Учет и Финансы · 9 мин
Прослеживаемый товар в 1С:Бухгалтерия: как отразить в учёте
Как отразить прослеживаемый товар в 1С:Бухгалтерия: настройка РНПТ, документы поступления и реализации, уведомления о перемещении, типовые ошибки и проверка результата.
Прослеживаемые товары — это товары, включённые в перечень Правительства РФ, движение которых контролируется через систему прослеживаемости ФНС. К ним относятся, например, отдельные виды электроники, бытовой техники, одежды, мебели и других категорий. Каждая партия такого товара имеет регистрационный номер партии товара (РНПТ), который обязан «путешествовать» вместе с товаром от импорта или ввода в оборот до конечной реализации.
В 1С:Бухгалтерии прослеживаемость реализована штатно: программа хранит РНПТ в документах поступления, перемещения и реализации, формирует уведомления о ввозе, перемещении и ввода в оборот, а также передаёт сведения в налоговый орган. Ниже разберём, как настроить учёт, какими документами оформлять операции и какие ошибки чаще всего приводят к отказам в приёме уведомлений.
Как включить учёт прослеживаемых товаров в программе
Прежде чем оформлять документы, проверьте настройки функциональности. Откройте раздел «Главное» → «Настройки» → «Функциональность» и убедитесь, что включены опции, связанные с прослеживаемостью товаров (в типовой поставке флаг «Прослеживаемые товары» находится на закладке «Запасы» или «Торговля» в зависимости от релиза). Без этой настройки поля РНПТ в документах отображаться не будут.
Дополнительно проверьте актуальность релиза конфигурации: механизмы прослеживаемости регулярно дорабатываются, форматы уведомлений меняются, и на устаревшей версии документы могут формироваться по старой схеме, которую ФНС уже не принимает. Перед началом работы с прослеживаемыми товарами обновитесь до актуального релиза.
В карточке номенклатуры прослеживаемость определяется по коду ТН ВЭД: если товар входит в перечень, программа подскажет необходимость указания РНПТ. Убедитесь, что в карточке товара корректно заполнен код ТН ВЭД — от этого зависит, будет ли программа требовать РНПТ в документах.
Как отразить поступление прослеживаемого товара
Поступление оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия». В табличной части для каждой прослеживаемой позиции заполняется поле «РНПТ» — регистрационный номер партии товара, который поставщик указал в УПД или накладной.
Если РНПТ в базе ещё нет, создайте его прямо из документа: программа откроет форму элемента справочника «Регистрационные номера партий товаров», где указывается номер, код ТН ВЭД, страна происхождения и количество. Один документ поступления может содержать несколько строк с одним товаром, но разными РНПТ — каждая партия отражается отдельной строкой.
Особый случай — ввоз товара из стран ЕАЭС. Поставщик-нерезидент РНПТ не присваивает: его формирует сам покупатель при подаче уведомления о ввозе прослеживаемых товаров. В 1С такой документ доступен в разделе учёта прослеживаемости, и после его отправки в ФНС полученный РНПТ используется во всех последующих операциях.
- 1Проверьте, что в УПД поставщика указан РНПТ по прослеживаемым позициям
- 2Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Товары»
- 3Заполните табличную часть и в поле «РНПТ» выберите или создайте номер партии
- 4Проверьте количество по каждому РНПТ — оно должно совпадать с УПД
- 5Проведите документ и сверьте остатки по регистру прослеживаемых товаров
Как отразить реализацию прослеживаемого товара
Продажа оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)». Для прослеживаемых позиций в табличной части обязательно указывается РНПТ — тот, под которым товар числится на остатках. Программа при проведении контролирует наличие остатка по связке «номенклатура + РНПТ»: если по указанной партии товара не хватает, документ не проведётся или выдаст предупреждение в зависимости от настроек.
Сведения о РНПТ автоматически попадают в УПД (счёт-фактуру) — для этого в печатной форме и в электронном документе предусмотрены соответствующие поля. Покупатель, получив УПД с РНПТ, сможет принять товар к прослеживаемому учёту у себя. Если РНПТ в документе не заполнен, покупатель не сможет корректно отразить поступление, а у вас возникнет риск претензий и штрафов.
При продаже физическому лицу (розница, не облагаемая прослеживаемостью на стороне покупателя) РНПТ в чеке не передаётся, но в учётных документах отражение остаётся обязательным — товар списывается с конкретной партии.
Перемещения, возвраты и уведомления в ФНС
Перемещение прослеживаемого товара между обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс, требует формирования уведомления о перемещении прослеживаемых товаров. В 1С оно создаётся на основании документа «Передача товаров» или аналогичного документа перемещения и отправляется в ФНС через сервис отчётности.
