Учет и Финансы · 9 мин
Обучение сотрудника: как отразить в 1С
Как отразить обучение сотрудника в 1С: Бухгалтерия и ЗУП. Проводки, документы, НДФЛ, страховые взносы и типичные ошибки при учёте расходов на обучение.
Расходы на обучение персонала компания несёт регулярно: курсы повышения квалификации, профессиональная переподготовка, семинары, корпоративные тренинги. В 1С такие затраты отражаются по-разному в зависимости от того, кто платит за обучение, по какому договору оно проходит и какая программа используется — 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП или обе связкой. Ошибка в оформлении приводит к неверному расчёту налога на прибыль, НДФЛ и страховых взносов.
Ключевой вопрос перед отражением операции — налоговый статус обучения. Если сотрудник учится по инициативе работодателя в российской образовательной организации с лицензией, стоимость обучения не облагается НДФЛ и взносами (п. 21 ст. 217 НК РФ). Если обучение проходит за рубежом, у провайдера без лицензии или не связано с производственной необходимостью — возникает налогооблагаемый доход сотрудника.
Ниже разобраны основные сценарии: оплата обучения по договору с учебным заведением, компенсация расходов самому сотруднику, удержание стоимости обучения при увольнении и отражение затрат в налоговом учёте. Инструкции приведены для типовых конфигураций 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:ЗУП 8.3; в других конфигурациях логика аналогична, отличаются названия документов.
Определите налоговый статус обучения до ввода документов
Прежде чем заводить документы, проверьте три условия. Первое — у образовательной организации есть лицензия на образовательную деятельность (для российских) или соответствующий статус (для иностранных). Второе — обучение проводится в интересах работодателя, что подтверждается приказом руководителя и, при необходимости, ученическим договором. Третье — программа обучения связана с профессиональной деятельностью сотрудника.
Если все условия выполнены, стоимость обучения не является доходом сотрудника и не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Если нарушено хотя бы одно — сумма становится доходом в натуральной форме, и его нужно отразить в зарплатной программе. Это развилка, от которой зависит вся дальнейшая схема проводок.
Как выбрать схему отражения
Отразите оплату обучения по договору с учебным заведением
Самый частый сценарий: компания заключает договор с учебным центром и оплачивает счёт напрямую. В 1С:Бухгалтерии создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги». Укажите контрагента — учебное заведение, договор и счёт учёта затрат.
Выбор счёта затрат зависит от характера обучения. Если обучаются сотрудники администрации — подходит счёт 26 «Общехозяйственные расходы». Для торгового персонала — 44 «Расходы на продажу». Для производственных рабочих — 25 или 20. Статью затрат создайте или выберите с видом «Прочие расходы» либо заведите отдельную статью «Расходы на обучение персонала» — это упростит аналитику и проверки.
Оплату поставщику оформите стандартным документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Если счёт выставлен с НДС — проверьте правильность отражения входного налога: образовательные услуги по лицензированным программам обычно освобождены от НДС (пп. 14 п. 2 ст. 149 НК РФ), поэтому в счёте-фактуре налога чаще всего нет.
Отразите расходы в налоговом учёте
В налоговом учёте расходы на обучение признаются при соблюдении условий ст. 264 НК РФ: обучение по инициативе работодателя, у российской образовательной организации с лицензией или иностранной организации с соответствующим статусом, по основным или дополнительным профессиональным программам. В документе поступления проверьте, что в колонке «НУ» статья затрат заполнена корректно — тогда сумма автоматически попадёт в расходы при закрытии месяца.
Если обучение не соответствует условиям (например, личностный тренинг без связи с должностными обязанностями), в налоговом учёте расход признавать нельзя. В этом случае для статьи затрат установите вид расхода, не принимаемый для налога на прибыль. В 1С при закрытии месяца сформируется постоянная разница и постоянное налоговое обязательство, если организация применяет ПБУ 18/02.
Как проверить результат
Дт 26/44/20 — Кт 60.01, статья затрат заполнена, сумма НУ совпадает с БУ
Счёт затрат пустой или статья без вида расхода — расход не попадёт в декларацию
Сальдо на конец месяца нулевое, затраты списаны на 90-е счета
Остаток «завис» на счёте — проверьте настройки закрытия и аналитику
По обучению с лицензией записей о доходе нет
Доход начислен ошибочно или, наоборот, не начислен при необлагаемом статусе
Компенсация обучения, оплаченного самим сотрудником
Если сотрудник сам оплатил курс, а компания возмещает затраты, есть два рабочих варианта. Первый — через подотчёт: сотрудник пишет заявление, прикладывает чек и договор, бухгалтер создаёт «Авансовый отчёт» в разделе «Покупки» с отнесением суммы на счёт затрат. Выплата оформляется через «Выдачу наличных» или «Списание с расчётного счёта» с видом «Перечисление подотчётному лицу».
