Учет и Финансы · 7 мин
Получение наличных с расчетного счета по чеку на выплату аванса в 1С
Как оформить в 1С получение наличных с расчетного счета по чеку 0142294 на выплату аванса работникам: проводки, документы, типичные ошибки.
Проводка «получено с расчетного счета по чеку на выплату аванса работникам» отражает две хозяйственные операции: сначала организация снимает наличные с расчетного счета по денежному чеку, затем выдает их работникам в качестве аванса по заработной плате. В 1С каждая из этих операций оформляется отдельным документом, и смешивать их в одну проводку нельзя.
Номер чека (в данном случае 0142294) указывается в документе поступления наличных — он нужен для сверки с выпиской банка и подтверждает целевое назначение снятых средств. Банк в назначении платежа обычно фиксирует «на выплату заработной платы (аванса)», и это назначение должно совпадать с последующей выдачей денег из кассы.
Ниже разобран порядок оформления в 1С:Бухгалтерии 8.3 — наиболее распространенной конфигурации для такой операции. В 1С:ЗУП кассовые документы по выплате создаются синхронизацией, но логика учета та же.
Какие документы формируют операцию
Операция распадается на два документа. Первый — «Поступление наличных» (в некоторых релизах — «Получение наличных в банке») с видом операции «Получение наличных в банке». Он формирует проводку Дт 50.01 «Касса организации» — Кт 51 «Расчетные счета» на сумму, снятую по чеку.
Второй документ — «Расходный кассовый ордер» (РКО, документ «Выдача наличных») с видом операции «Выплата заработной платы работнику» (на одного сотрудника) или «Выплата заработной платы по ведомостям» (на список сотрудников). Он формирует проводку Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — Кт 50.01.
Шаг 1. Оформление поступления наличных по чеку
Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте документ «Поступление наличных». Выберите вид операции «Получение наличных в банке». Укажите дату (по выписке банка), организацию, банковский счет, с которого сняты деньги, и сумму по чеку.
В поле «Номер чека» впишите 0142294. В поле «Назначение» укажите, например: «Получено по чеку № 0142294 на выплату аванса работникам». Проверьте счета: дебет — 50.01, кредит — 51. После проведения документа сверьте его с выпиской банка: сумма списания по счету должна совпасть с суммой поступления в кассу.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Поступление наличных»
- 2Выберите вид операции «Получение наличных в банке»
- 3Укажите дату по выписке, банковский счет и сумму по чеку
- 4Впишите номер чека 0142294 и назначение «на выплату аванса»
- 5Проверьте проводку Дт 50.01 — Кт 51 и проведите документ
- 6Сверьте сумму с выпиской банка
Шаг 2. Выдача аванса работникам из кассы
Если аванс выплачивается по ведомости, сначала создайте документ «Ведомость в кассу» (раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в кассу»). Заполните список работников и суммы аванса, проведите ведомость. Затем на её основании создайте «Выдачу наличных» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям» — программа подставит ведомость и итоговую сумму.
Если аванс выдается одному работнику без ведомости, создайте РКО с видом операции «Выплата заработной платы работнику», выберите сотрудника и укажите сумму. Проводка в обоих случаях: Дт 70 — Кт 50.01. Сумма выдачи не должна превышать остаток наличных в кассе на дату операции.
Настройка в 1С:ЗУП и синхронизация
Если зарплата ведется в 1С:ЗУП, ведомость «Ведомость в кассу» создается там: раздел «Выплаты» → «Ведомости в кассу». В документе указывается способ выплаты «Аванс», месяц и дата выплаты. После синхронизации с 1С:Бухгалтерией ведомость переносится автоматически, а РКО и отражение в учете формируются уже в бухгалтерской программе.
Поступление наличных по чеку в ЗУП не создается — это чисто бухгалтерский документ, он оформляется только в 1С:Бухгалтерии. Следите, чтобы дата выплаты в ведомости и дата РКО совпадали, иначе при синхронизации возможны расхождения по счету 70.
Проверка результата и сверка
После проведения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 50.01, 51 и 70. По счету 50.01 оборот по дебету (поступление по чеку) должен быть равен или больше оборота по кредиту (выдача аванса). По счету 70 после выплаты аванса должен остаться кредитовый остаток — задолженность перед работниками за вторую половину месяца.
Как проверить результат
Дт 50.01 — Кт 51 на сумму чека 0142294
Использован счет 57 или документ без вида операции
Дт 70 — Кт 50.01, сумма совпадает с ведомостью
Проводка Дт 70 — Кт 51 при кассовой выплате
Неотрицательный остаток на 50.01 после выдачи
Отрицательный остаток — касса ушла в минус
Списание по выписке равно поступлению в кассу
Суммы различаются или нет номера чека
Типичные ошибки и ограничения
Частая ошибка — оформление выплаты аванса напрямую с расчетного счета (Дт 70 — Кт 51), когда деньги фактически прошли через кассу. Это искажает обороты по кассе и приводит к расхождениям при инвентаризации. Другая ошибка — отсутствие номера чека в документе: при сверке с банком такую операцию сложно идентифицировать.
Также нельзя выдавать аванс при отсутствии наличных в кассе — программа может не заблокировать проведение, но отрицательный остаток по 50.01 является грубым нарушением кассовой дисциплины. Перед выдачей проверьте остаток кассы на дату документа.
Частые вопросы
Можно ли оформить получение по чеку и выдачу аванса одним документом?
Нет. Поступление наличных в кассу и выдача зарплаты — разные хозяйственные операции с разными проводками (Дт 50.01 — Кт 51 и Дт 70 — Кт 50.01). Каждая оформляется своим документом, иначе нарушается кассовая дисциплина и логика учета.
Где в 1С:Бухгалтерии указать номер чека 0142294?
В документе «Поступление наличных» с видом операции «Получение наличных в банке» есть поле «Номер чека». Если поле не отображается, проверьте, что выбран именно этот вид операции — для других видов поле скрывается.
Что делать, если сняли больше, чем выплатили аванса?
Неизрасходованную сумму нужно внести обратно на расчетный счет документом «Выдача наличных» с видом операции «Взнос наличных в банк» (Дт 51 — Кт 50.01). Длительное хранение целевых средств в кассе нежелательно.
Как отразить выплату, если аванс платится части работников?
Создайте ведомость в кассу только с теми работниками, которым выплачивается аванс. РКО формируется на итоговую сумму ведомости. Остальные работники получат аванс отдельной ведомостью или на карту.
Нужна ли ведомость, если аванс получает один сотрудник?
Нет, можно оформить РКО с видом операции «Выплата заработной платы работнику» на конкретного сотрудника без ведомости. Но при массовых выплатах ведомость обязательна — она служит основанием для расчетов по счету 70.
Что важно запомнить
Операция оформляется двумя документами: поступление наличных по чеку 0142294 (Дт 50.01 — Кт 51) и выдача аванса по ведомости или отдельному РКО (Дт 70 — Кт 50.01). Указывайте номер чека, сверяйте суммы с выпиской банка и следите, чтобы касса не уходила в минус.