Учет и Финансы · 10 мин
Приходный кассовый ордер в 1С: где находится и как его оформить
Где найти приходный кассовый ордер в 1С: Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей и КА. Пути в меню, создание ПКО, типовые ошибки и проверка проводок.
Приходный кассовый ордер (ПКО) — первичный документ, которым оформляется поступление наличных денег в кассу организации. В программах 1С он находится в разделах, связанных с банковскими и кассовыми операциями, но точный путь зависит от конфигурации: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» или «1С:ERP» строят меню по-разному.
Чаще всего документ ищут для трёх задач: оприходовать наличную выручку, отразить возврат денег от подотчётного лица или поставщика, зафиксировать взнос от учредителя. Во всех случаях используется один и тот же документ, меняется только вид операции, от которого зависят проводки и аналитика.
Ниже разобраны конкретные пути в меню популярных конфигураций, порядок создания ПКО, настройка нумерации и печатной формы по форме КО-1, а также типовые ошибки, из-за которых документ не проводится или формирует неверные проводки.
Где находится ПКО в 1С:Бухгалтерия 8.3
В конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8» (редакция 3.0) откройте раздел «Банк и касса» в левой панели навигации. В группе «Касса» выберите пункт «Кассовые документы» — откроется общий журнал, где отображаются и приходные, и расходные ордера. Новый ПКО создаётся кнопкой «Приходный кассовый ордер» или через «Создать» с выбором нужного типа документа.
В некоторых настройках интерфейса пункт называется «Приходные кассовые ордера» и ведёт сразу в отфильтрованный список. Если нужного пункта не видно, откройте меню раздела через значок настройки навигации (шестерёнка в правом верхнем углу панели разделов) и перетащите команду в видимую область — возможно, её скрыли при настройке интерфейса.
Быстрый альтернативный способ — полнотекстовый поиск. Нажмите на значок лупы в правом верхнем углу окна программы или используйте строку поиска в меню «Ещё», введите «приходный кассовый» и перейдите к списку документов напрямую. Это работает в любой конфигурации на управляемых формах.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» в панели разделов слева
- 2Перейдите в «Кассовые документы» или «Приходные кассовые ордера»
- 3Нажмите «Создать» и выберите вид операции
- 4Заполните поля, проведите документ и при необходимости распечатайте форму КО-1
Где находится ПКО в других конфигурациях 1С
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексной автоматизации 2» кассовые документы вынесены в раздел «Казначейство». Откройте его и выберите «Кассовые ордера» — в общем списке кнопкой «Создать» доступны «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». В «1С:ERP Управление предприятием 2» логика та же: раздел «Казначейство», журнал кассовых документов.
В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) путь короче: раздел «Деньги» → «Приходные кассовые ордера» или общий журнал «Кассовые документы». В старших версиях УНФ документ может называться «Приход денег в кассу», но суть и печатная форма сохраняются.
В «1С:Зарплата и управление персоналом» ПКО как самостоятельный документ отсутствует — эта конфигурация не ведёт кассовый учёт. Если ордер нужен для отражения возврата излишне выплаченной зарплаты, документ создаётся в бухгалтерской программе, а в ЗУП фиксируется только факт удержания или возврата через соответствующие механизмы.
| Конфигурация | Раздел меню | Название пункта |
|---|---|---|
| Бухгалтерия 8.3 | Банк и касса | Кассовые документы / Приходные кассовые ордера |
| Управление торговлей 11 | Казначейство | Кассовые ордера |
| Комплексная автоматизация 2, ERP 2 | Казначейство | Кассовые ордера |
| Управление нашей фирмой | Деньги | Приходные кассовые ордера |
Как создать и заполнить приходный кассовый ордер
В открывшемся журнале нажмите «Создать». Первое и самое важное поле — «Вид операции»: от него зависят счета учёта и набор остальных полей. Типовые варианты: «Оплата от покупателя», «Розничная выручка», «Возврат от подотчётного лица», «Возврат от поставщика», «Получение наличных в банке», «Взнос учредителя».
Заполните обязательные реквизиты: дату, кассу (если ведётся учёт по нескольким кассам), сумму, контрагента или подотчётное лицо, договор при взаиморасчётах по договорам. Поле «Принято от» формирует текст в печатной форме — оно обычно подставляется автоматически из карточки контрагента, но его можно отредактировать вручную, например указать физическое лицо.
Поле «Основание» — это текстовое пояснение операции («оплата по счёту № 15 от 12.03», «возврат неизрасходованного аванса»). Оно выводится в печатную форму КО-1 и обязательно для проверяющих: ордер без основания — формальное нарушение оформления кассовых документов.
После заполнения нажмите «Провести». Документ сформирует проводку по дебету счёта 50 «Касса» в корреспонденции со счётом, определяемым видом операции (62 — расчёты с покупателями, 71 — подотчётные лица, 51 — получение с расчётного счёта и т.д.). Проверить результат можно через кнопку «Дт/Кт» в форме документа.