Второй вариант — выплата вместе с зарплатой через 1С:ЗУП. Для этого создают разовое начисление с назначением «Прочие начисления и выплаты», которое не облагается НДФЛ и взносами при соблюдении условий по лицензии. Начисление включают в ведомость на выплату. Этот способ удобнее, когда компенсации носят массовый характер.
Начислите НДФЛ и взносы, если обучение облагается
Когда условия освобождения не выполняются, стоимость обучения становится доходом сотрудника в натуральной форме. В 1С:ЗУП создайте вид начисления с кодом дохода по НДФЛ 2510 (доходы в натуральной форме) и обложением взносами. Начисление регистрируют документом «Разовое начисление» или «Доход в натуральной форме» — в зависимости от релиза конфигурации.
Датой фактического получения такого дохода считается день перечисления оплаты учебному заведению или день начала обучения — в зависимости от ситуации. НДФЛ удерживается из ближайшей денежной выплаты сотруднику. Проверьте, что удержанный налог попал в ведомость и в отчёт 6-НДФЛ.
- 1Убедитесь, что освобождение по п. 21 ст. 217 НК РФ неприменимо
- 2Создайте в 1С:ЗУП начисление с кодом дохода 2510
- 3Зарегистрируйте доход документом на фактическую стоимость обучения
- 4Удержите НДФЛ при ближайшей выплате зарплаты
- 5Проверьте попадание суммы в 6-НДФЛ и расчёт по взносам
Удержите стоимость обучения при увольнении сотрудника
Если ученический договор или соглашение обязывает сотрудника отработать определённый срок после обучения, а он увольняется раньше, компания вправе потребовать возмещения затрат пропорционально неотработанному времени. В 1С:ЗУП для этого создают вид удержания и регистрируют его документом «Постоянное удержание» или разовым удержанием при окончательном расчёте.
Учтите ограничение: общий размер удержаний из зарплаты ограничен ст. 138 ТК РФ (как правило, не более 20%, в отдельных случаях — 50%). Если сумма долга больше, остаток взыскивается по соглашению с сотрудником или через суд — в программе это отражается отдельно от зарплатного расчёта. В бухгалтерском учёте возмещение отражается как прочий доход или уменьшение ранее признанных расходов.
Частые вопросы
На какой счёт отнести обучение, если сотрудники из разных подразделений?
Заведите отдельные строки в документе поступления для каждого подразделения и счёта затрат либо используйте счёт 26 с последующим распределением, если это предусмотрено учётной политикой. Главное — чтобы аналитика позволяла обосновать связь обучения с деятельностью конкретных сотрудников.
Нужно ли начислять НДФЛ на обучение за границей?
Если иностранная организация имеет статус, подтверждающий право вести образовательную деятельность, и обучение по инициативе работодателя, освобождение по п. 21 ст. 217 НК РФ применяется. При отсутствии статуса или документов стоимость обучения включается в доход сотрудника.
Как отразить корпоративный тренинг для всей команды?
Если тренинг не является образовательной программой и провайдер не имеет лицензии, безопаснее начислить доход сотрудникам пропорционально или обосновать производственный характер мероприятия приказом. Практика по таким затратам неоднозначна, решение зависит от содержания программы и документального оформления.
Можно ли списать расходы на обучение уволившегося сотрудника, который не вернул деньги?
Расходы на обучение, признанные ранее обоснованно, пересчитывать не нужно. Невозвращённая задолженность списывается как безнадёжная только после истечения срока исковой давности или при невозможности взыскания, с отражением в прочих расходах.
Где в 1С посмотреть, облагавался ли доход сотрудника по обучению?
В 1С:ЗУП откройте карточку сотрудника и сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ» или «Регистр налогового учёта по НДФЛ» за период обучения. Доход с кодом 2510 и датой оплаты обучения должен отображаться там, если начисление проводилось.
Что важно запомнить
Схема отражения обучения в 1С определяется налоговым статусом: лицензия провайдера и инициатива работодателя освобождают от НДФЛ и взносов. Затраты проводят через документ поступления с корректной статьёй затрат, облагаемый доход — через 1С:ЗУП с кодом 2510, а удержание при увольнении — с соблюдением лимитов ТК РФ.