Подотчет в 1С: какой счет использовать и как правильно отражать операции

Подотчетные суммы в бухгалтерском учете отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этот счет предусмотрен Планом счетов и используется во всех типовых конфигурациях 1С: Бухгалтерия предприятия, Комплексная автоматизация, ERP. Счет 71 — активно-пассивный: дебетовое сальдо показывает задолженность сотрудника перед организацией, кредитовое — задолженность организации перед сотрудником по перерасходу.

В 1С аналитика по счету 71 ведется по субконто «Работники организации», поэтому важно, чтобы сотрудник был корректно заведен в справочнике «Сотрудники» и «Физические лица». Если физлицо продублировано в справочнике, расчеты по подотчету «развалятся» на две карточки, и сверка станет невозможной.

Ниже разберем, какими документами оформляется выдача и отчет по подотчетным суммам, какие проводки формируются, как проверить остатки и каких ошибок стоит избегать.

Какой счет используется для подотчета и почему именно он

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные, командировочные и прочие расходы. Другие счета для этих целей не применяются: использование, например, счета 76 или 73 вместо 71 является методологической ошибкой и искажает отчетность.

В плане счетов 1С: Бухгалтерии счет 71 имеет код 71.01 (в некоторых конфигурациях встречается разделение на 71.01 для расчетов в рублях и 71.21 для расчетов в валюте). Субконто счета — «Работники организации». Валютный учет по счету включается автоматически при выдаче подотчета в иностранной валюте.

Как оформить выдачу подотчетных сумм

Выдача наличных из кассы оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (в новых версиях — «Выдача наличных») с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». При проведении формируется проводка Дт 71 — Кт 50.01. В документе обязательно указывается сотрудник-получатель и основание выдачи.

Если деньги перечисляются на карту сотрудника, используется документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу»: проводка Дт 71 — Кт 51. Этот способ встречается все чаще, и он полностью легитимен при наличии соответствующего положения о подотчетных суммах в организации.

Что проверить перед выдачей

Перед выдачей новой суммы убедитесь, что сотрудник отчитался по ранее полученным авансам. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с отбором по сотруднику: дебетовое сальдо означает незакрытый аванс. Выдача новых сумм при наличии задолженности по предыдущему авансу — нарушение кассовой дисциплины, хотя прямого запрета в актуальных указаниях ЦБ нет, внутренним положением организации это обычно ограничивается.

1. 1
   Создайте документ «Выдача наличных» (или «Списание с расчетного счета») с операцией «подотчетному лицу»
2. 2
   Укажите сотрудника из справочника «Работники организации» и сумму
3. 3
   Заполните основание выдачи и проведите документ
4. 4
   Проверьте проводку: Дт 71 — Кт 50.01 (или 51)
5. 5
   Сформируйте ОСВ по 71 счету и убедитесь, что задолженность встала на нужного сотрудника

Как оформить авансовый отчет

Отчет сотрудника по израсходованным суммам оформляется документом «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса» в зависимости от конфигурации). В документе на закладке «Авансы» подбирается выданный аванс, на закладках «Оплата», «Прочее», «Суточные» указываются фактические расходы с приложением подтверждающих документов.

При проведении авансового отчета формируются проводки в кредит счета 71: Дт 10, 26, 44, 60 и других счетов — Кт 71 в зависимости от характера расхода. Если расходы превысили выданный аванс, возникает кредитовое сальдо — организация должна возместить сотруднику перерасход. Если сотрудник израсходовал меньше, остаток возвращается в кассу документом «Приходный кассовый ордер» (Дт 50 — Кт 71).

Типовые проводки по подотчету

Основные бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами сведены в таблицу. Конкретный счет дебета в авансовом отчете зависит от назначения расхода.

Все перечисленные проводки в типовой 1С: Бухгалтерии формируются автоматически при проведении соответствующих документов. Ручные операции по счету 71 стоит использовать только в исключительных случаях, например при исправлении ошибок прошлых периодов.

