Учет и Финансы · 12 мин
Печать: на какой счет отнести расходы в 1С
На какой счет отнести расходы на печать в 1С: 44, 26, 25, 20 или 10. Проводки, настройка статей затрат, типовые ошибки и проверка результата.
Вопрос «печать — на какой счет отнести в 1С» возникает у бухгалтера каждый раз, когда организация оплачивает типографские услуги, распечатку документов, изготовление бланков, визиток, брошюр или баннеров. Однозначного ответа нет: счет учета зависит от назначения печатной продукции и от того, в каком подразделении она используется. Ошибка в выборе счета приводит к искажению себестоимости, неверному распределению косвенных расходов и вопросам при проверке декларации по налогу на прибыль.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Комплексная автоматизация, ERP) расходы на печать отражаются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги» либо через «Авансовый отчет», если сотрудник оплатил распечатку наличными. Ключевое поле, определяющее счет, — «Счета затрат» в табличной части документа, а также связанная с ним аналитика: статья затрат и подразделение.
Ниже разобраны основные сценарии: когда печать относится на счет 44 «Расходы на продажу», когда на 26 «Общехозяйственные расходы», 25 «Общепроизводственные расходы» или 20 «Основное производство», и как правильно настроить статью затрат, чтобы расход корректно закрылся при расчете себестоимости и попал в нужную строку декларации.
Как определить счет по назначению печатной продукции
Первый шаг — понять, для чего заказывалась печать. Одна и та же услуга типографии в разных ситуациях относится на разные счета, и именно назначение определяет учет, а не формулировка в счете или акте поставщика.
Если печатаются каталоги, листовки, буклеты, визитки, баннеры и прочие материалы для продвижения товаров — это расходы на рекламу и продажу, счет 44 с видом расходов «Рекламные расходы». Если распечатываются договоры, отчеты, внутренняя документация для офиса и управления — это общехозяйственные расходы, счет 26. Печать технологических карт, сменных заданий и цеховых журналов относится на счет 25 как общепроизводственные расходы.
Отдельный случай — когда печать является частью самого продукта: например, издательство печатает тираж книг, или производитель заказывает этикетки и упаковку. Тогда затраты формируют себестоимость продукции и отражаются на счете 20 «Основное производство» либо учитываются как материалы на счете 10 с последующим списанием в производство.
Как выбрать счет
Отражение печати через поступление услуг
Стандартный путь — документ «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В табличной части указывается номенклатура с видом «Услуга» (например, «Услуги печати»), количество, цена и сумма. Именно в колонке «Счета затрат» задается счет 44, 26, 25 или 20.
При клике на счет затрат открывается окно аналитики, где обязательно заполняются: подразделение, статья затрат и, для счета 20, номенклатурная группа. Если статья затрат настроена с видом расхода «Рекламные расходы (нормируемые)», в налоговом учете сумма при закрытии месяца будет сверяться с нормативом 1% от выручки, и сверхнормативная часть уйдет в постоянные разницы.
После проведения документа проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»: должна сформироваться запись Дт 44 (26, 25, 20) — Кт 60.01 на сумму без НДС и Дт 19.04 — Кт 60.01 на сумму налога. Если вместо счета затрат программа подставила счет 10 или 41, значит, у номенклатуры неверно указан вид — исправьте его на «Услуга» в карточке номенклатуры.
- 1Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги»
- 2Добавьте в табличную часть номенклатуру «Услуги печати» с видом «Услуга», укажите сумму и ставку НДС
- 3В колонке «Счета затрат» выберите счет 44, 26, 25 или 20 по назначению продукции
- 4Заполните аналитику: подразделение, статью затрат с корректным видом расхода
- 5Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» — убедитесь, что дебет ушел на нужный счет
- 6Зарегистрируйте счет-фактуру, если поставщик работает с НДС
Настройка статьи затрат: от чего зависит закрытие месяца
Счет затрат сам по себе не гарантирует корректного отражения расхода в отчетности — решающую роль играет статья затрат. В справочнике «Статьи затрат» у нее задается вид расхода для налогового учета, и именно он определяет, в какую строку декларации по налогу на прибыль попадет сумма.
Для рекламной печати создайте статью «Рекламные расходы (печатная продукция)» с видом расхода «Рекламные расходы (ненормируемые)», если это каталоги и листовки, упомянутые в закрытом перечне ненормируемой рекламы, либо «Рекламные расходы (нормируемые)» для прочих видов. Неверный выбор вида — одна из самых частых причин расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом.
Для офисной печати подойдет статья с видом «Прочие расходы» или «Материальные расходы» в зависимости от учетной политики. Проверьте, что в учетной политике организации (раздел «Главное» → «Учетная политика») метод распределения косвенных расходов соответствует выбранным счетам: если применяется директ-костинг, счет 26 закрывается сразу на 90.08, и аналитика по подразделениям для него менее критична.
Печать через авансовый отчет и списание материалов
Если сотрудник распечатал документы в копицентре за наличные или по банковской карте, расход оформляется документом «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса»). На вкладке «Оплата» указывается полученная услуга, сумма и тот же блок аналитики: счет затрат, подразделение, статья затрат. Правила выбора счета идентичны поступлению от поставщика.
К авансовому отчету обязательно прикладывается подтверждающий документ: чек, квитанция, бланк строгой отчетности. Если чек без указания организации-покупателя, рекомендуется оформить служебную записку с обоснованием производственной необходимости печати — это снимет вопросы при налоговой проверке.
