Приходный кассовый ордер в 1С: где находится и как его оформить

Приходный кассовый ордер (ПКО) — это первичный документ, которым оформляется поступление наличных денег в кассу организации: выручка от покупателей, возврат подотчетных сумм, взнос учредителя, возврат займа. В программах 1С документ так и называется — «Приходный кассовый ордер», но его расположение в меню зависит от конфигурации и версии. Чаще всего пользователи ищут его в 1С:Бухгалтерии 8.3, и именно на ней построен основной материал.

Главная сложность для новичка — не само заполнение ордера, а поиск нужного раздела: в разных релизах пункты меню переименовывались, а в «такси»-интерфейсе структура отличается от старых версий. Ниже разобрано, где находится ПКО в Бухгалтерии, Управлении торговлей и УНФ, как его создать, проверить проводки и распечатать унифицированную форму КО-1.

Важно понимать: документ «Приходный кассовый ордер» и документ «Поступление наличных» — в некоторых конфигурациях это один и тот же объект под разными названиями, в других — разные операции. Поэтому ориентироваться нужно не только на название, но и на раздел учета — «Банк и касса».

Где находится приходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 8.3

Основной путь: откройте раздел «Банк и касса» в верхней панели разделов, затем в левой колонке навигации найдите группу «Касса». В ней расположены пункты «Кассовые документы» и «Приходные кассовые ордера». Первый пункт открывает общий журнал всех кассовых операций (и приход, и расход), второй — только приходные ордера.

Если в левой колонке пункта «Приходные кассовые ордера» нет, это не ошибка: состав навигации настраивается. Откройте «Кассовые документы» — в этом журнале отображаются оба вида ордеров, и новый ПКО можно создать прямо отсюда кнопкой «Приход» или «Создать» с выбором вида документа.

Альтернативный способ найти документ — полнотекстовый поиск по меню. Нажмите на значок лупы или начните вводить «приходный кассовый» в строке поиска функций (в интерфейсе «такси» она доступна через кнопку с изображением стрелки вниз в правой части панели). Программа покажет ссылку на журнал документов.

Где искать ПКО в других конфигурациях 1С

В 1С:Управление торговлей 11 приходный кассовый ордер находится в разделе «Казначейство» (в некоторых релизах — «Финансы») → «Приходные ордера» или «Кассовые ордера». Документ там тесно связан с расчетами с клиентами и может создаваться на основании реализации товаров или заказа.

В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) путь короче: раздел «Деньги» → «Приходные ордера» либо «Касса». В УНФ кассовые документы часто оформляются прямо из рабочего места «Деньги», где видны остатки по кассам и счетам.

В 1С:Комплексная автоматизация и ERP кассовые ордера расположены в разделе «Казначейство» → «Кассовые ордера». Там приходный и расходный ордера объединены в один журнал с отбором по виду документа.

Как создать приходный кассовый ордер: пошагово

Откройте журнал «Приходные кассовые ордера» или «Кассовые документы» и нажмите кнопку «Создать». Если программа предложит выбрать вид операции, сделайте это первым делом — от выбора зависит набор полей и счета учета. Типовые виды операций: оплата от покупателя, розничная выручка, возврат от подотчетного лица, взнос в уставный капитал, получение наличных с расчетного счета, прочий приход.

Заполните обязательные поля: дату, организацию, сумму, контрагента или подотчетное лицо (в зависимости от вида операции), статью движения денежных средств, если она используется. В поле «Принято от» укажите ФИО или наименование плательщика так, как это должно звучать в печатной форме, а в поле «Основание» — реквизиты документа-основания (договор, чек, накладная).

Проверьте счета учета: при оплате от покупателя обычно формируется проводка Дт 50.01 — Кт 62.01, при розничной выручке — Дт 50 — Кт 90.01, при возврате подотчетных сумм — Дт 50 — Кт 71. Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». После проведения документ появится в кассовой книге.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Приходные кассовые ордера»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид операции
3. 3
   Заполните дату, сумму, плательщика, основание и статью ДДС
4. 4
   Проверьте корреспондирующий счет в проводках
5. 5
   Проведите документ и при необходимости распечатайте форму КО-1

Как проверить проводки и попадание в кассовую книгу

После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» или «Показать проводки» в форме документа. Убедитесь, что дебет — счет кассы (50.01 «Касса организации» или операционная касса 50.02 для розницы), а кредит соответствует сути операции. Неверный счет — самый частый источник расхождений в отчетности.

Затем проверьте отражение в кассовой книге: раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга». Сформируйте ее за дату документа — ПКО должен появиться в графе прихода с порядковым номером. Если документа нет, чаще всего он не проведен, проведен другой датой или относится к другой организации.

