажет нужный пункт, и вы перейдёте к нему одним кликом.
Как правильно заполнить приходный кассовый ордер
При создании ПКО первым делом выберите вид операции — от него зависит набор полей и счета учёта. Основные виды: «Оплата от покупателя», «Розничная выручка», «Возврат денежных средств от подотчетного лица», «Взнос в уставный капитал», «Прочий приход». Неверно выбранный вид операции — самая частая причина ошибок в проводках.
Заполните обязательные поля: дату, кассу (если их несколько), сумму, контрагента или подотчетное лицо, договор при оплате от покупателя. В поле «Основание» укажите, за что получены деньги — например, «Оплата по счёту № 15 от 12.03» или «Возврат неиспользованного аванса». Эта строка попадает в печатную форму.
Поле «Принято от» заполняется ФИО плательщика в родительном падеже — именно так требует унифицированная форма КО-1. Если оплата от организации, укажите её наименование и через «через» — представителя. После заполнения нажмите «Провести».
Как распечатать форму КО-1
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в верхней части формы и выберите «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Программа сформирует унифицированную форму с квитанцией, которую кассир отрывает и выдаёт плательщику.
Если кнопки печати нет или форма не соответствует требованиям, проверьте, проведён ли документ — печать обычно доступна только после проведения. В некоторых конфигурациях печатная форма вызывается через «Ещё» → «Печать».
Для массовой печати нескольких ордеров выделите их в журнале «Кассовые документы» с зажатой клавишей Ctrl, затем используйте команду печати из меню «Ещё» — программа сформирует все формы одним пакетом.
Почему приходный ордер может не отображаться
Если вы не видите раздел «Банк и касса» или журнал кассовых документов, наиболее вероятная причина — ограничение прав. У пользователя может быть роль без доступа к кассовым операциям. Проверить это может администратор: «Администрирование» → «Пользователи и права» → профиль группы доступа.
Вторая причина — настроенная командная панель раздела. Возможно, пункт «Кассовые документы» просто убран из видимости. Нажмите в разделе «Банк и касса» на значок настройки навигации (шестерёнка) и проверьте, какие команды скрыты.
Третья ситуация — документ создан, но не виден в журнале. Проверьте установленные отборы: по организации, по периоду, по виду документа. Сбросьте отборы кнопкой «Ещё» → «Установить стандартные настройки» или снимите галочки вручную.
Как проверить результат
Значок документа в журнале без пометки, в форме активна кнопка печати
Документ с серым значком или крестиком — не проведён или помечен на удаление
По кнопке «Дт/Кт» видна запись Дт 50 Кт 62 (или иной счёт по виду операции)
Проводок нет или счета не соответствуют виду операции
В отчёте «Кассовая книга» за дату документа есть строка с номером ПКО
Строки нет — проверьте дату, организацию и кассу в документе
Частые вопросы
Можно ли создать ПКО на основании другого документа?
Да. В большинстве конфигураций ПКО создаётся на основании счёта покупателю, реализации, отчёта о розничных продажах или заказа. Откройте исходный документ, нажмите «Создать на основании» и выберите «Приходный кассовый ордер» — сумма, контрагент и основание подставятся автоматически.
Чем ПКО отличается от документа «Операция по платёжной карте»?
ПКО оформляет приём наличных денег в кассу. Оплата банковской картой через эквайринговый терминал оформляется документом «Операция по платёжной карте» (или «Эквайринговая операция»), потому что деньги поступают на расчётный счёт, а не в кассу.
Нужно ли нумеровать ордера вручную?
Нет, 1С присваивает номера автоматически в пределах года с учётом префикса организации. Вмешиваться в нумерацию вручную не рекомендуется — это может нарушить последовательность в кассовой книге. Если нумерация сбилась, используйте обработку «Автонумерация документов» или обратитесь к администратору.
Как оформить возврат подотчетных денег?
Создайте ПКО с видом операции «Возврат денежных средств от подотчетного лица», укажите сотрудника, сумму и основание. Программа сформирует проводку Дт 50 Кт 71 и закроет задолженность сотрудника по подотчетным суммам.
Почему печатная форма КО-1 выходит пустой или с ошибками?
Чаще всего не заполнены поля «Принято от» или «Основание», либо в карточке организации не указан руководитель и главный бухгалтер — их подписи выводятся в форму. Проверьте также, что документ проведён и используется актуальный релиз программы.
Можно ли изменить проведённый ПКО?
Да, если период открыт и у вас есть права. Откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Но если квитанция уже выдана плательщику, а кассовая книга за тот день подписана, исправления лучше согласовать с главным бухгалтером, чтобы не создать расхождения в учёте.
Что важно запомнить
ПКО в 1С:Бухгалтерии 8.3 находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы», в торговых конфигурациях — в разделе «Казначейство». Если пункт меню не виден, используйте «Все функции» или строку поиска. Ключ к корректному учёту — правильный вид операции и заполненные поля «Принято от» и «Основание».