Перечень основных средств в 1С 8.3: как сформировать

Перечень основных средств в 1С 8.3 не существует как единый «готовый» документ — он формируется из данных справочника «Основные средства» и регистров бухгалтерского учёта. В зависимости от задачи список можно получить тремя способами: открыть сам справочник, построить отчёт по счетам 01 и 02 или сформировать инвентарную ведомость ИНВ-1. Каждый вариант даёт разный состав колонок и разный уровень детализации.

Справочник показывает все когда-либо зарегистрированные объекты, включая выбывшие. Отчёты по счёту 01 отражают только те объекты, по которым есть остаток на дату. Инвентарная ведомость дополнительно сверяет данные учёта с фактическим наличием. Понимание этой разницы избавляет от типичной ситуации, когда бухгалтер выгружает справочник и удивляется, почему в нём давно проданные станки.

Ниже разобраны все рабочие способы сформировать перечень ОС в типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3», настройка отборов, выгрузка в Excel и проверка корректности результата.

Где в 1С 8.3 хранятся данные об основных средствах

Карточки объектов находятся в справочнике «Основные средства»: меню Справочники → ОС и НМА → Основные средства. Здесь хранятся наименование, заводской и инвентарный номера, дата выпуска, производитель. Однако сам справочник не содержит стоимости, срока полезного использования и состояния объекта — эти сведения живут в регистрах и заполняются документами «Принятие к учёту ОС», «Перемещение ОС», «Списание ОС».

Поэтому справочник нельзя считать полноценным перечнем для учётных целей. Он подходит, когда нужен архивный список всех объектов, включая выбывшие, либо когда требуется проверить корректность заполнения карточек. Для управленческих и отчётных задач используйте отчёты по счетам учёта.

Обратите внимание: если в базе ведётся несколько организаций, справочник общий для всех, а остатки по счетам учёта разделяются по организациям. Список «по справочнику» без дополнительной настройки покажет объекты всех компаний вперемешку.

Формирование перечня через справочник «Основные средства»

Откройте Справочники → Основные средства. Список можно настроить: кнопка «Ещё» → «Настроить список» позволяет добавить отбор (например, по группе ОС), а «Ещё» → «Изменить форму» — вывести дополнительные колонки вроде инвентарного номера или даты выпуска.

Для вывода печатной формы или выгрузки используйте стандартный механизм: выделите список, нажмите «Ещё» → «Вывести список». Программа предложит табличный документ, который сохраняется в Excel, PDF или печатается. Это самый простой способ получить перечень, но без стоимостных показателей.

Чтобы отсеять выбывшие объекты, в настройке списка добавьте отбор по служебным реквизитам, если они ведутся в вашей конфигурации, либо ориентируйтесь на то, что у списанных объектов обычно закрыты остатки по счёту 01 — это проверяется уже отчётом.

Перечень ОС через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 01

Наиболее практичный способ: Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Укажите счёт 01, период и организацию. В настройках (кнопка «Показать настройки») на закладке «Группировка» включите развёртку по субконто «Основные средства» — тогда каждый объект будет показан отдельной строкой с начальной и конечной стоимостью.

Аналогично по счёту 02 формируется перечень с накопленной амортизацией. Чтобы получить остаточную стоимость, удобнее использовать отчёт «Анализ субконто» (Отчёты → Анализ субконто), выбрав вид субконто «Основные средства» и добавив в настройках отбор по счетам 01 и 02 — либо построить два отчёта и свести их в Excel.

Результат выводится кнопкой «Сформировать» и сохраняется через «Файл → Сохранить» в формате Excel. Такой перечень подходит для сверки с налоговым учётом, подготовки к инвентаризации и предоставления аудиторам.

1. 1
   Откройте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту
2. 2
   Укажите счёт 01, период и организацию
3. 3
   В настройках на закладке «Группировка» добавьте субконто «Основные средства»
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте, что каждый объект выведен отдельной строкой
5. 5
   Сохраните результат в Excel через Файл → Сохранить

Инвентарная ведомость ОС (ИНВ-1)

Если перечень нужен для инвентаризации, перейдите в ОС и НМА → Инвентаризация ОС и создайте новый документ. Заполните организацию, подразделение (при необходимости) и нажмите «Заполнить» — табличная часть заполнится объектами, числящимися по данным учёта на указанную дату.

Из документа доступна печать унифицированной формы ИНВ-1 и сличительной ведомости ИНВ-18. В ведомости указываются инвентарные номера, стоимость по данным учёта и графы для фактического наличия — их заполняет комиссия при осмотре.

Документ не делает движений по счетам сам по себе: результаты инвентаризации отражаются отдельными операциями (оприходование излишков, списание недостачи). Поэтому формировать ведомость можно без риска повредить учётные данные.