Как распечатать форму КО-1
Печатная форма приходного кассового ордера по унифицированной форме КО-1 доступна прямо из документа: кнопка «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». В типовых конфигурациях форма включает сам ордер и отрывную квитанцию, которая выдаётся лицу, внёсшему деньги.
Перед печатью убедитесь, что в карточке организации заполнены данные руководителя и главного бухгалтера — они подставляются в подписи формы. В «1С:Бухгалтерии» ответственные лица настраиваются в разделе «Главное» → «Организации» → вкладка «Подписи» (или «Ответственные лица»). Если подписи пустые, в печатной форме останутся пустые строки.
Если в организации применяется электронный документооборот с кассовыми документами или квитанция формируется онлайн-кассой, уточните у главного бухгалтера, требуется ли бумажная КО-1 в вашем учётном процессе — порядок зависит от внутренней учётной политики.
Типовые проблемы и как их решить
Самая частая ситуация — документ не проводится с сообщением об ошибке. Причины обычно три: не заполнен вид операции, не указана касса или счёт учёта, не выбран контрагент при операции, требующей расчётов. Прочитайте текст сообщения внизу окна — программа указывает конкретное незаполненное поле, и оно подсвечивается в форме.
Вторая проблема — неверные проводки. Если ПКО провёлся, но попал не на тот счёт, причина почти всегда в неправильно выбранном виде операции. Например, возврат от поставщика, оформленный как «Оплата от покупателя», создаст задолженность по дебету 62 вместо закрытия 60. Исправление: отмените проведение, смените вид операции, перепроверьте аналитику и проведите снова.
Третья ситуация — пользователь не видит раздел «Банк и касса» или кнопку создания. Это вопрос прав доступа: у роли пользователя нет прав на кассовые документы. Обратитесь к администратору 1С, чтобы он добавил соответствующую роль (например, «Добавление и изменение кассовых документов») через «Администрирование» → «Пользователи и права».
Как проверить, что ПКО отражён правильно
После проведения откройте отчёт «Кассовая книга» (в «1С:Бухгалтерии» — «Банк и касса» → «Кассовая книга») за дату документа. Новый ордер должен появиться в приходной части с указанием номера, корреспондирующего счёта и суммы. Если документа в книге нет — проверьте, проведён ли он и та ли касса выбрана в отборе отчёта.
Дополнительно сверьтесь с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 50: остаток на конец дня должен совпадать с фактическим количеством наличных в кассе. Расхождение означает либо непроведённый документ, либо дубль, либо ошибку в сумме.
Как проверить результат
ПКО отображается в приходе с верной суммой и номером
Документа нет — он не проведён или выбрана другая касса
Дт 50 — Кт счёта, соответствующего виду операции
Корреспонденция не соответствует сути операции — неверный вид операции
Совпадает с фактическими наличными в кассе
Расхождение — есть дубли, непроведённые или ошибочные документы
Частые вопросы о приходном кассовом ордере в 1С
Можно ли создать ПКО на основании другого документа?
Да. В большинстве конфигураций ПКО вводится на основании счёта покупателю, реализации, отчёта о розничных продажах или авансового отчёта: откройте документ-основание и нажмите «Создать на основании» → «Приходный кассовый ордер». Сумма, контрагент и основание подставятся автоматически, а связь документов сохранится в структуре подчинённости.
Почему в списке кассовых документов нет кнопки «Создать»?
Чаще всего это ограничение прав: у вашей роли разрешён только просмотр кассовых документов. Реже причина в том, что журнал открыт с отбором, скрывающим команды. Проверьте права у администратора 1С — для создания ПКО нужна роль, включающая добавление кассовых документов.
Как исправить ошибку в уже проведённом ПКО?
Откройте документ, нажмите «Ещё» → «Отменить проведение» (или просто измените поля — программа сама предложит перепровести). Внесите исправления и проведите заново. Если документ относится к закрытому периоду, по которому сдана отчётность, согласуйте исправление с главным бухгалтером — возможно, потребуется корректировка текущей датой.
Обязательно ли распечатывать КО-1, если учёт ведётся в 1С?
Порядок определяется учётной политикой и требованиями к оформлению кассовых операций. Кассовая книга и ордера могут вестись в электронном виде с соблюдением установленных правил, но квитанция к ПКО выдаётся лицу, внёсшему деньги. Конкретный порядок в вашей организации определяет главный бухгалтер.
Как оформить ПКО при поступлении выручки с онлайн-кассы?
В «1С:Бухгалтерии» используется документ «Отчёт о розничных продажах», а ПКО с видом операции «Розничная выручка» создаётся на его основании или отдельно на сумму инкассации. В УТ 11 аналогичную роль играет «Отчёт о розничных продажах» и документ «Выемка денежных средств из кассы ККМ». Деньги при этом перемещаются из операционной кассы ККМ в основную кассу организации.
Что важно запомнить
ПКО в 1С:Бухгалтерии находится в разделе «Банк и касса», в УТ 11 и ERP — в разделе «Казначейство». Правильный вид операции определяет проводки, поэтому выбирайте его внимательно. Результат проверяйте через кассовую книгу и остаток по счёту 50, а печатная форма КО-1 доступна кнопкой «Печать» из документа.