Возврат товара поставщику и возврат от покупателя оформляются стандартными документами возврата с обязательным указанием РНПТ. При возврате поставщику используется тот же РНПТ, по которому товар был оприходован; при возврате от покупателя — РНПТ из вашего документа реализации.
Если товар вводится в оборот на территории РФ (например, произведён из прослеживаемых комплектующих или выявлены излишки), оформляется уведомление о вводе в оборот — программа после его приёма ФНС формирует новый РНПТ, с которым товар учитывается дальше.
Как проверить остатки и корректность учёта
Главный инструмент контроля — отчёт «Остатки прослеживаемых товаров» (доступен в разделе складского или оперативного учёта в зависимости от релиза). Он показывает количество по каждой связке «номенклатура — РНПТ — склад» и позволяет выявить отрицательные остатки по партиям.
Полезная проверка — сопоставление количественного учёта по счёту 41 с остатками по РНПТ. Если суммарно по товару остаток есть, а по конкретным РНПТ — минус, значит при списании указывались неверные партии. Такая ситуация исправляется корректировочными документами с правильным распределением по РНПТ.
Перед сдачей отчётности и отправкой уведомлений выполните регламентную проверку: программа умеет контролировать заполненность РНПТ в документах за период и подсвечивать операции, где номер партии отсутствует.
Как проверить результат
Остатки по каждому РНПТ неотрицательные и сходятся со складским учётом
Отрицательные остатки по отдельным РНПТ или расхождение с количеством на счёте 41
В печатной форме и электронном документе присутствуют РНПТ по прослеживаемым позициям
Позиция прослеживаемая, а поле РНПТ пустое
Уведомление принято ФНС, статус положительный
Отказ с ошибкой формата или несуществующим РНПТ
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за организации учёта: не проверяют РНПТ в документах поставщика, смешивают партии при списании, забывают формировать уведомления при перемещениях. Ниже — типовые ошибки с последствиями.
Отдельная ситуация — работа с остатками, которые были на складе до включения товара в перечень прослеживаемых. Для таких остатков нужно сформировать уведомление об остатках прослеживаемых товаров и получить РНПТ, после чего вести учёт в обычном порядке. Пропуск этого шага приводит к тому, что реализовать «старый» остаток корректно не получится.
Что важно запомнить
Прослеживаемый товар в 1С:Бухгалтерия отражается обычными документами поступления и реализации, но с обязательным указанием РНПТ по каждой партии. Включите функциональность, следите за актуальностью релиза, контролируйте остатки по РНПТ отчётом и вовремя отправляйте уведомления о ввозе, перемещении и вводе в оборот.
Частые вопросы
Где взять РНПТ, если поставщик не указал его в УПД?
Если товар прослеживаемый, поставщик-резидент обязан указать РНПТ в УПД. Запросите у него исправленный или корректировочный документ. Принимать такой товар к прослеживаемому учёту без РНПТ нельзя — вы не сможете корректно его реализовать.
Нужно ли указывать РНПТ при розничной продаже физлицу?
В кассовом чеке РНПТ не передаётся. Но в учётных документах списание прослеживаемого товара всё равно происходит с конкретной партии — это обеспечивает корректность остатков по РНПТ в вашей базе.
Что делать, если документ не проводится из-за нехватки остатка по РНПТ?
Откройте отчёт «Остатки прослеживаемых товаров» и посмотрите, по каким РНПТ товар реально числится. Скорее всего, при поступлении партия была указана с ошибкой или товар списывался с неверного РНПТ. Исправьте первичные документы, затем проведите реализацию с фактическим номером партии.
Обязательно ли формировать уведомление при перемещении товара между складами?
Уведомление требуется при перемещении между обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс. Перемещение внутри одного подразделения (между складами одной организации) уведомления не требует — достаточно внутреннего документа перемещения с указанием РНПТ.
Как учесть остатки товара, который стал прослеживаемым уже после закупки?
Сформируйте уведомление об остатках прослеживаемых товаров и отправьте его в ФНС. После приёма уведомления программа зарегистрирует РНПТ для этих остатков, и дальнейшие операции с товаром оформляются в штатном порядке.
Можно ли вести прослеживаемость в 1С:Бухгалтерии без обмена с ФНС из программы?
Да, документы с РНПТ можно вести и без настроенной отправки, но уведомления о ввозе, перемещении и вводе в оборот придётся подавать через личный кабинет ФНС или оператора ЭДО. Встроенная отправка из 1С снижает риск ошибок и экономит время.