Настройка отборов и состава колонок

В отчётах 1С 8.3 состав перечня управляется через кнопку «Показать настройки». На закладке «Отбор» можно ограничить список конкретным подразделением, материально ответственным лицом (если МОЛ ведётся как субконто или реквизит), группой ОС или конкретным объектом. На закладке «Дополнительные поля» добавляются колонки: инвентарный номер, заводской номер, дата принятия к учёту.

Полезная настройка — добавить в дополнительные поля реквизит «Инвентарный номер». Без него сверять перечень с фактическим наличием техники значительно сложнее, особенно когда наименования объектов похожи (несколько одинаковых компьютеров или станков).

Готовую настройку отчёта сохраните через «Ещё» → «Сохранить настройки» или стандартный вариант отчёта — тогда в следующий раз перечень сформируется одной кнопкой без повторной настройки.

Сравнение вариантов

Справочник «Основные средства»

Даёт полный список карточек, включая выбывшие. Не содержит стоимости и состояния. Подходит для аудита карточек.

ОСВ по счёту 01

Показывает действующие объекты с первоначальной стоимостью на дату. Нет амортизации и остаточной стоимости в одном отчёте.

Инвентаризация ОС (ИНВ-1)

Официальная форма для инвентарной комиссии с графами фактического наличия. Требует заполнения документа.

Универсальный отчёт / Анализ субконто

Гибкая настройка колонок и отборов, можно совместить счета 01 и 02. Требует навыка настройки отчётов.

Выгрузка перечня в Excel и типичные ошибки

Любой сформированный отчёт или список выгружается через Файл → Сохранить (или «Сохранить копию») с выбором формата XLSX. Перед выгрузкой убедитесь, что в отчёте нет свёрнутых группировок — иначе в Excel попадут итоговые строки вместо детального перечня. Разверните группировки до уровня объектов.

Частая ошибка — формировать перечень на дату без учёта периода: остатки на начало и конец месяца отличаются на сумму выбывших и принятых объектов. Всегда фиксируйте, на какую дату нужен список, и сверяйте её в шапке отчёта.

Вторая типичная проблема — «лишние» объекты с нулевой стоимостью. Это полностью самортизированные ОС, которые продолжают числиться на счёте 01. Они не ошибка, но при передаче перечня сторонним лицам стоит пояснить их природу. Если объект выбыл, а остаток по счёту завис — ищите непроведённый или некорректный документ списания.

Проверка корректности сформированного перечня

После формирования сверьте итог перечня с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 01 в целом: сумма по объектам должна равняться сальдо счёта. Расхождение означает, что часть объектов отсеяна отбором или, наоборот, учтена дважды.

Дополнительно сопоставьте количество объектов в перечне с количеством карточек, принятых к учёту и не выбывших. Если по документам объектов больше, чем в отчёте, проверьте проведённость документов принятия к учёту и правильность указания счёта учёта в них.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма перечня vs сальдо счёта 01

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Разница — проверьте отборы и непроведённые документы

Выбывшие объекты

Норма

Списанные ОС отсутствуют в отчёте на дату после выбытия

Тревожный признак

Объект числится после списания — ищите ошибку в документе выбытия

Инвентарные номера

Норма

У каждого объекта заполнен уникальный номер

Тревожный признак

Пустые или повторяющиеся номера — дозаполните карточки

Часто задаваемые вопросы

Как вывести в перечень остаточную стоимость ОС?

Используйте отчёт «Анализ субконто» по субконто «Основные средства» с отбором по счетам 01 и 02 либо сформируйте ОСВ по счетам 01 и 02 отдельно и вычтите амортизацию в Excel. В некоторых конфигурациях доступен специализированный отчёт по ОС с готовой колонкой остаточной стоимости — проверьте раздел «ОС и НМА → Отчёты».

Почему в перечень попали объекты другой организации?

Справочник «Основные средства» общий для всех организаций базы. В отчётах всегда заполняйте поле «Организация» в шапке — тогда перечень отфильтруется по остаткам конкретной компании. В справочнике прямого отбора по организации нет.

Можно ли сформировать перечень по конкретному МОЛ или подразделению?

Да, если местонахождение и МОЛ отражаются в учёте (документами перемещения или в регистрах). В отчётах добавьте отбор по соответствующему субконто или реквизиту через «Показать настройки → Отбор». Если МОЛ нигде не фиксируется, такой перечень сформировать нельзя — сначала нужно организовать учёт по МОЛ.

Как получить перечень ОС на прошлую дату?

Отчёты по счетам 01 и 02 строятся на любую дату в пределах открытого периода без изменения данных. Документ «Инвентаризация ОС» также можно создать задним числом, но он заполнится по текущим остаткам, если не указать нужную дату корректно. Редактировать прошлые документы ради перечня не требуется.

Что делать, если объект есть в учёте, но его карточка не найдена в справочнике?

Такое бывает при пометке карточки на удаление или при обмене данными. Снимите отбор «скрывать помеченные» в списке справочника, найдите объект по инвентарному номеру через поиск. Если карточка помечена на удаление, а остаток по счёту есть — отмените пометку, поскольку объект числится в учёте.