Как проверить расчеты с подотчетными лицами

Основной инструмент контроля — оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 с группировкой по сотрудникам (раздел «Отчеты»). Дебетовое сальдо на конец периода — это задолженность сотрудников, кредитовое — долг организации по перерасходу. Развернутое сальдо по сотрудникам обязательно: свернутый остаток по счету в целом может скрывать одновременную задолженность в обе стороны по разным лицам.

Для детального анализа используйте отчеты «Анализ счета» и «Карточка счета» по 71 с отбором по конкретному сотруднику. По карточке удобно проследить цепочку: выдача аванса → авансовый отчет → возврат остатка или выдача перерасхода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счету 71 в разрезе сотрудников

Норма

По каждому сотруднику либо нулевой остаток, либо обоснованная задолженность с документами

Тревожный признак

Развернутое сальдо одновременно по дебету и кредиту у одного сотрудника

Соответствие документов и проводок

Норма

Каждая выдача закрыта авансовым отчетом или возвратом

Тревожный признак

Выдача «висит» без отчета дольше установленного срока

Справочник сотрудников

Норма

Одно физлицо — одна карточка, задолженность на одном элементе

Тревожный признак

Дубли физлиц, расчеты разнесены на разные карточки

Частые ошибки при учете подотчета

Самая распространенная проблема — дублирование физических лиц в справочнике. Из-за этого выдача аванса проходит по одной карточке, а авансовый отчет — по другой, и образуются «фантомные» дебетовое и кредитовое сальдо. Лечится объединением дублей через штатную обработку «Поиск и удаление дублей» с последующей проверкой остатков.

Вторая типичная ошибка — неверный вид операции в кассовом документе. Если при выдаче подотчета выбрать, например, «Возврат покупателю» или «Прочий расход», сумма не попадет на счет 71, и задолженность сотрудника не будет отслеживаться. Всегда проверяйте проводки после проведения документа через кнопку «Дт/Кт».

Особые ситуации: валюта, увольнение, удержание

При выдаче подотчета в иностранной валюте используется валютный субсчет 71, а авансовый отчет пересчитывает расходы по курсу на дату выдачи аванса (для расходов в пределах аванса) или на дату утверждения отчета (для перерасхода). Курсовые разницы по валютному подотчету в 1С рассчитываются автоматически.

Если сотрудник увольняется с незакрытым подотчетом, задолженность удерживается при окончательном расчете проводкой Дт 70 — Кт 71. Если удержать невозможно (суммы расчета не хватает), остаток переводится на счет 76 или списывается как задолженность, нереальная к взысканию, — с соблюдением требований по НДФЛ и страховым взносам.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать подотчет лицу, работающему по договору ГПХ?

Формально счет 71 предназначен для расчетов с работниками организации. Для лиц по гражданско-правовым договорам расчеты обычно ведутся на счете 76. Вопрос выдачи подотчета исполнителям по ГПХ остается спорным, поэтому безопаснее оформлять такие расчеты через счет 76 и закрепить порядок в учетной политике.

Что делать, если сотрудник потерял подтверждающие документы?

Без оправдательных документов расход не может быть принят в учете. Сотрудник должен либо восстановить документы (дубликаты чеков, счетов), либо вернуть соответствующую сумму в кассу. Списывать расходы на основании одного заявления сотрудника нельзя.

Почему в ОСВ по 71 счету у одного сотрудника сальдо и по дебету, и по кредиту?

Чаще всего это признак дублей физического лица в справочнике либо того, что авансовый отчет проведен без подбора конкретного аванса на закладке «Авансы». Проверьте карточку счета по сотруднику, найдите незакрытую пару документов и исправьте авансовый отчет или объедините дубли.

Можно ли перечислять подотчет на личную карту сотрудника?

Да, это допустимо, если порядок закреплен в положении о подотчетных суммах или учетной политике. В 1С операция оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом «Перечисление подотчетному лицу», проводка — Дт 71 Кт 51.

Через какое время невозвращенный аванс становится доходом сотрудника?

Однозначного срока в законодательстве нет. Обязанность удержать НДФЛ возникает, когда задолженность фактически прощается или истекает срок исковой давности. Пока организация требует возврата и может удержать сумму из зарплаты, дохода у сотрудника не возникает, но «зависший» подотчет на длительный срок — зона налогового риска.