Отдельный сценарий — закупка готовой печатной продукции на склад: бланков, тиражей, упаковки. Она приходуется документом поступления товаров на счет 10.01 «Сырье и материалы» или 10.09, а затем списывается документом «Требование-накладная» на счет 20, 25, 26 или 44 по мере использования. Такой двухступенчатый учет корректен, когда продукция закупается партией и расходуется постепенно.
Способы отражения расходов на печать
Подходит для разовых заказов типографии и распечаток; расход признается сразу, без складского учета
Подходит, когда печатная продукция закупается партией и расходуется постепенно; требует складского учета и инвентаризации остатков
Подходит для мелких разовых распечаток, оплаченных сотрудником; требует подтверждающих чеков и обоснования
Как проверить результат и закрытие месяца
После отражения документа сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по выбранному счету за период. Сумма расхода должна стоять в дебетовом обороте счета 44, 26, 25 или 20 с корректной аналитикой. Если счет 44 используется для рекламы, убедитесь, что оборот попал на субконто «Статьи затрат» с нужной статьей, а не «завис» без аналитики.
Затем выполните «Закрытие месяца» и проверьте, что счета 25 и 26 закрылись полностью (если это предусмотрено учетной политикой), счет 44 закрылся на 90.07 за вычетом возможных остатков по транспортным расходам, а счет 20 включил печатные затраты в себестоимость выпуска. Остаток на счетах 25 и 26 после закрытия месяца — признак ошибки в настройках статей затрат или методов распределения.
Итоговая проверка — отчет «Анализ расходов» или справка-расчет «Калькуляция себестоимости»: расходы на печать должны быть видны отдельной строкой в составе соответствующего блока затрат. В налоговом учете сверьте регистр «Отражение доходов и расходов» и приложение к декларации по прибыли.
Как проверить результат
Дебет — счет 44/26/25/20 с заполненной статьей затрат и подразделением
Дебет на счет 10 или 41 у услуги, пустая аналитика, счет 91.02
Оборот по дебету с корректной статьей, после закрытия месяца сальдо нулевое (для 25, 26)
Конечное сальдо на 25 или 26, обороты без аналитики
Сумма попала в нужный вид расходов, нормируемая реклама сверена с лимитом
Расход не принимается в НУ без причины или вся реклама ушла в ненормируемые
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — отнесение всех расходов на печать на счет 26 «по привычке», включая рекламную продукцию. В результате рекламные расходы не выделяются, нормируемая часть не контролируется, и организация рискует либо занизить налоговую базу сверх лимита, либо не воспользоваться законным вычетом.
Вторая ошибка — использование счета 91.02 «Прочие расходы» для производственной печати. Это искажает себестоимость и управленческую отчетность: затраты выпадают из расчета рентабельности продукции. Счет 91 оправдан только для печати, не связанной с основной деятельностью, что на практике встречается редко.
Третья группа ошибок — неверная настройка номенклатуры: если у позиции «Услуги печати» стоит вид «Товар», программа потребует склад и счет учета 41, а проводки сформируются некорректно. Всегда проверяйте вид номенклатуры перед проведением документа.
Частые вопросы
На какой счет отнести печать визиток для сотрудников?
Визитки — это представительско-рекламный инструмент, поэтому их обычно относят на счет 44 «Расходы на продажу» со статьей затрат по рекламным расходам. Если организация не ведет торговую деятельность и счет 44 не используется, допустимо отражение на счете 26 как прочих общехозяйственных расходов — закрепите выбранный подход в учетной политике.
Как отразить печать, если организация на УСН?
Счета затрат в бухгалтерском учете выбираются по тем же правилам. В налоговом учете при УСН «доходы минус расходы» расходы на печать принимаются, если они экономически обоснованы, подтверждены документами и оплачены; рекламные расходы на УСН нормируются по тем же правилам, что и при общей системе.
Можно ли отнести печать бланков на счет 10 и списывать постепенно?
Да, если бланки закупаются тиражом и расходуются по мере необходимости. Оприходуйте их на счет 10 документом поступления товаров, а списывайте требованием-накладной на счет 26, 25 или 44. При разовой печати небольшого объема проще и корректнее сразу отнести стоимость на счет затрат через поступление услуг.
Что делать, если в акте типографии указано просто «полиграфические услуги»?
Формулировка поставщика не определяет счет учета — решает фактическое назначение продукции. Запросите у заказавшего подразделения уточнение (для рекламы, для офиса, для производства) и выберите счет по этому назначению. При необходимости приложите к документу внутреннюю служебную записку с обоснованием.
Как быть с НДС по услугам печати?
Если поставщик — плательщик НДС и выставил счет-фактуру, налог принимается к вычету в общем порядке через счет 19.04 независимо от того, на какой счет затрат отнесена сама услуга. Исключение — рекламные расходы сверх норматива: НДС по ним к вычету не принимается в части сверхнормативной суммы, программа рассчитывает это при закрытии месяца при корректно настроенной статье затрат.
Куда отнести печать этикеток и упаковки для продукции?
Это прямые производственные затраты: отражайте на счете 20 «Основное производство» с указанием номенклатурной группы выпускаемой продукции, либо приходуйте на счет 10 и списывайте в производство по мере использования. Такие затраты войдут в себестоимость готовой продукции и спишутся на финансовый результат при ее продаже.
Что важно запомнить
Счет для расходов на печать определяется назначением продукции: реклама — 44, офис и управление — 26, цех — 25, часть продукции — 20 или 10. В 1С счет задается в документе поступления услуг или авансовом отчете вместе со статьей затрат, от вида которой зависит налоговый учет. После проведения проверьте проводки, ОСВ по счету и закрытие месяца.