Дополнительная проверка — оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 за день операции. Оборот по дебету должен увеличиться на сумму ордера, а конечный остаток по кассе не должен превышать установленный лимит, если он для организации установлен.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт 50 — Кт счета по сути операции, сумма совпадает

Тревожный признак

Нет проводок, неверный счет кредита, сумма отличается

Кассовая книга за дату ордера

Норма

ПКО виден в приходе с порядковым номером

Тревожный признак

Документа нет или номер дублируется

Остаток по счету 50

Норма

Остаток увеличился на сумму ордера и в пределах лимита

Тревожный признак

Остаток не изменился или превышен лимит кассы

Печать формы КО-1 и выгрузка документа

В проведенном документе нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Программа сформирует унифицированную форму с отрывной квитанцией — ее кассир отдает лицу, внесшему деньги. Проверьте перед печатью заполнение полей «Принято от», «Основание» и «Сумма прописью»: именно они чаще всего остаются пустыми.

Если печатная форма не открывается или выглядит пустой, убедитесь, что документ проведен и в нем указана организация с заполненными подписантами (главный бухгалтер, кассир) в карточке организации. Подписи подтягиваются из ответственных лиц, поэтому пустые строки на бланке — признак незаполненного справочника, а не ошибки документа.

Для отправки контрагенту квитанцию можно сохранить в PDF: в форме печати нажмите «Файл» → «Сохранить» и выберите формат. Это удобно, когда плательщик находится удаленно и подтверждение приема денег нужно направить электронно.

Типичные ошибки при работе с ПКО

Первая распространенная проблема — создание ПКО вместо другого документа. Например, поступление наличных с расчетного счета в Бухгалтерии корректнее оформлять документом «Получение наличных в банке», который автоматически создает и приходный ордер. Если ввести ПКО вручную, возникнет разрыв в учете по счету 51.

Вторая ошибка — нарушение нумерации. Ордера нумеруются автоматически в пределах дня или года в зависимости от настроек. Ручное изменение номера «для красоты» приводит к разрывам в кассовой книге, которые отражаются при проверках. Если номер нужно исправить, делайте это осознанно и с учетом всей последовательности документов дня.

Третья группа ошибок — работа задним числом. Проведение ПКО прошлой датой после того, как кассовая книга за тот день сформирована и подписана, ломает нумерацию и требует пересмотра отчетности. В таких случаях корректнее согласовать дату документа с фактической датой приема денег.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Самостоятельная работа с ПКО безопасна, пока речь идет о типовых операциях в рамках текущего дня: оплата от покупателя, возврат подотчетных сумм, розничная выручка. Здесь достаточно проверить вид операции, сумму и проводки по инструкции выше.

К специалисту стоит обращаться, если нужно исправить документы закрытого периода, восстановить последовательность кассовых документов после сбоя, настроить автоматическую нумерацию или разобраться с расхождениями между кассовой книгой и оборотно-сальдовой ведомостью. Ошибки в этих зонах затрагивают отчетность и могут привести к неверным данным при проверках.

Перед любыми массовыми изменениями в кассовых документах сделайте резервную копию информационной базы. Это занимает несколько минут и позволяет откатить последствия неверных действий без потери данных.

Частые вопросы

Почему в журнале нет пункта «Приходные кассовые ордера»?

Либо у пользователя недостаточно прав, либо команда скрыта в настройках навигации раздела. Откройте «Кассовые документы» — ПКО всегда доступен оттуда, либо попросите администратора проверить роли и настройку панели навигации.

Чем ПКО отличается от документа «Оплата от покупателя»?

В Бухгалтерии 8.3 это не отдельный документ, а вид операции приходного кассового ордера. Выбирая вид операции «Оплата от покупателя», вы создаете тот же ПКО, но с автоматическим заполнением счета расчетов 62 и возможностью подобрать задолженность по документам.

Как исправить ошибочно проведенный ордер?

Если день еще не закрыт, откройте документ, нажмите «Отменить проведение», исправьте данные и проведите заново. Если удалить документ нужно совсем, пометьте его на удаление — номер в кассовой книге освободится, но делать это следует только до формирования отчетности за день.

Можно ли создать ПКО на основании другого документа?

Да. Из реализации товаров, счета покупателю или отчета о розничных продажах доступна кнопка «Создать на основании» → «Приходный кассовый ордер». Программа подставит контрагента, сумму и основание автоматически, что снижает риск ошибок ввода.

Почему ПКО не попадает в кассовую книгу?

Проверьте три вещи: документ проведен (не сохранен как черновик), дата ордера совпадает с периодом формирования кассовой книги, организация в документе та же, что и в отборе отчета. Чаще всего причина именно в несовпадении даты или организации.

Нужно ли распечатывать ПКО, если учет полностью электронный?

Кассовые документы можно хранить в электронном виде с подписанием электронной подписью ответственных лиц — это допускается указаниями по кассовым операциям. Если организация ведет кассу на бумаге, форму КО-1 распечатывают, подписывают и подшивают вместе с отчетом кассира за день.