Как провести оплату самозанятому в 1С

Расчёты с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход) в 1С отличаются от обычных выплат физлицам: нет НДФЛ и страховых взносов, но есть обязательный чек из приложения «Мой налог», который нужно получить и хранить. Ошибка в оформлении грозит доначислением взносов и штрафами, поэтому важно правильно отразить и само поступление услуги, и выплату, и подтверждающий документ.

Порядок действий зависит от конфигурации. Ниже разобраны типовые сценарии для 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 — самой распространённой программы, где чаще всего ведут учёт расчётов с самозанятыми. Логика в «1С:ЗУП» и «1С:Комплексной автоматизации» похожа, отличаются только названия документов.

Проверка статуса самозанятого до оплаты

Прежде чем проводить выплату, убедитесь, что исполнитель действительно имеет статус плательщика НПД. Проверка делается через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» по ИНН исполнителя и дате получения дохода. Результат проверки рекомендуется сохранить (скриншот или PDF) — это ваше доказательство добросовестности на случай претензий.

Отдельно проверьте, что исполнитель не является вашим штатным сотрудником и не уволен из вашей организации менее двух лет назад: выплаты таким лицам не признаются объектом НПД, и налоговая переквалифицирует отношения в трудовые с доначислением НДФЛ и взносов.

Заведение контрагента-самозанятого в 1С

Самозанятый заводится в справочнике «Контрагенты» как обычный контрагент с видом «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель» — в зависимости от того, как он указан в чеке. На практике чаще создают контрагента с указанием ФИО и ИНН физического лица. Специального признака «самозанятый» в типовой карточке контрагента нет, поэтому удобно добавить пометку в наименовании, например: «Иванов И.И. (самозанятый)».

Заполните ИНН — он понадобится для сверки с чеком и для отчётности. Банковские реквизиты укажите в карточке или в договоре, чтобы при оплате они подставлялись автоматически.

Отражение поступления услуг от самозанятого

Основание для оплаты — акт оказанных услуг или иной документ, подтверждающий выполнение работ. В 1С:Бухгалтерии 3.0 перейдите в раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» и создайте документ с видом операции «Услуги (акт)».

В документе укажите контрагента, договор (обычно «С контрагентом» с видом «С поставщиком»), номенклатуру с типом «Услуга» и счёт учёта затрат — например, 26, 44 или 20 в зависимости от характера услуги. Ставку НДС установите «Без НДС»: самозанятые НДС не начисляют.

1. 1
   Создайте документ «Поступление (акты, накладные)» с видом «Услуги (акт)»
2. 2
   Выберите контрагента-самозанятого и договор
3. 3
   Добавьте услугу, сумму и счёт затрат
4. 4
   Установите ставку НДС «Без НДС»
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки: Дт 20/26/44 — Кт 60.01

Проведение оплаты самозанятому

Оплата отражается документом «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Если вы загружаете выписки из клиент-банка, документ создастся автоматически — нужно только проверить заполнение. Вид операции — «Оплата поставщику», контрагент — самозанятый, счёт расчётов — 60.01.

Если оплата идёт на карту физлица по реквизитам карты, а не на счёт, проверьте, что в платёжном поручении корректно указаны получатель и назначение платежа. В назначении платежа рекомендуется ссылаться на договор и акт, а также указывать «НДС не облагается».

Оплата через кассу наличными

Наличный расчёт оформляется документом «Выдача денежных документов» — точнее, «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата поставщику». Проводка: Дт 60.01 — Кт 50.01. Помните про лимит наличных расчётов между организацией и физлицом по одному договору — он составляет 100 000 рублей.

Учёт чека из приложения «Мой налог»

Чек, сформированный самозанятым, — обязательный документ, подтверждающий расход. Самозанятый присылает его в электронном виде (PDF, ссылка или данные чека). В 1С чек можно прикрепить к документу поступления через механизм присоединённых файлов (скрепка в форме документа).

Проверьте реквизиты чека: ИНН самозанятого, наименование вашей организации и её ИНН, сумма, дата, предмет расчёта. Если чек сформирован на физлицо вместо организации или с ошибкой в ИНН, попросите самозанятого аннулировать чек и выставить корректный.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа поступления

Норма

Дт затратного счёта — Кт 60.01, НДС отсутствует

Тревожный признак

Есть проводки по НДФЛ, взносам или НДС 68/19 счетов

Чек из «Мой налог»

Норма

Указаны ИНН вашей организации, сумма совпадает с актом

Тревожный признак

Чек на физлицо, другая сумма или неверный ИНН покупателя

Оборотно-сальдовая ведомость по 60.01

Норма

После оплаты сальдо по контрагенту закрыто

Тревожный признак

Висит аванс или задолженность при полной оплате

Налоговый учёт и отчётность

Выплаты самозанятым не попадают в 6-НДФЛ и РСВ, поскольку не являются объектом обложения НДФЛ и взносами. В расходах по налогу на прибыль или УСН они принимаются при наличии акта и чека. В книге учёта доходов и расходов при УСН расход отражается на дату оплаты при выполнении условий признания.

Если программа по ошибке включила сумму в регистры по НДФЛ (например, выплата прошла через документ «Ведомость»), исправьте вид документа и перепроведите отчётный период, затем сформируйте уточнённые расчёты.

Частые вопросы

Можно ли оплатить самозанятому на карту, а не на расчётный счёт?

Да, перевод на карту физлица допустим, если платёж идёт от организации по договору. В платёжном поручении укажите получателя по ФИО и ИНН, реквизиты карты и назначение со ссылкой на договор. В 1С это оформляется тем же документом «Списание с расчётного счёта».

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Без чека расход формально не подтверждён: запросите чек повторно до закрытия периода. Если исполнитель отказывается, это повод пересмотреть сотрудничество — при проверке расход могут снять, а выплату попытаются обложить взносами.

Нужно ли удерживать НДФЛ с оплаты самозанятому?

Нет. Самозанятый сам уплачивает налог на профессиональный доход. Организация не является налоговым агентом, если выплата проведена именно как НПД и подтверждена чеком.

Как отразить аванс самозанятому?

Аванс проводится «Списанием с расчётного счёта» с зачётом на счёт 60.02. После получения акта и чека документ поступления автоматически зачтёт аванс. Чек самозанятый обязан сформировать при получении аванса, а не только после акта.

Можно ли работать с самозанятым без договора?

Формально акт и чек могут подтвердить сделку, но без письменного договора возрастает риск переквалификации отношений в трудовые и споров по объёму услуг. Рекомендуется заключать простой письменный договор оказания услуг.